Sur Slack, ces règles de savoir-vivre sont essentielles !

Utiliser Slack avec politesse

Lorsque vous utilisez Slack au travail, étant donné que de nombreux membres de l'entreprise l'utilisent simultanément, il est nécessaire de faire preuve d'un certain degré de courtoisie. Je me souviens avoir lu un article sur la culture de l'utilisation de Slack au Japon, et il me semble que l'article disait qu'il était utilisé de manière très stricte. Quoi qu'il en soit, au sein de l'entreprise, il est plus efficace de communiquer en respectant certaines règles et de faire preuve de considération pour les autres !

À titre informatif, l'ordre des éléments ci-dessous n'indique pas une priorité. Tout est important, alors je vous recommande de lire attentivement !

1. Lors de l'utilisation des mentions sur Slack

Lors de l'utilisation des mentions sur Slack, il est préférable d'indiquer d'abord le destinataire, puis les personnes en copie (cc).

En faisant cette distinction, vous pouvez indiquer clairement qui doit répondre et qui a besoin de confirmation, ce qui permet de réduire les confirmations inutiles et ainsi diminuer la charge de travail.

Évitez de mentionner les personnes non concernées. Il est également important de ne pas abuser des commandes @here, @channel et @everyone.

Cela peut être considéré comme pratiquement identique aux règles de politesse par e-mail.

2. Répondre avec des émojis de lecture

Contrairement à KakaoTalk, Slack n'affiche pas le nombre de personnes qui n'ont pas lu le message. Cela est dû à la structure du dialogue, qui n'est pas axée sur les conversations individuelles mais sur les discussions de groupe. Il est donc difficile de savoir si l'autre personne a lu le message. C'est pourquoi il est préférable de répondre rapidement lorsqu'on a lu le message. Répondre par des messages comme « Oui », « Lu. Je vous réponds dans un instant » demande également un effort, c'est pourquoi enregistrer et utiliser les émojis fréquemment utilisésest également une solution.

Bien sûr, lorsqu'un émoji de lecture apparaît, il faut comprendre que cela signifie "lu", et non pas "Oui, faites-le comme ça" ou "Je suis d'accord".

3. Ne pas s'attendre à une réponse rapide et immédiate

Il est parfois possible de répondre rapidement et immédiatement, mais il peut être nécessaire de prendre le temps de réfléchir ou de lire attentivement avant de répondre. Votre demande peut être urgente, mais la personne qui la reçoit peut être concentrée sur une tâche ou en train de gérer une situation urgente.

Il est donc important de faire preuve de patience.

4. Répondre brièvement

La personne qui a posé la question peut attendre indéfiniment. Comme mentionné précédemment, il ne faut pas s'attendre à une réponse rapide, mais il existe des cas où il est nécessaire de traiter la demande de manière urgente. Si vous avez besoin de temps pour réfléchir ou vérifier, il est préférable de répondre d'abord.

"Attendez une minute, je suis en réunion.", "Je vérifierai et vous répondrai dans 20 minutes.", "Attendez une minute, je suis occupé par d'autres tâches, je vous répondrai dans 15 minutes." Ces propositions concrètes témoignent de la considération pour l'autre.

Bien sûr, s'il est possible de répondre en 5 minutes, cliquer sur l'émoji de lecture est une solution.

5. Rassembler le contenu du premier message autant que possible

Il est préférable de transmettre le contenu essentiel du premier message en une seule fois. En effet, envoyer des messages séparés après avoir attiré l'attention de l'autre personne crée une fatigue liée à l'attente de la lecture du message.

Cela permet également d'économiser le temps de l'autre personne.

Bien sûr, une fois que la conversation a commencé, vous pouvez répondre par fragments selon le contexte. (Il s'agit alors d'une conversation, et le premier message est pour la transmission du sujet.)

6. Utiliser les appels vidéo ou téléphoniques en cas de difficultés de communication

Des difficultés de communication peuvent survenir avec les messages texte. Nous savons bien que l'absence d'intonation dans une conversation rend parfois difficile la compréhension du message. Dans ce cas, il est préférable d'utiliser les appels vidéo de Slack ou les appels téléphoniques pour résoudre le problème. Il peut y avoir des cas urgents.

7. Utiliser les discussions de groupe

Il est préférable de communiquer sur les canaux publics dans la mesure du possible.

Sur les canaux publics, il arrive que d'autres personnes, même si elles n'ont pas participé à la discussion, découvrent des informations qu'elles ignoraient. Si une réponse est incorrecte, quelqu'un d'autre peut la corriger. Par conséquent, sauf si une conversation privée est absolument nécessaire pour des raisons de sécurité (pour protéger les informations confidentielles), il est préférable de communiquer sur les canaux publics. Cela permet de réduire les questions répétitives et d'améliorer l'efficacité du travail.

Il est donc important d'adapter les conversations aux différents canaux et de bien créer et gérer les canaux par projet.

C'est pourquoi l'importance de la gestion des canauxne peut être trop soulignée.

8. Utiliser les fils de discussion

Il n'est pas souhaitable que plusieurs messages soient postés successivement sur un même sujet. En effet, il est difficile de trouver le sujet et de savoir s'il s'agit d'une conversation pertinente. Il est donc préférable d'utiliser la fonction de commentaires (fils de discussion) pour échanger des opinions sur un sujet donné. De plus, si une mention a été faite au départ, elle est transmise à la personne concernée même sans mention ultérieure dans les fils de discussion. Si vous avez ajouté un fil de discussion au message principal, la personne est automatiquement mentionnée. (Elle apparaîtra dans [Mon activité])

9. Importer des liens vers des discussions d'autres canaux

Il est possible d'importer des messages d'autres canaux lors d'une conversation sur un autre canal.

Lors de conversations sur des canaux spécifiques, il arrive que des discussions connexes impliquent de plus en plus de personnes. Il arrive également que le sujet s'étende à d'autres projets. Dans ce cas, il est difficile de repartir de zéro sur un autre canal, il est donc préférable d'utiliser la fonction d'importation. En important le message principal, les personnes qui ne connaissent pas le contexte peuvent cliquer sur le lien pour voir le contenu de la discussion.

C'est pour cela que l'utilisation des fils de discussion est importante.

Voici comment importer un lien :

1. Survolez le message à copier.

2. Cliquez sur le bouton à trois points.

3. Cliquez sur le bouton [Copier le lien].

4. Appuyez sur Ctrl + V pour coller le lien dans le message que vous souhaitez créer, puis écrivez votre message et envoyez-le.

Autres remarques

"La politesse forge l'homme", n'est-ce pas ? En plus des points mentionnés ci-dessus, si vous faites preuve de courtoisie, vous pourrez travailler plus efficacement et plus sereinement.