Qu'est-ce qu'un RFP (appel d'offres) ?

Un RFP (Request for Proposal) est une demande de proposition pour un projet ou un service spécifique. Il s'agit d'un document par lequel une organisation décrit un projet à des fournisseurs ou prestataires externes et leur demande de soumettre une proposition détaillée. Les RFP sont principalement utilisés par les entreprises, les organismes gouvernementaux, les organisations à but non lucratif, etc., et permettent de définir clairement les objectifs, les exigences et les critères d'évaluation du projet afin de sélectionner le fournisseur le plus adapté. Il est courant de recevoir une demande d'appel d'offres avec une demande de consultation du dossier pour envisager une soumission.

L'entreprise qui reçoit un RFP peut décider de soumissionner ou non. Si elle décide de soumissionner, elle doit soumettre un dossier de proposition ainsi qu'un devis. En général, un délai de 1 à 2 semaines est accordé.

Exemple de conversation professionnelle

• Client : Nous allons rédiger le RFP et vous le fournirons d'ici la semaine prochaine.
• Développeur : Une fois le RFP reçu, dans combien de temps devrons-nous vous fournir la proposition et le devis ?
• Client : Après réception du RFP, vous devrez soumettre les documents et le devis dans les 2 semaines pour l'appel d'offres.
• Développeur : D'accord, compris.

Ce cahier des charges décrit en détail les fonctionnalités du projet que le client souhaite créer. Il est cependant important de ne pas considérer que toutes les fonctionnalités sont incluses à 100 %. Certaines informations, qui peuvent sembler évidentes, comme la gestion des données personnelles ou des fonctionnalités simples, peuvent ne pas être mentionnées dans le RFP. Par conséquent, même après avoir reçu le RFP, il est essentiel de l'examiner attentivement pour identifier les points manquants et de contacter le client pour vérifier s'il s'agit d'éléments non souhaités.

N'hésitez pas à poser des questions lors de la réception du RFP, car le client vous encourage à le faire !

Ensuite, vous pouvez établir un devis sur la base du RFP. Proposer des fonctionnalités ou des suggestions inattendues par le client peut augmenter vos chances de succès dans le cadre d'un appel d'offres. Cependant, le prix étant également un critère d'évaluation, il est préférable d'éviter de faire des propositions qui augmenteraient excessivement le coût.

Principaux éléments d'un RFP

1. Présentation du projet :

Présente brièvement l'objectif et les buts du projet. Cela permet aux soumissionnaires de comprendre le contexte et la nécessité du projet.

2. Exigences détaillées :

Indique les exigences spécifiques du projet et les résultats attendus. Il peut s'agir de spécifications techniques, d'exigences fonctionnelles, de normes de performance, etc.

3. Instructions de soumission :

Fournit des instructions sur la rédaction et la soumission du dossier de proposition. Il décrit clairement le format, la longueur, la date limite de soumission et les documents nécessaires.

4. Critères d'évaluation :

Décrit les critères qui seront utilisés pour évaluer le dossier de proposition. Il peut s'agir du prix, de la qualité, de l'expérience, des compétences techniques, du respect des délais, etc.

5. Calendrier du projet :

Présente les principales dates et étapes importantes du projet. Il inclut la date de début, la date de fin, les dates d'examen intermédiaire afin que les soumissionnaires puissent élaborer un plan en fonction du calendrier.

6. Budget :

Indique le budget alloué au projet. Cela aide les soumissionnaires à établir un coût réaliste et à préparer leur dossier de proposition.

Importance de la rédaction d'un RFP

1. Communication claire :

Le RFP est un outil qui permet à l'acheteur de communiquer clairement ses attentes et ses besoins concernant le projet. Cela permet de réduire les malentendus et d'aider les fournisseurs à soumettre une proposition précise.

2. Concurrence équitable :

Le RFP offre l'opportunité de recevoir des propositions de manière équitable de la part de plusieurs fournisseurs. Cela permet à l'acheteur d'examiner différentes options et de choisir le fournisseur le plus adapté.

3. Gestion des risques :

En définissant clairement les exigences du projet et les critères d'évaluation, l'acheteur peut gérer les risques potentiels à l'avance. Cela augmente les chances de réussite du projet.

Processus de RFP

1. Préparation du RFP :

• Définition des exigences du projet et rédaction du document RFP. Après un examen et une approbation internes, le RFP final est validé.

2. Diffusion du RFP :

• Diffusion du RFP aux fournisseurs potentiels. En général, il est diffusé par e-mail, publication sur le site Web ou avis d'appel d'offres public.

3. Réception des propositions :

• Réception des propositions des fournisseurs. Les propositions doivent être rédigées conformément aux instructions de soumission, tant en termes de format que de contenu.

4. Évaluation des propositions :

• Évaluation des propositions reçues en fonction des critères d'évaluation. Le prix, les compétences techniques, l'expérience, le respect des délais sont examinés de manière globale.

5. Négociation et conclusion du contrat :

• Négociation avec les candidats retenus et définition des conditions contractuelles. Une fois les négociations terminées, le contrat est signé et le projet démarre.

Exemple de RFP

Présentation du projet

• Nom du projet : Création d'un nouveau site Web
• Objectif : Améliorer l'expérience utilisateur et augmenter les ventes en ligne

Exigences détaillées

• Fonctionnalités : Connexion utilisateur, recherche de produits, paiement en ligne, tableau de bord administrateur
• Conception : Optimisation mobile, intégration de l'identité de la marque

Instructions de soumission

• Format de soumission : Fichier PDF
• Date limite de soumission : 30 juin 2024

Critères d'évaluation

• Compétences techniques : 40 %
• Prix : 30 %
• Expérience : 20 %
• Respect des délais : 10 %

Calendrier du projet

• Diffusion du RFP : 1er mai 2024
• Date limite de réception des propositions : 30 juin 2024
• Annonce de la sélection finale : 15 juillet 2024

Budget

• Fourchette budgétaire : 5 000 000 € à 7 000 000 €

Conclusion

Le RFP est un document important pour la réussite d'un projet. Il permet à l'acheteur de communiquer ses besoins de manière claire et de sélectionner le fournisseur le plus adapté. Pour rédiger un RFP efficace, il est nécessaire de définir des objectifs clairs, des exigences spécifiques et des critères d'évaluation justes. Le processus de RFP permet de gérer les risques du projet et d'obtenir les meilleurs résultats possibles.

❗Informations supplémentaires utiles

Avant de demander un RFP, des discussions préliminaires ont généralement lieu lors d'une réunion. Cependant, le contenu du RFP n'est pas toujours identique à celui qui a été discuté lors de la réunion. Il peut arriver qu'un client propose d'utiliser un serveur cloud, puis change d'avis et exige une installation sur un serveur d'entreprise. Par conséquent, il ne faut pas nécessairement conclure à une soumission en se basant uniquement sur les discussions initiales. Il est important de lire attentivement le RFP, de poser des questions si nécessaire, et de ne confirmer la soumission qu'après avoir pris une décision ferme, puis de rédiger le dossier de proposition.