Di Slack, administrator tidak dapat sembarangan mengakses riwayat obrolan DM karyawan, dan hanya dapat mengaksesnya melalui perintah pengadilan atau persetujuan karyawan dalam situasi tertentu seperti perlindungan aset perusahaan, masalah hukum, atau investigasi internal.
Akses juga dapat diberikan untuk tujuan pencegahan kebocoran informasi rahasia, perlindungan rahasia dagang, atau penyerahan pekerjaan, tetapi harus melalui proses yang sah dan Slack sangat memperhatikan perlindungan privasi.
Administrator harus mematuhi kebijakan privasi Slack untuk menciptakan lingkungan kerja yang memungkinkan karyawan merasa aman dan fokus pada pekerjaan mereka.
Apakah Pesan Langsung (DM) di Slack Dapat Diakses? Fakta yang Perlu Diketahui oleh Administrator
Pada awal tahun ini (2024), tepatnya sekitar bulan Mei, CEO BoDeum Company, Kang Hyung-wook, terlibat kontroversi karena diduga telah mengakses percakapan karyawan secara tidak sah. Platform pesan yang digunakan saat itu disebut-sebut adalah Naver Works. Insiden ini membuat banyak orang penasaran tentang apakah isi percakapan dalam aplikasi kolaborasi dapat diakses atau tidak.
Jadi, bagi kita yang menggunakan Slack, perlu kita periksa apakah isi percakapan 1:1 dapat diakses oleh administrator atau pemilik perusahaan, bukan? Berikut ini adalah ringkasan tentang kemungkinan dan ketentuannya.
Apakah DM Dapat Diakses di Slack?
Di Slack, administrator atau pemilik perusahaan tidak dapat langsung mengakses percakapan 1:1 (DM) karyawan. Hal ini karena ada pembatasan ketat sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi dan peraturan terkait lainnya. Artinya, kecuali dalam situasi tertentu, isi percakapan tidak dapat diakses secara sembarangan.
Lalu, apa saja 'situasi tertentu' yang memungkinkan akses tersebut? Berikut ini adalah penjelasannya.
Situasi yang Memungkinkan Akses
Ketika Perlindungan Aset Perusahaan Diperlukan
Kecurigaan Kebocoran Informasi Rahasia: Ketika karyawan diduga atau terbukti telah membocorkan informasi rahasia perusahaan ke pihak luar.
Perlindungan Rahasia Dagang: Ketika diperlukan untuk melindungi rahasia dagang atau hak kekayaan intelektual perusahaan.
Ketika Terjadi Masalah Hukum atau Gugatan
Perselisihan Hukum: Ketika terjadi perselisihan hukum antara karyawan dan perusahaan, atau ketika proses hukum terkait tindakan karyawan sedang berlangsung.
Permintaan Hukum: Ketika badan penegak hukum atau pengadilan meminta perusahaan untuk memberikan catatan percakapan sesuai dengan proses hukum.
Selama Audit Internal atau Investigasi
Investigasi Internal: Ketika terjadi pelanggaran, kerugian finansial, atau hal lain yang memerlukan investigasi di dalam perusahaan.
Pelanggaran Etika: Ketika karyawan diduga melanggar kode etik perusahaan atau pedoman perilaku.
Ketika Diperlukan untuk Kebutuhan Kerja
Pengalihan Tugas: Ketika karyawan tiba-tiba mengundurkan diri atau berhalangan hadir dalam waktu lama sehingga diperlukan pengalihan tugas.
Konfirmasi Tanggung Jawab: Ketika diperlukan untuk memperjelas tanggung jawab karyawan dalam proyek atau tugas tertentu.
Ketika Terjadi Masalah Keamanan
Pelanggaran Keamanan: Ketika karyawan melanggar kebijakan keamanan IT perusahaan dengan mengakses sistem secara ilegal atau menimbulkan ancaman terhadap keamanan.
Penyebaran Malware: Ketika ada indikasi bahwa malware atau virus disebar melalui platform pesan.
Alasan Lain
Pencemaran Nama Baik dan Pelecehan Seksual: Ketika ada laporan tentang pencemaran nama baik, pelecehan seksual, atau penggunaan bahasa yang bersifat kekerasan terhadap karyawan lain atau pihak ketiga melalui platform pesan.
Bagaimana Cara Mengaksesnya?
Meskipun memenuhi syarat di atas, administrator atau pemilik perusahaan tidak dapat langsung mengakses isi percakapan. Mereka memerlukan perintah pengadilan atau persetujuan tertulis yang jelas dari karyawan. Misalnya, dalam kasus email Google, Departemen Kehakiman Amerika Serikat pernah meminta Google untuk menyerahkan data email karena alasan hukum, seperti pencegahan kebocoran informasi. Slack juga hanya memungkinkan akses terhadap catatan percakapan dalam situasi yang serupa.
Peran Administrator di Slack
Slack secara luas digunakan sebagai alat untuk memaksimalkan efisiensi kolaborasi, tetapi platform ini juga sangat memperhatikan privasi individu. Administrator harus memahami kebijakan ini dengan baik dan mematuhi kebijakan perusahaan agar karyawan dapat bekerja dengan tenang dan nyaman.
Saat menggunakan Slack, penting untuk memahami ketentuan akses ini guna mencegah kesalahpahaman dan masalah yang tidak diinginkan.