RFP (Request for Proposal) se refiere a una solicitud de propuesta para un proyecto o servicio específico. Es un documento por el cual una organización describe un proyecto a proveedores externos o empresas de servicios y les solicita que presenten propuestas detalladas al respecto. Las RFP se utilizan principalmente en empresas, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, etc., y ayudan a seleccionar al proveedor óptimo definiendo claramente los objetivos, los requisitos y los criterios de evaluación del proyecto. Es común que se solicite que se considere una licitación teniendo en cuenta los documentos mientras se envía la solicitud de propuesta.

Las empresas que reciben una RFP pueden decidir si pujan o no, y si lo hacen, deben presentar una propuesta y una estimación junto con ella. Por lo general, se concede un plazo de 1 a 2 semanas.

Ejemplos de conversación laboral

• Empresa cliente: Le enviaremos la RFP la semana que viene.
• Empresa de desarrollo: Entonces, ¿cuándo podríamos enviarle la propuesta y la estimación después de recibir la RFP?
• Empresa cliente: Después de que le enviemos la RFP, puede pujar con los documentos y la estimación en 2 semanas.
• Empresa de desarrollo: Sí, entiendo.

Esta solicitud de propuesta incluye una descripción detallada de las funciones del proyecto que la empresa cliente desea crear, pero no se debe confiar en que incluya todas las funciones al 100%. Puede que falten algunos aspectos, como el manejo de la información personal o funciones simples, que pueden parecer obvias, en la RFP, por lo que incluso después de recibirla, se deben revisar cuidadosamente en busca de partes que falten y ponerse en contacto para preguntar si es algo que no se desea.

¡No dudes en preguntar si tienes alguna duda al enviar la RFP!

Después, puedes enviar una estimación basada en la RFP. Si incluyes funciones o propuestas que la empresa cliente no había tenido en cuenta, hay una ventaja de que aumenten las posibilidades de éxito en una licitación competitiva. Sin embargo, el precio también es un factor de evaluación, por lo que no es recomendable hacer propuestas que aumenten demasiado el precio.

Componentes principales de la RFP

1. Resumen del proyecto:

Se describe brevemente el objetivo y el objetivo del proyecto. Esto permite a los proponentes comprender los antecedentes y la necesidad del proyecto.

2. Requisitos detallados:

Se especifican los requisitos concretos del proyecto y los resultados esperados. Puede incluir especificaciones técnicas, requisitos funcionales y estándares de rendimiento.

3. Instrucciones de presentación de propuestas:

Se proporcionan directrices para la redacción y la presentación de las propuestas. Se explican claramente el formato, el volumen, la fecha límite de presentación y la documentación necesaria.

4. Criterios de evaluación:

Se explican los criterios que se utilizarán para evaluar las propuestas. Pueden incluir precio, calidad, experiencia, capacidad técnica, cumplimiento de plazos, etc.

5. Calendario del proyecto:

Se presentan las fechas clave y los hitos del proyecto. Se incluyen la fecha de inicio, la fecha de finalización y las fechas de revisión intermedias para que los proponentes puedan planificar sus proyectos en consecuencia.

6. Presupuesto:

Se especifica el presupuesto asignado al proyecto. Esto ayuda a los proponentes a realizar una estimación de costes realista y a preparar sus propuestas.

Importancia de redactar una RFP

1. Comunicación clara:

Las RFP son una herramienta que permite a la parte contratante comunicar claramente sus expectativas y necesidades en relación con el proyecto. Esto ayuda a evitar malentendidos y permite a los proveedores hacer propuestas precisas.

2. Competencia justa:

Las RFP ofrecen la oportunidad de recibir propuestas de varios proveedores de forma justa. Esto permite a la parte contratante examinar diversas opciones y elegir al proveedor óptimo.

3. Gestión de riesgos:

Al definir claramente los requisitos y los criterios de evaluación del proyecto, la parte contratante puede gestionar los riesgos potenciales de antemano. Esto aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.

Proceso de la RFP

1. Preparación de la RFP:

• Se definen los requisitos del proyecto y se redacta la documentación de la RFP. Se lleva a cabo una revisión interna y una aprobación para finalizar la RFP.

2. Distribución de la RFP:

• Se distribuye la RFP a los proveedores potenciales. Normalmente se distribuye por correo electrónico, mediante publicación en sitios web o anuncios de licitación pública.

3. Recepción de propuestas:

• Se reciben las propuestas de los proveedores. Las propuestas deben redactarse de acuerdo con las instrucciones de presentación y deben ser completas en forma y contenido.

4. Evaluación de propuestas:

• Las propuestas recibidas se evalúan según los criterios de evaluación. Se examinan en conjunto el precio, la capacidad técnica, la experiencia, el cumplimiento de los plazos, etc.

5. Negociación y firma del contrato:

• Se negocian los términos del contrato con los candidatos finales. Una vez que las negociaciones se completan, se firma el contrato y se inicia el proyecto.

Ejemplos de RFP

Resumen del proyecto

• Nombre del proyecto: Creación de un nuevo sitio web
• Objetivo: Mejorar la experiencia del usuario e impulsar las ventas online

Requisitos detallados

• Funciones: Inicio de sesión de usuario, búsqueda de productos, pago online, panel de control de administrador
• Diseño: Optimización para dispositivos móviles, incorporación de la identidad de la marca

Instrucciones de presentación de propuestas

• Formato de presentación: Archivo PDF
• Fecha límite de presentación: 30 de junio de 2024

Criterios de evaluación

• Capacidad técnica: 40 %
• Precio: 30 %
• Experiencia: 20 %
• Cumplimiento de los plazos: 10 %

Calendario del proyecto

• Distribución de la RFP: 1 de mayo de 2024
• Fecha límite de presentación de propuestas: 30 de junio de 2024
• Anuncio de la selección final: 15 de julio de 2024

Presupuesto

• Rango de presupuesto: 50.000.000 a 70.000.000 KRW

Conclusión

Las RFP son un documento importante para la ejecución exitosa de un proyecto. Permiten a la parte contratante comunicar claramente sus requisitos y seleccionar al proveedor óptimo. Para redactar una RFP con éxito, es necesario establecer objetivos claros, definir requisitos específicos y crear criterios de evaluación justos. El proceso de la RFP permite gestionar los riesgos del proyecto y obtener los mejores resultados.

❗Información adicional que es bueno conocer

Si bien se suele discutir inicialmente el tema durante una reunión antes de solicitar una RFP, no siempre se proporciona la misma información que en la reunión al enviar la RFP. A veces ocurre que se dice que se puede utilizar un servidor en la nube y de repente se cambia de opinión para que se implemente en el servidor de la empresa. Por lo tanto, no es necesario pujar necesariamente porque se haya discutido previamente, sino que se debe leer detenidamente la RFP, hacer preguntas si hay alguna parte que no se comprenda y enviar una propuesta una vez que se haya confirmado la decisión de licitar.