¿Qué es una RFP (solicitud de propuesta)?

RFP (Request for Proposal) se refiere a una solicitud de propuesta para un proyecto o servicio específico. Es un documento mediante el cual una organización describe un proyecto a proveedores o prestadores de servicios externos y solicita que presenten una propuesta detallada. Los RFP son utilizados principalmente por empresas, organismos gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, etc., y ayudan a seleccionar al proveedor óptimo definiendo claramente los objetivos, requisitos y criterios de evaluación del proyecto. Es habitual que, al enviar la solicitud de propuesta, se pida a los interesados que consideren la licitación a partir de los documentos adjuntos.

La empresa que recibe el RFP puede decidir si participar o no en la licitación. En caso de participar, deberá presentar una propuesta junto con un presupuesto. Por lo general, se suele dar un plazo amplio de 1 a 2 semanas.

Ejemplo de conversación laboral

• Cliente: Le enviaremos el RFP la próxima semana.
• Desarrollador: Entonces, ¿hasta cuándo podríamos enviarles la propuesta y el presupuesto una vez que recibamos el RFP?
• Cliente: Una vez que les enviemos el RFP, tienen 2 semanas para presentar la documentación y el presupuesto para la licitación.
• Desarrollador: Sí, entendido.

En esta solicitud de propuesta se detallan las funcionalidades que el cliente desea implementar en el proyecto. Sin embargo, no se debe asumir que este documento incluye el 100% de las funcionalidades. Puede que se omitan aspectos que parecen obvios, como el manejo de datos personales o funciones simples. Por lo tanto, incluso tras recibir el RFP, es necesario revisarlo cuidadosamente para identificar posibles omisiones y contactar al cliente para confirmar si se trata de funcionalidades no deseadas.

¡No dudes en preguntar cualquier duda que tengas, ya que en el momento de enviar el RFP suelen invitar a hacerlo!

Luego, se debe elaborar un presupuesto en base al RFP. Si se incluyen funcionalidades o propuestas que el cliente no había considerado, se aumenta la probabilidad de éxito en la licitación. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el precio también es un factor de evaluación, por lo que no es recomendable presentar propuestas que eleven demasiado el coste.

Componentes principales del RFP

1. Resumen del proyecto:

Se proporciona una breve descripción del objetivo y los propósitos del proyecto. Esto permite que los proponentes comprendan el contexto y la necesidad del proyecto.

2. Requisitos detallados:

Se especifican los requisitos concretos del proyecto y los resultados esperados. Puede incluir especificaciones técnicas, requisitos funcionales, estándares de rendimiento, etc.

3. Instrucciones para la presentación de la propuesta:

Se proporcionan instrucciones sobre la elaboración y presentación de la propuesta. Se explican claramente el formato, el volumen, el plazo de entrega y los documentos necesarios.

4. Criterios de evaluación:

Se describen los criterios que se utilizarán para evaluar las propuestas. Pueden incluir precio, calidad, experiencia, capacidad tecnológica, cumplimiento de plazos, etc.

5. Cronograma del proyecto:

Se presenta el cronograma principal del proyecto y sus hitos. Se incluyen la fecha de inicio, la fecha de finalización y las fechas de revisión intermedia para que los proponentes puedan planificar en consecuencia.

6. Presupuesto:

Se indica el presupuesto asignado al proyecto. Esto ayuda a los proponentes a calcular los costes de forma realista y a preparar sus propuestas.

Importancia de la elaboración del RFP

1. Comunicación clara:

El RFP es una herramienta que permite al solicitante comunicar claramente sus expectativas y requisitos para el proyecto. Esto reduce las posibilidades de malentendidos y ayuda a que los proveedores realicen propuestas precisas.

2. Competencia justa:

El RFP ofrece la oportunidad de recibir propuestas de forma justa por parte de varios proveedores. Esto beneficia al solicitante, ya que puede analizar diversas opciones y seleccionar al proveedor óptimo.

3. Gestión de riesgos:

Al definir claramente los requisitos y los criterios de evaluación del proyecto, el solicitante puede gestionar los riesgos potenciales de forma preventiva. Esto aumenta la probabilidad de éxito del proyecto.

Proceso del RFP

1. Preparación del RFP:

• Se definen los requisitos del proyecto y se elabora el documento RFP. Se realiza una revisión interna y se obtiene la aprobación para finalmente confirmar el RFP.

2. Distribución del RFP:

• Se distribuye el RFP a los posibles proveedores. Por lo general, se distribuye a través de correo electrónico, publicación en sitios web y anuncios de licitación pública.

3. Recepción de propuestas:

• Se reciben las propuestas de los proveedores. Las propuestas deben elaborarse de acuerdo con las instrucciones de presentación, tanto en forma como en contenido.

4. Evaluación de propuestas:

• Se evalúan las propuestas recibidas según los criterios de evaluación. Se evalúan de forma integral aspectos como el precio, la capacidad tecnológica, la experiencia y el cumplimiento de los plazos.

5. Negociación y firma del contrato:

• Se negocia con los candidatos finales y se establecen las condiciones del contrato. Una vez finalizada la negociación, se firma el contrato y se inicia el proyecto.

Ejemplo de RFP

Resumen del proyecto

• Nombre del proyecto: Creación de un nuevo sitio web
• Objetivo: Mejorar la experiencia del usuario e incrementar las ventas online

Requisitos detallados

• Funcionalidades: Inicio de sesión de usuario, búsqueda de productos, pago online, panel de control del administrador
• Diseño: Optimizado para dispositivos móviles, reflejo de la identidad de la marca

Instrucciones para la presentación de la propuesta

• Formato de presentación: Archivo PDF
• Fecha límite de presentación: 30 de junio de 2024

Criterios de evaluación

• Capacidad tecnológica: 40%
• Precio: 30%
• Experiencia: 20%
• Cumplimiento de plazos: 10%

Cronograma del proyecto

• Distribución del RFP: 1 de mayo de 2024
• Fecha límite de recepción de propuestas: 30 de junio de 2024
• Anuncio de la selección final: 15 de julio de 2024

Presupuesto

• Rango de presupuesto: 50.000.000 a 70.000.000 de pesos

Conclusión

El RFP es un documento fundamental para el desarrollo exitoso de un proyecto. Permite al solicitante comunicar sus requisitos de forma clara y seleccionar al proveedor óptimo. Para elaborar un RFP de forma exitosa, es necesario establecer objetivos claros, definir requisitos específicos y establecer criterios de evaluación justos. A través del proceso del RFP, se gestionan los riesgos del proyecto y se obtienen los mejores resultados.

❗Información adicional útil

Aunque antes de enviar el RFP se suele realizar una reunión para discutir los aspectos relevantes, el contenido del RFP no siempre coincide con lo acordado en la reunión. Por ejemplo, puede que se haya acordado la posibilidad de utilizar un servidor en la nube y, de repente, se cambie la decisión y se exija que la implementación se realice en un servidor de la empresa. Por lo tanto, no se debe asumir que se va a participar en la licitación únicamente por las conversaciones previas. Es importante leer el RFP detenidamente, aclarar las dudas que puedan surgir y, solo después de tomar la decisión de participar en la licitación, proceder con la elaboración de la propuesta.