Strumenti di collaborazione Slack: quando è possibile visualizzare le conversazioni DM?

È possibile visualizzare i messaggi diretti (DM) su Slack? Cosa devono sapere gli amministratori

All'inizio di quest'anno (2024), a maggio, si è verificata una controversia riguardante Kang Hyung-wook, CEO di Bodeum Company, accusato di aver visualizzato illegalmente le conversazioni dei suoi dipendenti tramite un'applicazione di messaggistica. L'applicazione in questione era Naver Works. A seguito di questo incidente, molte persone si sono chieste se fosse possibile visualizzare la cronologia delle conversazioni negli strumenti di collaborazione.

Pertanto, coloro che utilizzano Slack devono verificare se i contenuti delle conversazioni 1:1 possono essere visualizzati dall'amministratore o dal proprietario. Di seguito, analizzeremo la possibilità e le condizioni relative alla visualizzazione.

È possibile visualizzare le conversazioni DM su Slack?

Su Slack, gli amministratori o i proprietari non possono visualizzare direttamente le conversazioni 1:1 dei dipendenti (DM). Ciò è dovuto alle severe restrizioni imposte dalle normative sulla protezione dei dati personali e altre leggi pertinenti. In altre parole, a meno che non si verifichino determinate circostanze, il contenuto delle conversazioni non può essere visualizzato liberamente.

Quali sono dunque le 'determinate circostanze' in cui è consentita la visualizzazione? Di seguito sono riportati i casi specifici.

Situazioni in cui la visualizzazione può essere consentita

Quando è necessaria la protezione del patrimonio aziendale

• Sospetto di divulgazione di informazioni riservate: quando un dipendente tenta di divulgare informazioni riservate dell'azienda verso l'esterno o vi sono indizi di una precedente divulgazione.
• Protezione dei segreti commerciali: quando necessario per la protezione dei segreti commerciali o della proprietà intellettuale dell'azienda.

In caso di problemi legali o contenziosi

• Controversie legali: quando si verificano controversie legali tra azienda e dipendente o quando è in corso una procedura legale relativa alle azioni del dipendente.
• Richiesta legale: quando un'agenzia investigativa o un tribunale richiede la fornitura di registrazioni di conversazioni all'azienda in conformità con la procedura legale.

Durante le verifiche o le indagini interne

• Indagine interna: quando si verifica un illecito, una perdita finanziaria o altro all'interno dell'azienda e si ritiene necessario avviare un'indagine.
• Violazione dell'etica: quando si sospetta che un dipendente abbia violato le normative etiche o il codice di condotta aziendale.

Quando necessario per motivi lavorativi

• Passaggio di consegne: quando un dipendente si dimette improvvisamente o è assente per un lungo periodo e necessita di un passaggio di consegne.
• Verifica delle responsabilità: quando necessario per chiarire le responsabilità di un dipendente in relazione a un determinato progetto o attività.

In caso di problemi di sicurezza

• Violazione della sicurezza: quando un dipendente viola le politiche di sicurezza IT aziendale accedendo illegalmente ai sistemi o creando potenziali minacce alla sicurezza.
• Diffusione di malware: quando vi sono indizi che un dipendente stia diffondendo malware o virus tramite l'applicazione di messaggistica.

Altri motivi

• Diffamazione e molestie sessuali: quando viene segnalato che un dipendente ha diffamato altri dipendenti o terzi tramite l'applicazione di messaggistica, o ha utilizzato un linguaggio sessualmente esplicito o violento.

Come è possibile visualizzare le conversazioni?

Anche se le condizioni sopra menzionate sono soddisfatte, l'amministratore o il proprietario non possono visualizzare direttamente il contenuto delle conversazioni. È necessario un ordine del tribunale o un chiaro consenso da parte del dipendente. Ad esempio, nel caso di Gmail, ci sono stati casi in cui il Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti ha richiesto la presentazione di dati per motivi legali e sono state fornite registrazioni di conversazioni per motivi come la divulgazione di informazioni riservate. Analogamente, anche per Slack, la visualizzazione della cronologia delle conversazioni è possibile solo in situazioni simili.

Ruolo dell'amministratore su Slack

Slack è uno strumento ampiamente utilizzato per massimizzare l'efficienza della collaborazione, ma attribuisce grande importanza alla protezione della privacy individuale. Gli amministratori devono comprendere bene queste politiche e rispettare le normative aziendali per garantire che i dipendenti possano svolgere il proprio lavoro in tutta tranquillità.

Quando si utilizza Slack, è importante conoscere queste condizioni di visualizzazione per evitare malintesi o problemi inutili.