Az RFP (Request for Proposal - Ajánlatkérés) egy adott projekt vagy szolgáltatásra vonatkozó ajánlati kérés. Ez egy olyan dokumentum, amelyet a szervezetek külső szállítók vagy szolgáltatóktól kérnek, hogy leírják a projektet, és konkrétan leírják az ajánlatukat. Az RFP-ket általában cégek, kormányzati szervek, non-profit szervezetek stb. használják, és segítenek a legjobb szállító kiválasztásában a projekt céljainak, követelményeinek és értékelési kritériumainak világos meghatározásával. Általában a beszerzési folyamat részeként kerülnek elküldésre, hogy az ajánlattevők az RFP alapján beadhassák a pályázatukat.

Az RFP-t kapó cégek eldönthetik, hogy pályáznak-e vagy sem, és ha pályáznak, akkor az ajánlatukat és az árajánlatukat is be kell nyújtaniuk. Általában egy-két hetes határidőt szoktak adni.

Példák a munkavégzés során zajló párbeszédre

• Megrendelő: A következő héten elkészítjük és elküldjük Önnek az RFP-t.
• Fejlesztő: Akkor miután megkaptuk az RFP-t, mennyi időnk van az ajánlat és az árajánlat beadására?
• Megrendelő: Az RFP kézhezvétele után kéthete van az ajánlat és az árajánlat beadására.
• Fejlesztő: Rendben, megértettem.

Ez az ajánlatkérés részletesen bemutatja a megrendelő által létrehozandó projekt funkcióit, de ne higgyük el, hogy minden funkció benne van 100%-ban. Elsőre nyilvánvalónak tűnő dolgok, mint az adatvédelem vagy egyszerű funkciók hiányozhatnak az RFP-ből, ezért a kézhezvétel után is alaposan meg kell vizsgálnunk, hogy van-e hiányzó rész, és fel kell venni a kapcsolatot a megrendelővel, hogy megkérdezzük, hogy ez a hiányzó rész nem szándékos-e.

Bátran kérdezzünk, ha az RFP küldése során bármilyen kérdése merül fel!

Ezután az RFP alapján elkészítjük az árajánlatot és elküldjük. Ha a megrendelő által nem várt funkciókat vagy javaslatokat adunk hozzá, növelhetjük a siker esélyét a versenypályázaton. Viszont az ár is az értékelési kritériumok közé tartozik, ezért nem célszerű túl magas árat kérni.

Az RFP főbb alkotóelemei

1. Projekt összefoglaló:

Röviden ismerteti a projekt célját és célkitűzéseit. Ez lehetővé teszi az ajánlattevők számára, hogy megértsék a projekt hátterét és szükségességét.

2. Részletes követelmények:

A projekt konkrét követelményeit és a várt eredményeket határozza meg. Lehetnek benne technikai specifikációk, funkcionális követelmények, teljesítménykritériumok stb.

3. Ajánlat benyújtási útmutató:

Utasításokat ad az ajánlat elkészítéséhez és benyújtásához. Világosan meghatározza a formátumot, a terjedelmet, a benyújtási határidőt, a szükséges dokumentumokat stb.

4. Értékelési kritériumok:

Bemutatja az ajánlatok értékeléséhez használt kritériumokat. Lehet benne ár, minőség, tapasztalat, technológiai kompetencia, határidők betartása stb.

5. Projekt menetrend:

A projekt főbb időpontjait és mérőszámait határozza meg. Ide tartozhat a kezdő időpont, a befejező időpont, a közbenső ellenőrzések időpontja, hogy az ajánlattevők a menetrend alapján tudják megtervezni a munkát.

6. Költségvetés:

A projekt számára rendelkezésre álló költségvetést adja meg. Ez segít az ajánlattevőknek a reális költségek kiszámításában és az ajánlat elkészítésében.

Az RFP elkészítésének jelentősége

1. Világos kommunikáció:

Az RFP eszköz a megrendelő számára, hogy közvetítse a projekttel kapcsolatos elvárásait és követelményeit. Ez segít elkerülni a félreértéseket, és lehetővé teszi a szállítók számára, hogy pontos ajánlatot tegyenek.

2. Fair verseny:

Az RFP lehetővé teszi, hogy több szállítótól kapjunk fair ajánlatot. Ez előnyös a megrendelő számára, mivel lehetősége van több opciót megvizsgálni, és a legjobb szállítót kiválasztani.

3. Kockázatmenedzsment:

A projekt követelményeinek és az értékelési kritériumoknak a világos meghatározásával a megrendelő előre tudja kezelni a potenciális kockázatokat. Ez növeli a projekt sikerének esélyét.

Az RFP folyamat

1. Az RFP elkészítése:

• Meghatározzuk a projekt követelményeit, és elkészítjük az RFP dokumentumot. Az RFP-t belsőleg felülvizsgálják és jóváhagyják, majd elkészül a végleges RFP.

2. Az RFP terjesztése:

• Szétküldjük az RFP-t a potenciális szállítóknak. Általában e-mailben, weboldalon való közzététellel, nyílt pályázati felhívással stb. történik.

3. Az ajánlatok beérkezése:

• A szállítóktól kapjuk az ajánlatokat. Az ajánlatokat a benyújtási útmutatóban meghatározott formátumban és tartalommal kell elkészíteni.

4. Az ajánlatok értékelése:

• Az értékelési kritériumok alapján elbíráljuk a beérkezett ajánlatokat. Összefoglalóan megvizsgáljuk az árat, a technológiai kompetenciát, a tapasztalatot, a határidők betartását stb.

5. Tárgyalás és szerződéskötés:

• Tárgyalást folytatunk a végső jelöltekkel, és megállapodunk a szerződés feltételeiről. A tárgyalások lezárása után szerződést kötünk, és megkezdődik a projekt.

Az RFP példája

Projekt összefoglaló

• Projekt neve: Új weboldal létrehozása
• Cél: A felhasználói élmény javítása és az online értékesítés növelése

Részletes követelmények

• Funkciók: Felhasználói bejelentkezés, termékkeresés, online fizetés, adminisztrátori felület
• Tervezés: Mobilbarát, a márkaidentitást tükröző design

Ajánlat benyújtási útmutató

• Benyújtás formátuma: PDF fájl
• Benyújtás határideje: 2024. június 30.

Értékelési kritériumok

• Technológiai kompetencia: 40%
• Ár: 30%
• Tapasztalat: 20%
• Határidők betartása: 10%

Projekt menetrend

• Az RFP terjesztése: 2024. május 1.
• Az ajánlatok beérkezésének határideje: 2024. június 30.
• A végső kiválasztás bejelentése: 2024. július 15.

Költségvetés

• Költségvetési tartomány: 50.000.000 - 70.000.000 Ft

Következtetés

Az RFP fontos dokumentum a projekt sikeres megvalósításához. A megrendelő számára lehetővé teszi a világos követelmények közlését és a legjobb szállító kiválasztását. A sikeres RFP elkészítéséhez világos célok meghatározására, a konkrét követelmények meghatározására és a fair értékelési kritériumok kialakítására van szükség. Az RFP-folyamat segít a projekt kockázatának kezelésében és a legjobb eredmények elérésében.

❗További hasznos információk

Bár az RFP kézhezvétele előtt általában találkozunk a megrendelővel, és megtárgyaljuk a témát, nem mindig azonos az RFP tartalma a megbeszéltekkel. Előfordulhat, hogy a felhőalapú kiszolgálóról való megvalósításról való korábbi megállapodás ellenére hirtelen változnak a dolgok, és a megrendelő kéri, hogy a céges kiszolgálón telepítsük a szoftvert. Ezért nem szabad feltételezni, hogy minden, ami megbeszélésre került, automatikusan szerepel az RFP-ben. Alaposan át kell olvasni az RFP-t, és ha bármilyen kérdésünk van, fel kell venni a kapcsolatot a megrendelővel. Csak az RFP alapos megismerése és a felmerülő kérdések tisztázása után dönthetünk az ajánlattételről, és készíthetünk ajánlatot.