Mi az RFP (ajánlatkérő dokumentum)?

Az RFP (Ajánlatkérés) egy adott projekt vagy szolgáltatásra vonatkozó ajánlatkérő dokumentumot jelent. Ez egy olyan dokumentum, amelyben a szervezet egy külső beszállítónak vagy szolgáltatónak ismerteti a projektet, és felkéri őket, hogy nyújtsanak be egy részletes ajánlatot. Az RFP-t elsősorban vállalatok, kormányzati szervek és nonprofit szervezetek használják, és segít a projekt céljainak, követelményeinek és értékelési kritériumainak egyértelmű meghatározásában, így elősegíti a legmegfelelőbb beszállító kiválasztását. Általában az ajánlatkérő levélben kérik, hogy a mellékelt dokumentumokat is vegyék figyelembe a pályázat megfontolása során.

Az RFP-t kapó vállalat eldöntheti, hogy pályázik-e vagy sem, és ha pályázik, akkor egy ajánlattevő dokumentumot és egy árajánlatot kell benyújtania. Általában 1-2 hetes határidőt szoktak adni.

Üzleti beszélgetés példa

• Megrendelő: Elkészítjük az RFP-t, és legkésőbb jövő héten átadjuk Önöknek.
• Fejlesztő: Akkor az RFP átvétele után meddig kell benyújtani az ajánlatot és az árajánlatot?
• Megrendelő: Az RFP átadása után 2 héttel kérjük, hogy küldjék el a dokumentumokat és az árajánlatot a pályázathoz.
• Fejlesztő: Rendben. Megértettem.

Ez az ajánlatkérés részletesen ismerteti a megrendelő által létrehozni kívánt projekt funkcióit, de nem szabad feltételezni, hogy minden funkció 100%-ban benne van. Első látásra magától értetődőnek tűnő dolgok, mint például a személyes adatok kezelése vagy az egyszerű funkciók is hiányozhatnak az RFP-ből. Ezért az RFP átvétele után is alaposan át kell nézni, hogy nincs-e hiányzó rész, és ha van, akkor érdeklődni kell, hogy a megrendelő valóban nem kívánja-e ezeket a részeket.

Az RFP küldésekor is kérdezhetünk bármit, ha van, ne féljünk kérdezni!

Ezután az RFP alapján elkészíthetjük és elküldhetjük az árajánlatot. Ha a megrendelő számára váratlan funkciókat vagy javaslatokat is tartalmazunk, akkor nagyobb az esélyünk a sikeres pályázatra. Azonban az ár is része az értékelési kritériumoknak, ezért nem célszerű túlságosan magas árat kérni.

Az RFP főbb elemei

1. Projekt áttekintés:

Röviden ismerteti a projekt célját és célkitűzéseit. Ezáltal az ajánlattevők megérthetik a projekt hátterét és szükségességét.

2. Részletes követelmények:

Meghatározza a projekt konkrét követelményeit és a várt eredményeket. Tartalmazhatja a műszaki specifikációkat, a funkcionális követelményeket és a teljesítményszinteket.

3. Ajánlat benyújtási útmutató:

Utasításokat ad az ajánlat elkészítéséhez és benyújtásához. Egyértelműen meghatározza a formátumot, a terjedelmet, a benyújtási határidőt és a szükséges dokumentumokat.

4. Értékelési kritériumok:

Ismerteti az ajánlatok értékeléséhez használt kritériumokat. Tartalmazhatja az árat, a minőséget, a tapasztalatot, a technológiai képességeket és a határidők betartását.

5. Projekt ütemterv:

Meghatározza a projekt főbb időpontjait és mérföldköveit. Tartalmazza a kezdőnapot, a befejezési dátumot és a közbenső ellenőrzési időpontokat, hogy az ajánlattevők a határidőknek megfelelően készíthessenek terveket.

6. Költségvetés:

Meghatározza a projekt költségvetését. Ez segít az ajánlattevőknek a reális költségek kiszámításában és az ajánlat elkészítésében.

Az RFP készítésének jelentősége

1. Egyértelmű kommunikáció:

Az RFP egy olyan eszköz, amellyel a megbízó egyértelműen közölheti a projekttel kapcsolatos elvárásait és igényeit. Ez csökkenti a félreértések számát, és lehetővé teszi a beszállítók számára, hogy pontos ajánlatot tegyenek.

2. Tiszta verseny:

Az RFP lehetőséget biztosít a megbízónak, hogy több beszállítótól is kapjon ajánlatot. Ez előnyös a megbízó számára, mert több lehetőséget tud értékelni, és kiválaszthatja a legmegfelelőbb beszállítót.

3. Kockázatkezelés:

A projekt követelményeinek és értékelési kritériumainak egyértelmű meghatározásával a megbízó előre tudja kezelni a lehetséges kockázatokat. Ez növeli a projekt sikerének esélyét.

Az RFP folyamata

1. RFP előkészítés:

• Meghatározzák a projekt követelményeit, és elkészítik az RFP dokumentumot. Belső felülvizsgálat és jóváhagyás után véglegesítik az RFP-t.

2. RFP terjesztés:

• Az RFP-t eljuttatják a potenciális beszállítókhoz. Általában e-mailben, weboldalon keresztül vagy nyilvános pályázati felhívás útján történik a terjesztés.

3. Ajánlatok beérkezése:

• Fogadják a beszállítóktól az ajánlatokat. Az ajánlatoknak a benyújtási útmutatóban meghatározottaknak megfelelően kell készülniük formailag és tartalmilag.

4. Ajánlatok értékelése:

• Az értékelési kritériumok alapján értékelik a beérkezett ajánlatokat. Összehasonlítják az árat, a technológiai képességeket, a tapasztalatot és a határidők betartását.

5. Tárgyalás és szerződéskötés:

• Tárgyalásokat folytatnak a végső jelöltekkel, és megállapítják a szerződés feltételeit. A tárgyalások lezárulta után aláírják a szerződést, és megkezdik a projektet.

RFP példa

Projekt áttekintés

• Projekt neve: Új weboldal létrehozása
• Cél: Felhasználói élmény javítása és az online értékesítés növelése

Részletes követelmények

• Funkciók: Felhasználói bejelentkezés, termékkeresés, online fizetés, adminisztrátori felület
• Tervezés: Mobilbarát kialakítás, márkaazonosság tükröződése

Ajánlat benyújtási útmutató

• Benyújtási formátum: PDF fájl
• Benyújtási határidő: 2024. június 30.

Értékelési kritériumok

• Technológiai képességek: 40%
• Ár: 30%
• Tapasztalat: 20%
• Határidők betartása: 10%

Projekt ütemterv

• RFP terjesztés: 2024. május 1.
• Ajánlatok benyújtási határideje: 2024. június 30.
• Végső döntés kihirdetése: 2024. július 15.

Költségvetés

• Költségvetési keret: 5 000 000 – 7 000 000 Ft

Következtetés

Az RFP egy fontos dokumentum a projekt sikeres végrehajtásához. Segítségével a megbízó egyértelműen közölheti az igényeit, és kiválaszthatja a legmegfelelőbb beszállítót. A sikeres RFP készítéséhez egyértelmű célok meghatározása, konkrét követelmények megfogalmazása és tisztességes értékelési kritériumok megállapítása szükséges. Az RFP folyamat segítségével kezelhetjük a projekt kockázatait, és elérhetjük a legjobb eredményeket.

❗Érdemes tudni

Bár az RFP kérése előtt általában egyeztetések is zajlanak, az RFP-ben nem feltétlenül szerepelnek ugyanazok a dolgok, mint amikről a megbeszéléseken szó volt. Előfordulhat, hogy a felhőalapú szerveren történő futtatásról volt szó, de hirtelen megváltozik a helyzet, és a vállalati szerverre kell telepíteni. Ezért nem szabad feltételezni, hogy a korábbi megbeszélések alapján biztosan lesz pályázat, az RFP-t alaposan át kell olvasni, és ha nem értünk valamit, akkor érdeklődni kell. Csak miután eldöntöttük, hogy pályázunk, kezdjük el elkészíteni az ajánlatunkat.