¿En qué casos se puede acceder al historial de chats de DM de Slack?

¿Es posible ver los mensajes directos (DM) en Slack? Lo que los administradores deben saber

A principios de mayo de este año (2024), surgió una controversia relacionada con el representante de la compañía Bodeum, Kang Hyung-wook, quien supuestamente accedió sin autorización a las conversaciones de los empleados a través de un mensajero. Se dice que la aplicación de mensajería utilizada en ese momento era Naver Works. Este incidente despertó la curiosidad de muchas personas sobre la posibilidad de acceder al historial de conversaciones en las herramientas de colaboración.

Entonces, si usamos Slack, ¿necesitamos analizar si los administradores o propietarios pueden ver el contenido de nuestras conversaciones individuales? A continuación, resumimos las posibilidades y condiciones relacionadas con este tema.

¿Es posible ver las conversaciones de DM en Slack?

En Slack, los administradores o propietarios no pueden acceder directamente a las conversaciones individuales (DM) de los empleados. Esto se debe a que está estrictamente restringido por leyes como la Ley de Protección de Información Personal. En otras palabras, no se puede ver el contenido de las conversaciones a voluntad, a menos que se den ciertas circunstancias específicas.

¿Cuáles son esas 'circunstancias específicas' en las que se permite el acceso? A continuación, resumimos los casos en los que esto puede ocurrir.

Situaciones en las que se puede permitir el acceso

Cuando es necesario proteger los activos de la empresa

• Sospecha de filtración de información confidencial: cuando un empleado intenta filtrar información confidencial de la empresa al exterior o cuando existen indicios de que ya lo ha hecho.
• Protección de secretos comerciales: cuando es necesario proteger los secretos comerciales o los derechos de propiedad intelectual de la empresa.

Cuando se produce un problema legal o una demanda

• Litigio: cuando surge un litigio entre la empresa y un empleado, o cuando se está llevando a cabo un proceso legal relacionado con las acciones del empleado.
• Solicitud legal: cuando una agencia de investigación o un tribunal solicita a la empresa que proporcione registros de conversaciones como parte de un procedimiento legal.

Durante una auditoría o investigación interna

• Investigación interna: cuando se produce una irregularidad, una pérdida financiera u otro problema dentro de la empresa que requiere investigación.
• Violación de la ética: cuando se sospecha que un empleado ha violado las normas éticas o el código de conducta de la empresa.

Cuando sea necesario para el trabajo

• Transferencia de tareas: cuando un empleado renuncia repentinamente o se ausenta por un período prolongado y es necesario transferir sus tareas.
• Confirmación de responsabilidades: cuando es necesario aclarar las responsabilidades de un empleado en un proyecto o tarea en particular.

En caso de problemas de seguridad

• Violación de la seguridad: cuando se viola la política de seguridad informática de la empresa al acceder ilegalmente a un sistema o cuando se plantea una amenaza a la seguridad.
• Difusión de malware: cuando hay indicios de que se ha intentado difundir malware o virus a través del mensajero.

Otros motivos

• Difamación y acoso sexual: cuando se denuncia que se ha difamado a otros empleados o terceros a través del mensajero, o cuando se ha utilizado un lenguaje sexista o violento.

¿Cómo se puede acceder a las conversaciones entonces?

Incluso si se cumplen las condiciones mencionadas anteriormente, los administradores o propietarios no pueden acceder directamente al contenido de las conversaciones. Se requiere una orden judicial o el consentimiento expreso del empleado. Por ejemplo, en el caso del correo electrónico de Google, se han presentado casos en los que se ha proporcionado el contenido de las conversaciones por motivos de filtración de información confidencial, a petición del Departamento de Justicia de Estados Unidos por razones legales. Slack también puede acceder al historial de conversaciones solo en situaciones similares a estas.

El papel del administrador en Slack

Slack se utiliza ampliamente como una herramienta para maximizar la eficiencia de la colaboración, pero también otorga gran importancia a la protección de la privacidad individual. Los administradores deben comprender bien estas políticas y cumplir con las políticas de la empresa para que los empleados puedan trabajar con tranquilidad.

Es importante conocer bien estas condiciones de acceso al utilizar Slack para evitar malentendidos o problemas innecesarios.