RFP (Request for Proposal) ist ein Dokument, das eine Anfrage für ein Angebot für ein bestimmtes Projekt oder eine Dienstleistung darstellt. Es ist ein Dokument, mit dem eine Organisation externe Lieferanten oder Dienstleister auffordert, ein Projekt zu beschreiben und ein konkretes Angebot dafür einzureichen. RFPs werden in der Regel von Unternehmen, staatlichen Stellen, Non-Profit-Organisationen usw. verwendet und dienen dazu, die Ziele, Anforderungen und Bewertungskriterien eines Projekts klar zu definieren, um den optimalen Lieferanten auszuwählen. Es ist üblich, dass ein Unternehmen aufgefordert wird, ein Angebot abzugeben, wobei es gebeten wird, die Unterlagen zu Rate zu ziehen.

Unternehmen, die ein RFP erhalten, können entscheiden, ob sie ein Angebot abgeben wollen oder nicht. Wenn sie ein Angebot abgeben, müssen sie zusammen mit dem entsprechenden Angebot einen Kostenvoranschlag einreichen. In der Regel werden dafür 1-2 Wochen eingeräumt.

Beispiel für eine berufliche Konversation

• Kunden: Wir werden Ihnen nächste Woche ein RFP zusenden.
• Entwicklungsgesellschaft: Wann müssen wir Ihnen nach Erhalt des RFP unser Angebot und den Kostenvoranschlag zusenden?
• Kunden: Sie können uns Ihre Unterlagen und den Kostenvoranschlag 2 Wochen nach Erhalt des RFP zusenden.
• Entwicklungsgesellschaft: Ja, klar.

Dieses Anforderungsprofil enthält eine detaillierte Beschreibung der Funktionen des Projekts, das der Kunde erstellen möchte. Es ist zwar detailliert, aber man sollte nicht glauben, dass alle Funktionen zu 100 % enthalten sind. Es kann sein, dass scheinbar selbstverständliche Dinge wie der Datenschutz oder einfache Funktionen im RFP fehlen, daher sollten Sie auch nach Erhalt des RFP die fehlenden Punkte sorgfältig prüfen und sich erkundigen, ob diese Punkte nicht gewünscht sind.

Wenn Sie das RFP senden, sollten Sie nicht zögern, Ihre Fragen zu stellen!

Anschließend erstellen Sie auf der Grundlage des RFP ein Angebot, das Sie dann versenden. Wenn Sie jedoch Funktionen oder Vorschläge einbringen, die sich der Kunde nicht vorgestellt hat, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass Sie bei einer Ausschreibung erfolgreich sind. Allerdings ist der Preis auch ein Bewertungskriterium, daher ist es nicht empfehlenswert, ein Angebot zu machen, das zu teuer ist.

Hauptbestandteile eines RFP

1. Projektüberblick:

Der Zweck und die Ziele des Projekts werden kurz beschrieben. Dies ermöglicht es den Bietern, den Hintergrund und die Notwendigkeit des Projekts zu verstehen.

2. Detaillierte Anforderungen:

Die spezifischen Anforderungen des Projekts und die erwarteten Ergebnisse werden beschrieben. Dazu können technische Spezifikationen, funktionale Anforderungen, Leistungskriterien usw. gehören.

3. Anweisungen für die Angebotsabgabe:

Es werden Richtlinien zur Erstellung und Einreichung von Angeboten gegeben. Form, Umfang, Abgabetermin, notwendige Dokumente usw. werden klar erläutert.

4. Bewertungskriterien:

Die Kriterien, die zur Bewertung der Angebote verwendet werden, werden beschrieben. Dazu können Preis, Qualität, Erfahrung, technische Kompetenz, Einhaltung von Terminen usw. gehören.

5. Projektzeitplan:

Die wichtigsten Termine und Meilensteine des Projekts werden angegeben. Dies umfasst den Starttermin, den Fertigstellungstermin, die Termine für die Zwischenprüfungen, damit die Bieter ihre Planung entsprechend gestalten können.

6. Budget:

Das für das Projekt bereitgestellte Budget wird angegeben. Dies hilft den Bietern, realistische Kosten zu kalkulieren und ihre Angebote vorzubereiten.

Bedeutung der RFP-Erstellung

1. Klare Kommunikation:

Ein RFP ist ein Instrument, mit dem der Auftraggeber seine Erwartungen und Anforderungen an das Projekt klar kommunizieren kann. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und den Lieferanten zu ermöglichen, ein präzises Angebot zu erstellen.

2. Fairer Wettbewerb:

Ein RFP bietet die Möglichkeit, von verschiedenen Lieferanten Angebote einzuholen. Dies ist für den Auftraggeber von Vorteil, da er so verschiedene Optionen prüfen und den optimalen Lieferanten auswählen kann.

3. Risikomanagement:

Durch die klare Definition der Projektanforderungen und Bewertungskriterien kann der Auftraggeber potenzielle Risiken im Vorfeld managen. Dies erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts.

RFP-Prozess

1. Vorbereitung des RFP:

• Die Projektanforderungen werden definiert und das RFP-Dokument wird erstellt. Nach einer internen Überprüfung und Genehmigung wird das endgültige RFP erstellt.

2. Verteilung des RFP:

• Das RFP wird an potenzielle Lieferanten verteilt. In der Regel erfolgt dies per E-Mail, durch Veröffentlichung auf der Website oder durch öffentliche Ausschreibungen.

3. Empfang der Angebote:

• Angebote werden von den Lieferanten entgegengenommen. Die Angebote müssen den Vorgaben zur Einreichung entsprechen, sowohl in Bezug auf Form als auch Inhalt.

4. Bewertung der Angebote:

• Die eingegangenen Angebote werden nach den Bewertungskriterien bewertet. Preis, technische Kompetenz, Erfahrung, Einhaltung von Terminen usw. werden umfassend geprüft.

5. Verhandlungen und Vertragsabschluss:

• Mit den Endkandidaten werden Verhandlungen geführt und die Vertragsbedingungen festgelegt. Nach Abschluss der Verhandlungen wird der Vertrag abgeschlossen und das Projekt gestartet.

Beispiele für RFPs

Projektübersicht

• Projektname: Entwicklung einer neuen Website
• Ziel: Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Steigerung des Online-Absatzes

Detaillierte Anforderungen

• Funktionen: Benutzeranmeldung, Produktsuche, Online-Zahlung, Administratorendashboard
• Design: Mobilgeräteoptimierung, Integration der Markenidentität

Anweisungen für die Angebotsabgabe

• Einreichungsformat: PDF-Datei
• Abgabetermin: 30. Juni 2024

Bewertungskriterien

• Technische Kompetenz: 40 %
• Preis: 30 %
• Erfahrung: 20 %
• Einhaltung von Terminen: 10 %

Projektzeitplan

• RFP-Verteilung: 1. Mai 2024
• Angebotsschluss: 30. Juni 2024
• Bekanntgabe der endgültigen Auswahl: 15. Juli 2024

Budget

• Budgetbereich: 5.000.000 bis 7.000.000 €

Fazit

Ein RFP ist ein wichtiges Dokument für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Es ermöglicht dem Auftraggeber, klare Anforderungen zu kommunizieren und den optimalen Lieferanten auszuwählen. Für eine erfolgreiche RFP-Erstellung ist es wichtig, klare Ziele zu setzen, detaillierte Anforderungen zu definieren und faire Bewertungskriterien zu entwickeln. Durch den RFP-Prozess können Sie Projekt Risiken managen und das bestmögliche Ergebnis erzielen.

❗Zusätzliche Informationen

Bevor ein RFP angefordert wird, werden zwar in der Regel Gespräche geführt, um die relevanten Punkte zu besprechen, aber das RFP enthält nicht unbedingt den gleichen Inhalt wie diese Gespräche. Es kann vorkommen, dass beispielsweise vereinbart wurde, eine Cloud-Server-Lösung zu verwenden, und dann plötzlich die Meinung geändert wird und der Kunde die Implementierung auf einem eigenen Server verlangt. Daher ist es nicht unbedingt empfehlenswert, ein Angebot abzugeben, nur weil es bereits Gespräche gab. Lesen Sie das RFP sorgfältig durch, klären Sie eventuelle Unklarheiten und entscheiden Sie sich erst dann für die Abgabe eines Angebots, wenn Sie sich für die Abgabe eines Angebots entschieden haben.