स्लैक पर संवाद, इतना व्यवहार तो जरूरी है!

सहयोगी उपकरण, स्लैक (Slack) में शिष्टाचार बनाए रखना

जब कंपनी में स्लैक का उपयोग करते हैं, तो कंपनी के कई सदस्यों के साथ उपयोग करते हुए, कुछ हद तक शिष्टाचार बनाए रखना आवश्यक है। मुझे याद है कि मैंने पहले जापान में स्लैक के उपयोग की संस्कृति के बारे में एक लेख पढ़ा था, जिसमें कहा गया था कि इसका उपयोग बहुत ही सावधानीपूर्वक किया जाता है। वैसे भी, कंपनी में भी, कुछ नियमों का पालन करते हुए संवाद करना अधिक कुशल है, और यह दूसरों के प्रति सम्मान दिखाता है?!

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संक्षेप में, नीचे दी गई सामग्री का क्रम प्राथमिकता का संकेत नहीं देता है। सभी महत्वपूर्ण हैं, इसलिए मैं आपको सावधानीपूर्वक पढ़ने की सलाह देता हूँ!

1. स्लैक में उल्लेख करते समय

स्लैक में उल्लेख करते समय, प्राप्तकर्ता को पहले और प्रतिलिपि (cc) को बाद में रखना अच्छा होता है।

इस प्रकार, उत्तर देने वाले व्यक्ति और जिन लोगों को पुष्टिकरण की आवश्यकता है, के बीच अंतर करके, अत्यधिक सत्यापन को कम करके काम के बोझ को कम किया जा सकता है।

अप्रासंगिक लोगों का उल्लेख न करें। इसके अलावा, @here, @channel, @everyone का अत्यधिक उपयोग करना भी महत्वपूर्ण है।

इसे लगभग ईमेल शिष्टाचार के समान माना जा सकता है।

2. 'पढ़ा' इमोजी का उत्तर देना

स्लैक, KakaoTalk की तरह, उन लोगों की संख्या प्रदर्शित नहीं करता है जिन्होंने संदेश नहीं पढ़ा है। इसका कारण यह है कि यह एक-एक करके नहीं, बल्कि समूह में बातचीत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसलिए, यह जानना मुश्किल है कि क्या दूसरे पक्ष ने इसे पढ़ा है या नहीं। इसलिए, यदि आपने इसे पढ़ लिया है, तो जल्दी जवाब देना अच्छा है। 'ठीक है', 'मैंने इसे पढ़ लिया है। एक पल रुकिये' आदि का उत्तर देना भी थकाऊ है, इसलिएअक्सर उपयोग किए जाने वाले इमोजी को रजिस्टर करें और उनका उपयोग करेंयह एक तरीका है।

बेशक, जब 'पढ़ा' इमोजी दिखाई देता है, तो इसे 'मैंने इसे पढ़ लिया है' के रूप में समझा जाना चाहिए, न कि 'हाँ, ऐसा करो', 'मैं सहमत हूँ' के अर्थ में।

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3. तत्काल उत्तर की अपेक्षा न करें

हालांकि तुरंत जवाब देना संभव है, सोचने के लिए समय की आवश्यकता हो सकती है, या इसे ध्यान से पढ़ने और उत्तर देने की आवश्यकता हो सकती है। आपका प्रश्न बहुत जरूरी हो सकता है, लेकिन दूसरा पक्ष ध्यान से काम कर रहा हो सकता है या बहुत जरूरी काम कर रहा हो सकता है।

इसलिए, इंतज़ार करने का मन बनाना महत्वपूर्ण है।

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4. संक्षेप में जवाब दें

पूछताछ करने वाला व्यक्ति बस इंतजार कर सकता है। जैसा कि ऊपर बताया गया है, आपको तुरंत जवाब देने की उम्मीद नहीं करनी चाहिए, लेकिन कुछ मामलों में जल्दी से निपटने की आवश्यकता होती है। यदि आपको सोचने या पुष्टि करने के लिए समय की आवश्यकता है, तो पहले जवाब देना बेहतर है।

"एक पल रुकिये। मैं मीटिंग में हूँ।", "मैं इसकी जाँच करूँगा और 20 मिनट के भीतर जवाब दूँगा।", "एक पल रुकिये। मैं दूसरे काम में व्यस्त हूँ, मैं 15 मिनट के भीतर जवाब दूँगा।" आदि विशिष्ट सुझाव देना दूसरे पक्ष के प्रति सम्मान है।

यदि आप 5 मिनट के भीतर उत्तर दे सकते हैं, तो 'पढ़ा' इमोजी पर क्लिक करना एक तरीका हो सकता है।

5. पहला संदेश जितना हो सके एक संदेश में दें

पहला संदेश मुख्य सामग्री को एक बार में देने के लिए सबसे अच्छा है। यदि आप पहले इसे कॉल करते हैं और फिर संदेश भेजते हैं, तो संदेश पढ़ने में थकान होती है।

और यह दूसरे पक्ष के समय की बचत करता है।

बेशक, एक बार बातचीत शुरू हो जाने के बाद, आप स्थिति के अनुसार उत्तर दे सकते हैं। (क्योंकि तब से यह एक बातचीत है। पहला संदेश विषय का परिचय है।)

6. यदि संचार ठीक से नहीं हो रहा है, तो हुड या कॉल का उपयोग करें

पाठ संचार में कठिनाइयाँ हो सकती हैं। यदि बातचीत में स्वर नहीं है, तो सामग्री को समझना मुश्किल हो सकता है। ऐसे मामलों में, स्लैक के हुड का उपयोग करके वीडियो कॉल करें या समस्या को हल करने के लिए कॉल करें। कुछ मामलों में इसे जल्दी से निपटाने की आवश्यकता हो सकती है।

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7. चैनल वार्तालाप का उपयोग करें

जहाँ तक हो सके, सार्वजनिक चैनलों पर बात करना बेहतर है।

सार्वजनिक चैनलों में, एक प्रश्न के लिए, ऐसे मामले हो सकते हैं जहाँ अन्य लोग इसे नहीं जानते थे, लेकिन इसे जान गए। भले ही उत्तर दिया गया हो, लेकिन अगर उत्तर गलत है, तो कोई और इसे ठीक कर सकता है। इसलिए, जब तक कि कार्य कारणों से (गोपनीयता बनाए रखने के लिए) निजी बातचीत की आवश्यकता न हो, तब तक सार्वजनिक चैनलों के माध्यम से कार्य बातचीत करना बेहतर है। इससे बार-बार पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तरों की संख्या कम हो जाती है और कार्य दक्षता में सुधार होता है।

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इसलिए, प्रत्येक उद्देश्य के लिए उपयुक्त चैनलों पर बातचीत करना महत्वपूर्ण है, और परियोजनाओं के अनुसार चैनल बनाना और उनका प्रबंधन करना महत्वपूर्ण है।

इसलिए,चैनल प्रबंधन का महत्वपर फिर से जोर देना पर्याप्त नहीं है।

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8. थ्रेड का उपयोग करें

एक विषय पर लगातार पोस्ट करना उचित नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह खोजना मुश्किल है कि विषय क्या है, और यह भी भ्रामक हो सकता है कि क्या यह विषय से संबंधित है। इसलिए, एक विषय पर पोस्ट करने के बाद, जब आप इस पर चर्चा करते हैं, तो टिप्पणी (थ्रेड) फ़ंक्शन का उपयोग करना बेहतर होता है। इसके अलावा, यदि आपने पहले उल्लेख किया है, तो आपको अगले थ्रेड में उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आपने मुख्य पोस्ट पर एक भी थ्रेड पोस्ट किया है, तो यह व्यक्ति को स्वचालित रूप से सूचित किया जाएगा। ([मेरी गतिविधि] में दिखाई देगा)

9. दूसरे चैनल से संदेश लिंक करें

आप किसी अन्य चैनल में बातचीत करते समय किसी अन्य चैनल से संदेश ला सकते हैं।

प्रत्येक उद्देश्य के लिए उपयुक्त चैनलों पर बातचीत करते समय, ऐसे मामले हो सकते हैं जहाँ अधिक से अधिक लोग शामिल होते हैं और बातचीत का विस्तार होता है। ऐसे मामले भी हो सकते हैं जहाँ विषय का विस्तार होकर अन्य परियोजनाओं में चला जाए। ऐसे मामलों में, शुरू से ही अन्य चैनल पर फिर से चर्चा करना मुश्किल है, इसलिए इस फ़ंक्शन का उपयोग करें। मुख्य संदेश लाने से, जो लोग सामग्री को नहीं जानते हैं, वे लिंक पर क्लिक करके बातचीत की सामग्री देख सकते हैं।

यही कारण है कि थ्रेड का उपयोग करके बातचीत महत्वपूर्ण है।

लिंक प्राप्त करने का तरीका इस प्रकार है।

1. कॉपी करने के लिए संदेश पर माउस घुमाएँ।

2. तीन बिंदुओं वाले बटन पर क्लिक करें।

3. [लिंक कॉपी करें] बटन पर क्लिक करें।

4. पेस्ट करने के लिए संदेश में Ctrl+V दबाएँ, अपना संदेश लिखें और भेजें।

अन्य नोट्स

"शिष्टाचार व्यक्ति को बनाता है" क्या आप जानते हैं? उपरोक्त के अलावा, बुनियादी शिष्टाचार का पालन करके, आप अधिक कुशल और आरामदायक काम कर सकते हैं।