Untuk mengelola saluran Slack secara efektif, sebaiknya klasifikasikan berbagai saluran (umum, pengumuman, berdasarkan departemen, proyek, notifikasi, dll.) sesuai dengan layanan dan budaya perusahaan.
Penamaan saluran harus mengikuti aturan berdasarkan fungsi, seperti tim/proyek/notifikasi/pertanyaan/permintaan/outsource, dan gunakan singkatan nama perusahaan untuk membuatnya jelas dan konsisten.
Jenis saluran dapat diubah menjadi publik/pribadi, dan lingkungan kolaborasi dapat dioptimalkan dengan menambahkan/menghapus/mengatur bagian saluran sesuai kebutuhan.
Mengelola Saluran di Slack (Slack), Alat Kolaborasi
Jika Anda baru pertama kali menggunakan alat kolaborasi atau pesan internal, mungkin akan terasa asing. Saya sendiri telah menggunakan Slack sejak tahun 2015 (bahkan saat itu belum ada versi bahasa Indonesia...), sehingga saya merasa sangat terbiasa. Meskipun saya membayangkan saluran seperti Battle.net di StarCraft, struktur Slack tampak rumit.
Namun, setelah bertahun-tahun menggunakannya, sekarang sudah teratur. Sebagai informasi, (PT) Mimpi Anak Muda mengelola lebih dari 40 saluran. Tentu saja, frekuensi penggunaannya bervariasi.
Jadi, silakan anggap ini sebagai referensi untuk cara terbaik menggunakannya. Karena cara penggunaan Slack bisa berbeda-beda tergantung pada model bisnis, layanan, atau budaya perusahaan, cukup gunakan sebagai referensi saja.
Syarat Penggunaan
Disediakan secara default (Versi gratis dapat digunakan)
Tips Pengklasifikasian Saluran Slack
Harap perhatikan bahwa hal ini dapat bervariasi tergantung pada bentuk layanan dan budaya perusahaan.
1. Mengoperasikan ruang 'Obrolan Umum' yang dapat dilihat oleh semua orang.
2. Mengoperasikan ruang 'Pengumuman' yang secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada semua orang.
3. Membuat saluran publik untuk setiap departemen.
Departemen lain dapat berkomunikasi dengan departemen terkait melalui saluran ini.
Diskusi tentang proyek dilakukan di ruang proyek, dan jika batasannya kabur, komunikasi dapat dilakukan di sini.
Komunikasi kerja yang memerlukan diskusi terbuka dilakukan di sini.
Alasan mengapa pertanyaan dan jawaban dilakukan secara terbuka adalah agar karyawan lain dapat merujuknya, dan jika ada yang salah, dapat langsung dikoreksi.
4. Membuat saluran pribadi untuk setiap departemen.
Komunikasi dilakukan di sini jika hanya anggota departemen yang perlu berkomunikasi.
Komunikasi yang tidak ingin dibagikan dengan tim lain atau komunikasi internal yang diperlukan (seperti memutuskan lokasi makan malam tim) dilakukan di sini.
Tidak perlu dibuat jika tidak diperlukan, karena kepala departemen yang akan membuatnya.
5. Membuat saluran untuk setiap proyek.
6. Membuat saluran untuk notifikasi.
Tentang Penamaan Saluran
Hal ini ternyata sangat penting. Jika Anda membaginya berdasarkan Tim Perencanaan/Tim Pengembangan/Tim Penjualan, dan seterusnya, maka saat diurutkan secara alfabetis, hasilnya akan berantakan. Meskipun Anda dapat memisahkannya menggunakan bagian, anggota baru yang bergabung dengan saluran dapat merasa bingung saat melihat daftar saluran yang berantakan.
Oleh karena itu, sebaiknya lakukan pengurutan dasar terlebih dahulu, lalu setiap orang mengelompokkannya menggunakan bagian.
Nama Saluran Berdasarkan Fungsinya
1. Saat membagi berdasarkan tim atau departemen, nama perusahaan diletakkan di depan.
Jika terlalu panjang, nama saluran mungkin tidak terlihat, jadi kami menggunakan singkatan.
Kami menggunakan kata 'MimpiAnakMuda'.
Contoh) 'MimpiAnakMuda-Perencanaan', 'MimpiAnakMuda-Desain', 'MimpiAnakMuda-ObrolanUmum', 'MimpiAnakMuda-Pengumuman'. Karena spasi tidak diperbolehkan, kami menggunakan garis bawah.
2. Untuk setiap proyek, kami menambahkan kata 'Proyek' di depan.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, nama saluran tidak boleh terlalu panjang. Jadi, kami menggunakan kata 'Proj'.
Contoh) 'Proj-Turing', 'Proj-Cafe24' seperti ini.
3. Untuk saluran yang mengirimkan notifikasi melalui Slack yang dikembangkan oleh tim pengembangan, kami menambahkan kata 'Notifikasi' di depan.
Contoh) 'Notifikasi-PertanyaanSitusWeb', 'Notifikasi-ReservasiRuangRapat', 'Notifikasi-BerbagiJadwal' seperti ini.
4. Ada juga kasus di mana pertanyaan diajukan atau permintaan dibuat. Misalnya, Tim Perencanaan mengajukan pertanyaan kepada Tim Pengembangan, atau membuat permintaan kepada Tim Desain atau Tim Pemasaran. Dalam kasus ini, kami menambahkan kata 'Pertanyaan' atau 'Permintaan' di depan.
Contoh) 'Pertanyaan-TimPengembangan', 'Permintaan-TimDesain' seperti ini.
5. Mimpi Anak Muda sering membuat chatbot eksternal, sehingga jika banyak komunikasi yang diperlukan, kami memutuskan untuk menambahkan kata 'Eksternal' di depan.
Contoh) 'Eksternal-KantorPajak', 'Eksternal-Samsung' seperti ini, bukan?!
6. Meskipun ruang rahasia ditentukan oleh masing-masing individu, nama depannya sama, dan kata 'pribadi' ditambahkan di belakang untuk mencegah kesalahan.
Seperti yang ditunjukkan di bawah ini, saluran pribadi ditampilkan dengan ikon yang berbeda, dan hanya anggota yang diundang yang dapat membaca postingan di saluran tersebut.
Ikon gembok menunjukkan saluran pribadi.
Informasi Tambahan
Anda dapat mengubah saluran publik menjadi saluran pribadi.
Anda juga dapat mengubah saluran pribadi menjadi saluran publik (sebelumnya tidak bisa, tapi sekarang sudah bisa).
Untuk penjelasan lebih lanjut tentang privasi saluran, silakan lihat postingan lain.
Untuk penjelasan lebih lanjut tentang penghapusan saluran, silakan lihat postingan lain.
Untuk penjelasan lebih lanjut tentang pengorganisasian menggunakan bagian di saluran, silakan lihat postingan lain.
Untuk penjelasan lebih lanjut tentang manajemen dan cara penggunaan saluran pengumuman, silakan lihat postingan lain.
Penggunaan Slack untuk mengelola komunitas akan dibahas dalam postingan lain. (belum ditulis)