Riwayat Obrolan DM Slack, Kapan Bisa Diakses?

Apakah Pesan Langsung (DM) di Slack Dapat Diakses? Fakta yang Perlu Diketahui oleh Administrator

Pada awal tahun ini (2024), tepatnya sekitar bulan Mei, CEO BoDeum Company, Kang Hyung-wook, terlibat kontroversi karena diduga telah mengakses percakapan karyawan secara tidak sah. Platform pesan yang digunakan saat itu disebut-sebut adalah Naver Works. Insiden ini membuat banyak orang penasaran tentang apakah isi percakapan dalam aplikasi kolaborasi dapat diakses atau tidak.

Jadi, bagi kita yang menggunakan Slack, perlu kita periksa apakah isi percakapan 1:1 dapat diakses oleh administrator atau pemilik perusahaan, bukan? Berikut ini adalah ringkasan tentang kemungkinan dan ketentuannya.

Apakah DM Dapat Diakses di Slack?

Di Slack, administrator atau pemilik perusahaan tidak dapat langsung mengakses percakapan 1:1 (DM) karyawan. Hal ini karena ada pembatasan ketat sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi dan peraturan terkait lainnya. Artinya, kecuali dalam situasi tertentu, isi percakapan tidak dapat diakses secara sembarangan.

Lalu, apa saja 'situasi tertentu' yang memungkinkan akses tersebut? Berikut ini adalah penjelasannya.

Situasi yang Memungkinkan Akses

Ketika Perlindungan Aset Perusahaan Diperlukan

• Kecurigaan Kebocoran Informasi Rahasia: Ketika karyawan diduga atau terbukti telah membocorkan informasi rahasia perusahaan ke pihak luar.
• Perlindungan Rahasia Dagang: Ketika diperlukan untuk melindungi rahasia dagang atau hak kekayaan intelektual perusahaan.

Ketika Terjadi Masalah Hukum atau Gugatan

• Perselisihan Hukum: Ketika terjadi perselisihan hukum antara karyawan dan perusahaan, atau ketika proses hukum terkait tindakan karyawan sedang berlangsung.
• Permintaan Hukum: Ketika badan penegak hukum atau pengadilan meminta perusahaan untuk memberikan catatan percakapan sesuai dengan proses hukum.

Selama Audit Internal atau Investigasi

• Investigasi Internal: Ketika terjadi pelanggaran, kerugian finansial, atau hal lain yang memerlukan investigasi di dalam perusahaan.
• Pelanggaran Etika: Ketika karyawan diduga melanggar kode etik perusahaan atau pedoman perilaku.

Ketika Diperlukan untuk Kebutuhan Kerja

• Pengalihan Tugas: Ketika karyawan tiba-tiba mengundurkan diri atau berhalangan hadir dalam waktu lama sehingga diperlukan pengalihan tugas.
• Konfirmasi Tanggung Jawab: Ketika diperlukan untuk memperjelas tanggung jawab karyawan dalam proyek atau tugas tertentu.

Ketika Terjadi Masalah Keamanan

• Pelanggaran Keamanan: Ketika karyawan melanggar kebijakan keamanan IT perusahaan dengan mengakses sistem secara ilegal atau menimbulkan ancaman terhadap keamanan.
• Penyebaran Malware: Ketika ada indikasi bahwa malware atau virus disebar melalui platform pesan.

Alasan Lain

• Pencemaran Nama Baik dan Pelecehan Seksual: Ketika ada laporan tentang pencemaran nama baik, pelecehan seksual, atau penggunaan bahasa yang bersifat kekerasan terhadap karyawan lain atau pihak ketiga melalui platform pesan.

Bagaimana Cara Mengaksesnya?

Meskipun memenuhi syarat di atas, administrator atau pemilik perusahaan tidak dapat langsung mengakses isi percakapan. Mereka memerlukan perintah pengadilan atau persetujuan tertulis yang jelas dari karyawan. Misalnya, dalam kasus email Google, Departemen Kehakiman Amerika Serikat pernah meminta Google untuk menyerahkan data email karena alasan hukum, seperti pencegahan kebocoran informasi. Slack juga hanya memungkinkan akses terhadap catatan percakapan dalam situasi yang serupa.

Peran Administrator di Slack

Slack secara luas digunakan sebagai alat untuk memaksimalkan efisiensi kolaborasi, tetapi platform ini juga sangat memperhatikan privasi individu. Administrator harus memahami kebijakan ini dengan baik dan mematuhi kebijakan perusahaan agar karyawan dapat bekerja dengan tenang dan nyaman.

Saat menggunakan Slack, penting untuk memahami ketentuan akses ini guna mencegah kesalahpahaman dan masalah yang tidak diinginkan.