Was ist eine RFP (Ausschreibung)?

RFP (Request for Proposal) steht für eine Anfrage zur Angebotsabgabe für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Dienstleistung. Dabei handelt es sich um ein Dokument, mit dem eine Organisation externe Lieferanten oder Dienstleister auffordert, das Projekt zu erläutern und ein detailliertes Angebot einzureichen. RFPs werden hauptsächlich von Unternehmen, Behörden, gemeinnützigen Organisationen usw. verwendet und dienen dazu, die Ziele, Anforderungen und Bewertungskriterien des Projekts klar zu definieren, um den optimalen Lieferanten auszuwählen. Es ist üblich, dass die Anfrage zur Angebotsabgabe zusammen mit den Unterlagen versandt wird, damit diese bei der Angebotsabgabe berücksichtigt werden können.

Ein Unternehmen, das ein RFP erhält, kann entscheiden, ob es ein Angebot abgibt oder nicht. Wenn es sich für die Abgabe eines Angebots entscheidet, reicht es zusammen mit dem entsprechenden Angebot auch ein Kostenvoranschlag ein. Üblicherweise wird eine Frist von 1 bis 2 Wochen eingeräumt.

Beispiel für ein Arbeitsgespräch

• Kunde: Wir werden das RFP bis nächste Woche erstellen und Ihnen zukommen lassen.
• Entwickler: Wann müssten wir Ihnen dann nach Erhalt des RFP das Angebot und den Kostenvoranschlag zukommen lassen?
• Kunde: 2 Wochen nach Erhalt des RFP reichen Sie bitte die Unterlagen und den Kostenvoranschlag ein.
• Entwickler: Ja, klar.

In dieser Angebotsanfrage sind die Funktionen des Projekts, das der Kunde erstellen möchte, detailliert aufgeführt. Man sollte jedoch nicht glauben, dass alle Funktionen zu 100 % enthalten sind. Auf den ersten Blick selbstverständliche Dinge wie der Umgang mit personenbezogenen Daten oder einfache Funktionen können im RFP fehlen. Daher sollten Sie auch nach Erhalt des RFPs die fehlenden Teile sorgfältig prüfen und sich erkundigen, ob diese nicht gewünscht sind.

**Auch wenn die Anfrage zur Angebotsabgabe mit der Aufforderung versehen ist, bei Fragen nachzufragen, sollten Sie sich nicht scheuen, dies zu tun!**

Anschließend können Sie auf der Grundlage des RFPs einen Kostenvoranschlag erstellen und versenden. Wenn Sie dem Kunden Funktionen oder Vorschläge unterbreiten, die er nicht erwartet hat, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Ausschreibung gewinnen. Allerdings sollten Sie bei der Abgabe des Angebots nicht zu hohe Preise ansetzen, da der Preis auch Teil der Bewertungskriterien ist.

Hauptbestandteile des RFP

**1. Projektübersicht:**

Der Zweck und die Ziele des Projekts werden kurz erläutert. Auf diese Weise können die Bieter den Hintergrund und die Notwendigkeit des Projekts verstehen.

**2. Detaillierte Anforderungen:**

Die konkreten Anforderungen des Projekts und die erwarteten Ergebnisse werden aufgeführt. Dies können technische Spezifikationen, funktionale Anforderungen und Leistungsmerkmale sein.

**3. Richtlinien für die Einreichung von Angeboten:**

Es werden Anweisungen zur Erstellung und Einreichung des Angebots gegeben. Form, Umfang, Abgabetermin und erforderliche Unterlagen werden klar erläutert.

**4. Bewertungskriterien:**

Die Kriterien, die für die Bewertung des Angebots verwendet werden, werden erläutert. Dies können Preis, Qualität, Erfahrung, technische Fähigkeiten und die Einhaltung von Zeitvorgaben sein.

**5. Projektzeitplan:**

Die wichtigsten Termine und Meilensteine des Projekts werden angegeben. Dies umfasst den Starttermin, den Fertigstellungstermin und Zwischenprüfungen, damit der Bieter seine Planung entsprechend erstellen kann.

**6. Budget:**

Das für das Projekt vorgesehene Budget wird angegeben. Dies hilft den Bietern, realistische Kosten zu kalkulieren und ihr Angebot zu erstellen.

Bedeutung der RFP-Erstellung

**1. Klare Kommunikation:**

Das RFP ist ein Instrument, mit dem der Auftraggeber seine Erwartungen und Anforderungen an das Projekt klar kommunizieren kann. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und den Lieferanten zu ermöglichen, ein präzises Angebot zu erstellen.

**2. Faire Konkurrenz:**

Das RFP bietet die Möglichkeit, von verschiedenen Lieferanten faire Angebote einzuholen. Dies ist von Vorteil für den Auftraggeber, da er so verschiedene Optionen prüfen und den optimalen Lieferanten auswählen kann.

**3. Risikomanagement:**

Durch die klare Definition der Projektanforderungen und Bewertungskriterien kann der Auftraggeber potenzielle Risiken im Vorfeld managen. Dies erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts.

RFP-Prozess

**1. Vorbereitung des RFP:**

• Die Projektanforderungen werden definiert und das RFP-Dokument erstellt. Nach der internen Überprüfung und Genehmigung wird das endgültige RFP festgelegt.

**2. Verteilung des RFP:**

• Das RFP wird an potenzielle Lieferanten verteilt. Dies erfolgt in der Regel per E-Mail, durch Veröffentlichung auf der Website oder durch öffentliche Ausschreibungen.

**3. Einreichung der Angebote:**

• Die Angebote werden von den Lieferanten entgegengenommen. Die Angebote müssen in Form und Inhalt den Einreichungsrichtlinien entsprechen.

**4. Bewertung der Angebote:**

• Die eingegangenen Angebote werden anhand der Bewertungskriterien geprüft. Preis, technische Fähigkeiten, Erfahrung und die Einhaltung von Zeitvorgaben werden umfassend geprüft.

**5. Verhandlung und Vertragsabschluss:**

• Mit dem endgültigen Kandidaten werden Verhandlungen geführt und die Vertragsbedingungen festgelegt. Nach Abschluss der Verhandlungen wird der Vertrag unterzeichnet und das Projekt gestartet.

Beispiel für ein RFP

**Projektübersicht**

• Projektname: Erstellung einer neuen Website
• Ziel: Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Steigerung des Online-Verkaufs

**Detaillierte Anforderungen**

• Funktionen: Benutzeranmeldung, Produktsuche, Online-Zahlung, Administratoren-Dashboard
• Design: Mobile Optimierung, Einbeziehung der Markenidentität

**Richtlinien für die Einreichung von Angeboten**

• Einreichungsformat: PDF-Datei
• Abgabetermin: 30. Juni 2024

**Bewertungskriterien**

• Technische Fähigkeiten: 40%
• Preis: 30%
• Erfahrung: 20%
• Einhaltung von Zeitvorgaben: 10%

**Projektzeitplan**

• Verteilung des RFP: 1. Mai 2024
• Abgabetermin für die Angebote: 30. Juni 2024
• Bekanntgabe der endgültigen Auswahl: 15. Juli 2024

**Budget**

• Budgetrahmen: 5.000.000 bis 7.000.000 EUR

Fazit

Das RFP ist ein wichtiges Dokument für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Es ermöglicht es dem Auftraggeber, klare Anforderungen zu kommunizieren und den optimalen Lieferanten auszuwählen. Für eine erfolgreiche RFP-Erstellung sind eine klare Zielsetzung, die Definition konkreter Anforderungen und die Festlegung fairer Bewertungskriterien erforderlich. Durch den RFP-Prozess können Projekt Risiken gemanagt und optimale Ergebnisse erzielt werden.

❗**Weitere hilfreiche Informationen**

Vor der Anfrage eines RFP findet zwar in der Regel ein Meeting statt, um die relevanten Punkte zu besprechen. Allerdings entspricht das RFP nicht immer dem Inhalt des Meetings. Es kann beispielsweise vorkommen, dass in einem Meeting vereinbart wurde, dass die Umsetzung auf einem Cloud-Server erfolgt, und dann plötzlich verlangt wird, dass die Lösung auf einem Firmenspeicher installiert werden muss. Daher ist es nicht unbedingt ratsam, auf der Grundlage der bisherigen Diskussionen ein Angebot abzugeben. Stattdessen sollten Sie das RFP sorgfältig lesen, Unklarheiten klären und erst nach der endgültigen Entscheidung über die Angebotsabgabe ein Angebot erstellen.