Etika Komunikasi di Slack: Ini Beberapa Hal Penting!

Etika Menggunakan Slack (Slack) di Tempat Kerja

Saat menggunakan Slack di kantor, mengingat banyak anggota perusahaan yang menggunakannya bersamaan, kita perlu menggunakannya dengan sopan santun. Saya ingat pernah membaca artikel tentang budaya penggunaan Slack di Jepang, yang katanya sangat ketat. Pokoknya, di kantor pun kita perlu berkomunikasi dengan mengikuti aturan tertentu agar lebih efisien dan menunjukkan rasa hormat kepada orang lain, bukan begitu?!

​

Sebagai catatan, urutan isi artikel ini tidak menunjukkan prioritas. Semuanya penting, jadi saya sarankan untuk membacanya dengan teliti!

1. Saat Mem-mention di Slack

Saat mem-mention di Slack, sebaiknya tulis penerima di depan dan orang yang perlu diberi tahu (cc) di belakang.

Dengan membedakan seperti ini, kita dapat memandu siapa yang harus menjawab dan siapa yang perlu konfirmasi, sehingga mengurangi konfirmasi yang berlebihan dan beban kerja.

Jangan mention orang yang tidak terkait. Selain itu, penting juga untuk tidak terlalu sering menggunakan @here, @channel, dan @everyone.

Hampir sama dengan etika email.

2. Membalas Emoticon 'Terbaca'

Slack tidak menampilkan jumlah orang yang belum membaca pesan seperti KakaoTalk. Ini karena Slack lebih banyak digunakan untuk percakapan grup, bukan satu lawan satu. Oleh karena itu, sulit untuk mengetahui apakah pesan telah dibaca oleh lawan bicara. Jadi, sebaiknya balas pesan dengan cepat jika sudah membaca. Membalas dengan 'Ya', 'Sudah dibaca. Sebentar ya' pun membutuhkan usaha, oleh karena itu gunakan emoticon yang sering digunakanjuga merupakan salah satu cara.

Tentu saja, jika emoticon 'terbaca' muncul, kita harus memahami artinya sebagai 'sudah dibaca', dan bukan berarti 'Ya. Lakukanlah seperti itu', atau 'Saya setuju'.

​

3. Jangan Mengharapkan Balasan Cepat

Terkadang kita bisa membalas dengan cepat, tetapi terkadang kita perlu waktu untuk berpikir atau membaca pesan dengan saksama sebelum membalas. Pertanyaan Anda mungkin sangat penting, tetapi orang yang menerima pertanyaan mungkin sedang berkonsentrasi pada pekerjaan atau sedang menangani sesuatu yang sangat mendesak.

Oleh karena itu, penting untuk bersabar.

​

4. Membalas Walaupun Singkat

Orang yang bertanya mungkin sedang menunggu. Seperti yang telah disebutkan di atas, jangan berharap balasan cepat, tetapi ada juga kasus yang perlu ditangani dengan segera. Jika Anda memerlukan waktu untuk berpikir atau memeriksa setelah menerima pesan, sebaiknya balas terlebih dahulu.

"Sebentar ya. Saya sedang rapat.", "Akan saya periksa dan balas dalam waktu 20 menit.", "Sebentar ya. Saya sedang mengerjakan tugas lain, akan saya balas dalam waktu 15 menit." Memberikan tawaran spesifik seperti ini adalah bentuk perhatian kepada orang lain.

Tentu saja, jika Anda dapat membalas dalam waktu 5 menit, mengklik emoticon 'terbaca' juga bisa menjadi pilihan.

5. Sampaikan Pesan Pertama Secara Lengkap

Sebaiknya sampaikan pesan pertama secara lengkap dan mencakup poin-poin penting. Membagi pesan menjadi beberapa bagian akan membuat orang lain merasa lelah menunggu pesan berikutnya.

Selain itu, hal ini juga menghemat waktu orang lain.

Tentu saja, setelah percakapan dimulai, Anda dapat membagi pesan sesuai situasi. (Karena setelah itu sudah menjadi percakapan. Pesan pertama adalah untuk menyampaikan topik.)

6. Gunakan Panggilan Video atau Telepon Jika Komunikasi Sulit

Bisa saja terjadi kesulitan komunikasi melalui teks. Kita semua tahu bahwa jika tidak ada intonasi dalam percakapan, terkadang sulit untuk memahami isi pesan. Dalam hal ini, sebaiknya gunakan panggilan video melalui Slack atau telepon untuk menyelesaikan masalah. Ada juga situasi yang perlu ditangani dengan cepat.

​

7. Manfaatkan Percakapan Saluran

Sebaiknya lakukan percakapan di saluran publik.

Di saluran publik, terkadang ada kasus di mana orang lain mengetahui informasi yang sebelumnya tidak mereka ketahui, meskipun mereka tidak ikut menyebutkan pertanyaan tersebut. Jika jawabannya salah, orang lain dapat memperbaikinya. Oleh karena itu, kecuali jika memang diperlukan kerahasiaan (untuk menjaga keamanan), sebaiknya lakukan percakapan kerja melalui saluran publik. Dengan begitu, kita dapat mengurangi pertanyaan yang berulang dan meningkatkan efisiensi kerja.

​

Oleh karena itu, penting untuk melakukan percakapan sesuai dengan tujuan masing-masing saluran, dan penting untuk membuat dan mengelola saluran dengan baik untuk setiap proyek.

Jadi pentingnya pengelolaan salurantidak akan berlebihan untuk menekankannya lagi.

​

8. Manfaatkan Fitur Thread

Tidak baik jika terus menerus ada postingan dengan satu topik dalam satu percakapan. Ini karena sulit untuk mencari topik dan membingungkan apakah itu percakapan yang sesuai dengan topik atau tidak. Oleh karena itu, sebaiknya gunakan fitur komentar (thread) untuk bertukar pendapat setelah memposting topik. Selain itu, jika sudah di-mention di awal, Anda tidak perlu mention lagi di thread selanjutnya. Jika Anda sudah memberi komentar di thread utama, Anda akan di-mention secara otomatis. ([Aktivitas Saya] akan menampilkannya)

9. Mengambil Link Percakapan dari Saluran Lain

Anda dapat mengambil postingan dari saluran lain saat sedang melakukan percakapan di saluran lain.

Saat melakukan percakapan di saluran yang sesuai dengan tujuannya, terkadang ada kasus di mana semakin banyak orang yang terlibat dan percakapan meluas. Terkadang topiknya meluas ke proyek lain. Dalam hal ini, akan sulit untuk mendiskusikan dari awal di saluran lain, jadi gunakan fitur mengambil postingan tersebut. Dengan mengambil postingan utama, orang yang tidak tahu isinya dapat melihat isi percakapan dengan mengklik tautan tersebut.

Inilah mengapa percakapan menggunakan thread sangat penting.

Cara mengambil link adalah sebagai berikut.

1. Arahkan kursor ke postingan yang ingin Anda salin.

2. Klik tombol tiga titik.

3. Klik tombol [Salin Tautan].

4. Tekan Ctrl+V untuk menempelkan di postingan yang ingin Anda tempel, tulis pesan yang ingin Anda tulis, lalu kirim.

Informasi Tambahan

"Sopan santun membentuk karakter seseorang", bukan? Selain poin-poin di atas, jika Anda menjaga sopan santun dasar dalam berkomunikasi, Anda akan dapat bekerja lebih efisien dan nyaman.