सहयोगी उपकरण, स्लैक (Slack) में चैनल प्रबंधित करना

सहयोग उपकरण, स्लैक (Slack) में चैनल प्रबंधित करना

सहयोग उपकरण आंतरिक संदेशवाहक का पहली बार उपयोग करने पर आपको असहज महसूस हो सकता है। मैं 2015 से स्लैक का उपयोग कर रहा हूं (कोई हिंदी संस्करण भी नहीं था...) इसलिए मैं इससे बहुत परिचित था। बेशक, मैंने स्टारक्राफ्ट के बैटलनेट के बारे में सोचते हुए चैनल की कल्पना की थी, लेकिन संरचना जटिल लग रही थी।

लेकिन कई वर्षों तक इसका उपयोग करने के बाद, अब यह व्यवस्थित हो गया है। संदर्भ के लिए, (कंपनी का नाम) में 40 से अधिक चैनल संचालित किए जाते हैं। बेशक, उपयोग की आवृत्ति बहुत भिन्न होती है।

तो, इसे कैसे उपयोग करना है, इस पर ध्यान दें। कंपनी के व्यावसायिक मॉडल या सेवा, या संस्कृति के आधार पर, यह भिन्न हो सकता है, इसलिए इसे केवल संदर्भ के रूप में लें।

उपयोग की शर्तें

मुफ़्त प्रदान किया गया (मुफ़्त संस्करण का उपयोग किया जा सकता है)

स्लैक चैनल वर्गीकरण सुझाव

कृपया ध्यान दें कि यह कंपनी की सेवा के प्रकार या संस्कृति के आधार पर भिन्न हो सकता है।

1. 'सामान्य चैट' रूम संचालित करें जिसे सभी देख सकते हैं।

2. 'सूचना' रूम संचालित करें जहाँ सभी को अनिवार्य रूप से पुश अधिसूचनाएँ प्राप्त होती हैं।

3. प्रत्येक विभाग के लिए सार्वजनिक चैनल बनाएँ।

• यदि अन्य विभागों को उस विभाग से अनुरोध करना है, तो वे यहां संवाद करेंगे।
• परियोजनाओं से संबंधित चर्चा परियोजना चैनलों में की जाती है, और यदि सीमाएँ अस्पष्ट हैं, तो यहां संवाद किया जाता है।
• कार्य-संबंधी चर्चाएँ जो सार्वजनिक रूप से की जानी चाहिए।
• सार्वजनिक रूप से पूछताछ और उत्तर देने का कारण यह है कि अन्य कर्मचारी प्रश्न और उत्तर देख सकते हैं और गलतियों को ठीक कर सकते हैं।

4. प्रत्येक विभाग के लिए निजी चैनल बनाएँ।

• यदि केवल विभाग के भीतर संवाद करने की आवश्यकता है, तो यहां संवाद किया जाता है।
• यदि आप अन्य टीमों के साथ साझा नहीं करना चाहते हैं, या यदि आपको आंतरिक टीम के सदस्यों के साथ संवाद करने की आवश्यकता है (जैसे कि टीम की पार्टी के लिए स्थान तय करना), तो यहां संवाद करें।
• यदि वास्तव में आवश्यकता नहीं है, तो इसे नहीं बनाया जाना चाहिए, और चूंकि प्रत्येक विभाग के प्रमुख इसे बनाएंगे, इसलिए वे इसे स्वयं करेंगे।

5. प्रत्येक परियोजना के लिए चैनल बनाएँ।

6. सूचना के लिए चैनल बनाएँ।

चैनल नामकरण के बारे में

यह अपेक्षा से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। यदि आप इसे योजना विभाग/विकास विभाग/बिक्री विभाग जैसे विभाजित करते हैं, तो वर्णमाला क्रम (अक्षरानुसार) में क्रमबद्धता को ध्यान में रखते हुए, यह अव्यवस्थित हो जाएगा। बेशक, आप अनुभागों का उपयोग करके इसे अलग कर सकते हैं, लेकिन जो सदस्य नए चैनल में शामिल होते हैं, वे चैनलों की सूची देखकर भ्रमित हो सकते हैं।

इसलिए, पहले प्राथमिक व्यवस्था करने के बाद, प्रत्येक व्यक्ति को अनुभागों द्वारा समूहों को व्यवस्थित करना चाहिए।

चैनल के उद्देश्य के अनुसार नामकरण करें।

1. जब टीम या विभाग के अनुसार विभाजित किया जाता है, तो हमने कंपनी के नाम को पहले रखा।

• यदि यह बहुत लंबा है, तो चैनल का नाम ध्यान देने योग्य नहीं हो सकता है, इसलिए हमने संक्षिप्त नाम का उपयोग किया।
• 'कंपनी का नाम' शब्द का उपयोग किया गया था।

2. प्रत्येक परियोजना के लिए, हमने पहले 'परियोजना' शब्द जोड़ा।

• क्या मैंने पहले ही उल्लेख नहीं किया है कि यह बहुत लंबा नहीं होना चाहिए? इसलिए हमने 'प्रोजेक्ट' शब्द का उपयोग किया।

3. विकास टीम द्वारा विकसित और स्लैक के माध्यम से सूचनाएँ भेजने वाले चैनलों के लिए, हमने पहले 'सूचना' शब्द जोड़ा।

• उदाहरण) 'सूचना-होमपेज पूछताछ', 'सूचना-बैठक आरक्षण', 'सूचना-तिथि साझाकरण' इस तरह से।

4. ऐसे मामले भी हैं जहाँ प्रश्न पूछे जाते हैं या अनुरोध किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, योजना टीम द्वारा विकास टीम से पूछताछ करना या डिज़ाइन टीम या विपणन टीम से अनुरोध करना। ऐसे मामलों में, हमने पहले 'प्रश्न' या 'अनुरोध' शब्द जोड़ा।

• उदाहरण) 'प्रश्न-विकास टीम', 'अनुरोध-डिज़ाइन टीम' इस तरह से।

5. (कंपनी का नाम) अक्सर बाहरी चैटबॉट बनाता है, इसलिए जब बहुत अधिक संचार की आवश्यकता होती है, तो हमने 'आउटसोर्सिंग' शब्द को पहले रखने का फैसला किया।

• उदाहरण) 'आउटसोर्सिंग-आयकर विभाग', 'आउटसोर्सिंग-सैमसंग इलेक्ट्रॉनिक्स' इस तरह से बनाया जा सकता है?!

6. गुप्त कमरे को हर कोई स्वयं तय करता है, लेकिन हमने नाम को समान रखा और अंत में 'निजी' शब्द जोड़ा ताकि कोई गलती न हो।

• उदाहरण) 'कंपनी का नाम-योजना निजी', 'कंपनी का नाम-बिक्री निजी'

उपयोग उदाहरण

जैसा कि नीचे दिखाया गया है, निजी चैनलों को एक अलग आइकन के साथ चिह्नित किया जाता है, और केवल आमंत्रित सदस्य ही चैनल में पोस्ट पढ़ सकते हैं।

लॉक आइकन एक निजी चैनल है।

अन्य नोट्स

• किसी के द्वारा भी देखे जा सकने वाले सार्वजनिक चैनल को → निजी चैनल में बदला जा सकता है।

• निजी चैनल को → किसी के द्वारा भी देखे जा सकने वाले सार्वजनिक चैनल में भी बदला जा सकता है (पहले ऐसा नहीं हो सकता था, लेकिन अब यह बदल गया है)।
• चैनल गोपनीयता के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया किसी अन्य पोस्ट को देखें।
• चैनल हटाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया किसी अन्य पोस्ट को देखें।
• चैनलों को व्यवस्थित करने के लिए अनुभागों का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया किसी अन्य पोस्ट को देखें।
• सूचना चैनल के प्रबंधन और उपयोग के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया किसी अन्य पोस्ट को देखें।
• स्लैक का उपयोग करके एक समुदाय का संचालन करने के बारे में अन्य पोस्ट में बताया जाएगा। (अभी तक लिखा नहीं गया है)