Un RFP (demande de proposition) est une demande de proposition pour un projet ou un service spécifique. Il s'agit d'un document par lequel une organisation décrit un projet à des fournisseurs ou prestataires externes et leur demande de soumettre une proposition détaillée. Les RFP sont généralement utilisés par les entreprises, les agences gouvernementales, les organisations à but non lucratif, etc. Ils définissent clairement les objectifs, les exigences et les critères d'évaluation d'un projet, ce qui aide à sélectionner le fournisseur optimal. Il est courant que des demandes d'appel d'offres accompagnent la demande de proposition, demandant aux soumissionnaires de consulter les documents et d'envisager de soumissionner.

Les entreprises qui reçoivent un RFP peuvent décider ou non de soumissionner. Si elles soumissionnent, elles doivent soumettre une proposition accompagnée d'un devis. La période est généralement de 1 à 2 semaines.

Exemples de conversation professionnelle

• Client : Nous vous enverrons notre RFP la semaine prochaine.
• Développeur : Dans ce cas, quand devrons-nous vous fournir notre proposition et notre devis après avoir reçu le RFP ?
• Client : Veuillez nous soumettre vos documents et votre devis pour l'appel d'offres dans les deux semaines suivant la réception du RFP.
• Développeur : D'accord.

Ce cahier des charges contient une description détaillée des fonctionnalités du projet que le client souhaite créer. Il est important de noter que ce document ne contient pas toutes les fonctionnalités à 100 %. Bien que certaines fonctionnalités puissent paraître évidentes, comme la protection des données personnelles ou des fonctions simples, elles peuvent être omises du RFP. Il est donc nécessaire de bien examiner le RFP après l'avoir reçu afin de vérifier qu'il ne manque aucune partie, puis de contacter le client pour lui demander si les éléments manquants ne sont pas souhaités.

N'hésitez pas à poser des questions si vous avez des doutes après l'envoi du RFP !

Ensuite, il suffit de rédiger et d'envoyer un devis en fonction du RFP. Cependant, il est avantageux d'inclure des fonctions ou des suggestions que le client n'a pas envisagées, car cela peut augmenter les chances de succès lors d'un appel d'offres. Cependant, le prix étant également un critère d'évaluation, il est déconseillé de soumettre des propositions qui pourraient entraîner une augmentation excessive des prix.

Composants clés d'un RFP

1. Présentation du projet :

Ce document fournit une brève description des objectifs et des buts du projet. Cela permet aux soumissionnaires de comprendre le contexte et la nécessité du projet.

2. Exigences détaillées :

Ce document spécifie les exigences spécifiques du projet et les résultats attendus. Il peut inclure des spécifications techniques, des exigences fonctionnelles et des critères de performance.

3. Directives de soumission :

Ce document fournit des directives sur la rédaction et la soumission des propositions. Il explique clairement le format, la longueur, la date limite et les documents nécessaires.

4. Critères d'évaluation :

Ce document décrit les critères qui seront utilisés pour évaluer les propositions. Il peut inclure le prix, la qualité, l'expérience, les compétences techniques et le respect des délais.

5. Calendrier du projet :

Ce document présente les principales étapes et jalons du projet. Il inclut la date de début, la date de fin et les dates d'examen intermédiaires afin de permettre aux soumissionnaires de planifier leur projet en fonction du calendrier.

6. Budget :

Ce document indique le budget alloué au projet. Cela aide les soumissionnaires à estimer les coûts réalistes et à préparer leur proposition.

Importance de la rédaction d'un RFP

1. Communication claire :

Le RFP est un outil qui permet au donneur d'ordres de communiquer clairement ses attentes et ses exigences concernant le projet. Cela permet de réduire les malentendus et d'aider les fournisseurs à soumettre des propositions précises.

2. Concurrence équitable :

Le RFP offre la possibilité de recevoir des propositions de plusieurs fournisseurs de manière équitable. Cela permet au donneur d'ordres d'examiner différentes options et de choisir le fournisseur optimal.

3. Gestion des risques :

En définissant clairement les exigences et les critères d'évaluation du projet, le donneur d'ordres peut gérer les risques potentiels en amont. Cela permet d'augmenter les chances de succès du projet.

Processus de RFP

1. Préparation du RFP :

• Définition des exigences du projet et rédaction du document RFP. Examen et approbation internes pour finaliser le RFP.

2. Distribution du RFP :

• Distribution du RFP aux fournisseurs potentiels. Il est généralement distribué par e-mail, publication sur le site Web, appel d'offres public, etc.

3. Réception des propositions :

• Réception des propositions des fournisseurs. Les propositions doivent être rédigées conformément aux instructions de soumission.

4. Évaluation des propositions :

• Évaluation des propositions reçues en fonction des critères d'évaluation. Examen complet du prix, des compétences techniques, de l'expérience, du respect des délais, etc.

5. Négociation et conclusion du contrat :

• Négociation avec les candidats retenus et détermination des conditions du contrat. Une fois les négociations terminées, le contrat est conclu et le projet démarre.

Exemples de RFP

Présentation du projet

• Nom du projet : Construction d'un nouveau site Web
• Objectif : Amélioration de l'expérience utilisateur et augmentation des ventes en ligne

Exigences détaillées

• Fonctionnalités : Connexion des utilisateurs, recherche de produits, paiement en ligne, tableau de bord de l'administrateur
• Conception : Optimisation pour les mobiles, intégration de l'identité de la marque

Directives de soumission

• Format de soumission : Fichier PDF
• Date limite de soumission : 30 juin 2024

Critères d'évaluation

• Compétences techniques : 40 %
• Prix : 30 %
• Expérience : 20 %
• Respect des délais : 10 %

Calendrier du projet

• Distribution du RFP : 1er mai 2024
• Date limite de réception des propositions : 30 juin 2024
• Annonce du choix final : 15 juillet 2024

Budget

• Fourchette budgétaire : 5 000 000 à 7 000 000 €

Conclusion

Le RFP est un document important pour la réussite de la mise en œuvre d'un projet. Il permet au donneur d'ordres de communiquer clairement ses exigences et de choisir le fournisseur optimal. Pour rédiger un RFP efficace, il est nécessaire de définir des objectifs clairs, de définir des exigences précises et de mettre en place des critères d'évaluation équitables. Le processus de RFP permet de gérer les risques du projet et d'obtenir les meilleurs résultats possibles.

❗Informations supplémentaires utiles

Bien qu'une réunion soit généralement organisée avant la demande de RFP pour discuter de ces questions, le contenu du RFP ne correspond pas toujours à celui qui a été discuté lors de la réunion. Par exemple, il peut arriver qu'une option de serveur cloud ait été évoquée, puis qu'une demande de déploiement sur le serveur de l'entreprise soit soudainement introduite. Par conséquent, ne vous engagez pas dans un processus d'appel d'offres uniquement en raison d'une discussion antérieure. Lisez attentivement le RFP, posez des questions si nécessaire et ne rédigez une proposition qu'une fois que vous avez décidé de participer à l'appel d'offres.