Slack DM-Konversationen: Wann darf der Administrator sie einsehen?

Ist der Zugriff auf private Nachrichten (DM) in Slack möglich? Was Administratoren wissen müssen

Anfang 2024, genauer gesagt im Mai, gab es eine Kontroverse um Kang Hyung-wook, den CEO von Bodum Company, der angeblich ohne Erlaubnis die Chatverläufe seiner Mitarbeiter eingesehen hatte. Damals wurde der Messenger-Dienst Naverworks verwendet. Dieser Vorfall führte dazu, dass viele Menschen neugierig wurden, ob es möglich ist, Chatverläufe in Kollaborationstools einzusehen.

Wenn wir also Slack verwenden, müssen wir uns fragen, ob der Administrator oder Inhaber die Inhalte von 1:1-Chats einsehen kann. Im Folgenden haben wir die Möglichkeiten und Bedingungen zusammengefasst.

Ist der Zugriff auf DM-Chats in Slack möglich?

In Slack können Administratoren oder Inhaber nicht direkt auf die 1:1-Chats (DM) der Mitarbeiter zugreifen. Dies ist aufgrund des strengen Datenschutzes nach dem Datenschutzgesetz und anderen relevanten Gesetzen stark eingeschränkt. Das bedeutet, dass der Inhalt der Chats ohne besondere Umstände nicht einfach eingesehen werden darf.

Was sind also die ‚besonderen Umstände‘, unter denen ein Zugriff erlaubt ist? Im Folgenden haben wir diese Fälle aufgelistet.

Situationen, in denen ein Zugriff zulässig sein kann

Wenn der Schutz des Firmenvermögens erforderlich ist

• Verdacht auf Weitergabe vertraulicher Informationen: Wenn ein Mitarbeiter versucht, vertrauliche Informationen des Unternehmens nach außen zu geben oder dies bereits getan hat.
• Schutz von Geschäftsgeheimnissen: Wenn es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder geistigem Eigentum des Unternehmens erforderlich ist.

Bei rechtlichen Problemen oder Klagen

• Rechtsstreitigkeiten: Wenn es zu Rechtsstreitigkeiten zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen kommt oder ein Rechtsverfahren im Zusammenhang mit dem Verhalten des Mitarbeiters anhängig ist.
• Rechtliche Anforderung: Wenn Ermittlungsbehörden oder Gerichte im Rahmen eines rechtlichen Verfahrens die Herausgabe von Chatprotokollen vom Unternehmen verlangen.

Bei internen Audits oder Untersuchungen

• Interne Untersuchungen: Wenn im Unternehmen ein Fehlverhalten, finanzielle Verluste usw. festgestellt wurden und eine Untersuchung erforderlich ist.
• Verstoß gegen die Ethik: Wenn der Verdacht besteht, dass ein Mitarbeiter gegen die ethischen Richtlinien oder Verhaltensregeln des Unternehmens verstoßen hat.

Bei betrieblicher Notwendigkeit

• Übergabe von Aufgaben: Wenn ein Mitarbeiter plötzlich ausscheidet oder länger abwesend ist und eine Übergabe von Aufgaben erforderlich ist.
• Klärung der Verantwortlichkeiten: Wenn es in einem bestimmten Projekt oder bei einer Aufgabe erforderlich ist, die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters klarzustellen.

Bei Sicherheitsvorfällen

• Sicherheitsverletzung: Wenn ein Mitarbeiter gegen die IT-Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens verstößt, z. B. durch unberechtigten Zugriff auf das System oder wenn eine Gefahr für die Sicherheit besteht.
• Verbreitung von Malware: Wenn der Verdacht besteht, dass über den Messenger Malware oder Viren verbreitet wurden.

Sonstige Gründe

• Verleumdung und sexuelle Belästigung: Wenn ein Mitarbeiter über den Messenger andere Mitarbeiter oder Dritte diffamiert oder sexuelle Belästigung oder Gewaltandrohungen verwendet.

Wie kann der Zugriff erfolgen?

Auch wenn die oben genannten Bedingungen erfüllt sind, können Administratoren oder Inhaber nicht einfach auf die Chatinhalte zugreifen. Es ist entweder ein Gerichtsbeschluss oder die eindeutige Zustimmung des Mitarbeiters erforderlich. So hat beispielsweise Google im Fall von E-Mails auf Anfrage des US-Justizministeriums aufgrund rechtlicher Gründe oder aufgrund von Datenlecks Chatverläufe herausgegeben. In vergleichbaren Fällen ist auch bei Slack ein Zugriff auf die Chatverläufe möglich.

Die Rolle des Administrators in Slack

Slack wird häufig zur Optimierung der Zusammenarbeit eingesetzt, legt aber gleichzeitig großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre. Administratoren sollten diese Richtlinien gut kennen und die Unternehmensrichtlinien einhalten, damit die Mitarbeiter unbesorgt ihrer Arbeit nachgehen können.

Bei der Nutzung von Slack ist es wichtig, diese Zugriffsbedingungen zu kennen, um unnötige Missverständnisse und Probleme zu vermeiden.