Slack kommunikáció: ennyi illemtan elengedhetetlen!

Udvariasság a Slack (Slack) csapatmunka eszközben

Ha a cégnél Slacket használunk, figyelembe véve, hogy a cég sok tagja használja, bizonyos mértékű udvariasságot kell betartanunk. Régebben olvastam egy cikket a Slack japán kultúrában való használatáról, és emlékszem, hogy nagyon szigorúan használják. Mindenesetre a cégen belül is be kell tartanunk bizonyos szabályokat a hatékony kommunikáció érdekében, és meg kell mutatnunk, hogy törődünk a másikkal?!

​

Megjegyzés: Az alábbiakban felsorolt ​​tartalmak sorrendje nem jelenti a fontossági sorrendet. Mind fontos, ezért javaslom, hogy alaposan olvassa el őket!

1. Emlegetés a Slackben

A Slackben való emlegetéskor jobb, ha először a címzett, majd a másolatban szereplő személyeket adjuk meg.

Ezáltal megkülönböztethetjük azokat, akiknek válaszolniuk kell, és azokat, akiknek csak tájékoztatást kell kapniuk, ezáltal csökkentve a felesleges ellenőrzéseket és a munka terhét.

Ne említsük meg a nem érintett személyeket. Fontos az @here, @channel és @everyone túlzott használatának elkerülése is.

Azt mondhatjuk, hogy szinte megegyezik az e-mail illemszabályokkal.

2. Válasz az "elolvasva" emojikra

A Slack nem mutatja meg, mint a KakaoTalk, hogy hányan nem olvasták el az üzenetet. Ez azért van, mert nem 1:1-es, hanem csoportos csevegésre van tervezve. Ezért nehéz megállapítani, hogy a másik fél elolvasta-e az üzenetet. Ezért jó, ha gyorsan válaszolunk, ha elolvastuk. A "Rendben", "Olvastam, egy pillanat" stb. válaszok is fáradságosak, ezértregisztráljon gyakran használt emojikra és használja őketis egy módszer.

Természetesen, ha megjelenik az "elolvasva" emoji, akkor azt "elolvastam" értelemben kell érteni, és tudnunk kell, hogy ez nem jelenti a "igen, tegye meg" vagy a "egyetértek" jelentését.

​

3. Ne várjunk azonnali választ

Vannak olyan esetek, amikor azonnal tudunk válaszolni, de néha gondolkodási időre van szükség, vagy alaposan el kell olvasnunk az üzenetet, mielőtt válaszolunk. Lehet, hogy a kérdésünk sürgős, de a másik fél éppen egy fontos feladatot végez, vagy sürgős dolgot intéz.

Ezért fontos, hogy türelmesek legyünk.

​

4. Rövid válaszadás

A kérdező fél várakozhat a válaszra. Mint már említettem, ne várjunk azonnali választ, de vannak sürgős esetek is. Ha időre van szükségünk a gondolkodáshoz vagy az ellenőrzéshez, akkor jobb, ha először válaszolunk.

"Egy pillanat, éppen értekezleten vagyok.", "Ellenőrzöm, és 20 percen belül válaszolok.", "Egy pillanat, más feladatokat végzek, 15 percen belül válaszolok." stb. Konkrét javaslatok a másik fél tiszteletének megmutatására.

Természetesen, ha 5 percen belül tudunk válaszolni, akkor az "elolvasva" emoji kattintása is egy módszer lehet.

5. Az első üzenetben foglaljuk össze a lényeget

Az első üzenetben célszerű egyszerre elküldeni a lényeget. Ha többször is küldünk üzeneteket, akkor a másik félnek várnia kell, ami fárasztó lehet.

És időt takaríthatunk meg a másik félnek.

Természetesen a beszélgetés megkezdése után a helyzet függvényében többször is válaszolhatunk. (Mert akkor már beszélgetés zajlik. Az első üzenet a téma közlése.)

6. Ha nem megy a kommunikáció, használjunk hangüzenetet vagy hívást

Problémák adódhatnak a szöveges kommunikációban. Tudjuk, hogy a szövegben hiányzik a hangszín, ami megnehezíti az üzenet megértését. Ilyenkor jobb, ha a Slack hangüzeneteit használjuk, vagy telefonon beszélünk. Lehet, hogy sürgősen kell valamit intézni.

​

7. Csatornák használata

Jó, ha a nyilvános csatornákon folyik a beszélgetés.

A nyilvános csatornákban a többiek is láthatják a kérdést és a választ, még akkor is, ha nem említették őket. Ha a válasz helytelen, valaki kijavíthatja. Ezért, hacsak nem szükséges a bizalmas kommunikáció (biztonsági okokból), jobb, ha nyilvános csatornákon folyik a munkahelyi beszélgetés. Így csökkenthetjük az ismétlődő kérdéseket és növelhetjük a hatékonyságot.

​

Ezért fontos, hogy a csatornákat a céljuknak megfelelően használjuk, és jól kezeljük a projektekhez tartozó csatornákat.

Ezérta csatorna-kezelés fontosságátismét hangsúlyozni kell.

​

8. Szálak használata

Nem jó, ha egy témához folyamatosan új üzeneteket küldünk. Nehéz lehet megtalálni a témához tartozó üzeneteket, és zavaró lehet. Ezért jobb, ha egy témához egy üzenetet küldünk, és a hozzászólások (szálak) funkcióját használjuk a véleménycsere során. Ha valakit megemlítettek az első üzenetben, akkor a következő szálakban már nem kell megemlíteni, mert a rendszer értesíti. Ha valaki hozzászól egy fő üzenethez, akkor az értesítést kap róla. ([Aktivitásom]-ban megjelenik)

9. Más csatornák üzeneteinek beillesztése

Más csatornák üzeneteit is beilleszthetjük a beszélgetésbe.

A célnak megfelelő csatornában folytatott beszélgetés során előfordulhat, hogy egyre több ember csatlakozik, és a beszélgetés kiterjed. Előfordulhat, hogy a téma egy másik projektre terjed ki. Ilyenkor nehéz egy új csatornában újrakezdeni a beszélgetést, ezért használjuk az üzenet beillesztésének funkcióját. Ha beillesztjük a fő üzenetet, akkor azok, akik nem ismerik a tartalmát, a linkre kattintva elolvashatják a beszélgetést.

Ezért fontos a szálak használata.

Az üzenet beillesztésének módja:

1. Vigye a kurzort a másolandó üzenetre.

2. Kattintson a három pontra.

3. Kattintson a [Link másolása] gombra.

4. Nyomja meg a Ctrl+V billentyűkombinációt a beillesztéshez, írja meg az üzenetet, és küldje el.

Egyéb megjegyzések

"Az udvariasság embert teremt", ugye? A fentieken kívül a jó modor betartása hatékonyabbá és kellemesebbé teszi a munkát.