Gestione dei canali su Slack, lo strumento di collaborazione

Se si utilizza per la prima volta uno strumento di collaborazione come un messaggistica aziendale, potrebbe non essere facile da capire. Io utilizzo Slack dal 2015 (all'epoca non esisteva nemmeno la versione in italiano...) e mi ci sono trovato molto bene. Certo, all'inizio ho cercato di immaginare i canali come i canali di Battle.net di Starcraft, ma la struttura mi sembrava complessa.

Tuttavia, dopo anni di utilizzo, ora mi sento a mio agio. Per inciso, presso (주)꿈많은청년들 gestiamo oltre 40 canali. Ovviamente, la frequenza di utilizzo varia a seconda del canale.

Quindi, considerate quanto segue come un semplice punto di riferimento. Il modo migliore di utilizzo può variare a seconda del tipo di attività aziendale, del servizio offerto o della cultura aziendale, quindi è meglio limitarsi a prendere spunto.

Condizioni di utilizzo

Disponibile gratuitamente (versione gratuita utilizzabile)

Suggerimenti per la classificazione dei canali Slack

Si prega di notare che questo può variare a seconda del tipo di servizio e della cultura aziendale.

1. Gestire una 'chat generale' accessibile a tutti.

2. Gestire un canale 'Avvisi' in cui tutti ricevono notifiche push obbligatorie.

3. Creare canali pubblici per ogni dipartimento.

Se un altro dipartimento ha bisogno di qualcosa da quel dipartimento, la comunicazione avviene in questo canale.
Le conversazioni relative ai progetti vengono svolte nei canali relativi al progetto e, in caso di confini sfocati, la comunicazione avviene in questo canale.
Le conversazioni aziendali che richiedono una discussione pubblica vengono svolte qui.
Il motivo per cui si chiede e si risponde pubblicamente è che altri dipendenti possono consultare le domande e le risposte e correggere eventuali errori.

4. Creare canali privati per ogni dipartimento.

La comunicazione avviene quando è necessaria una conversazione interna al dipartimento.
La comunicazione avviene quando è necessario condividere informazioni riservate con altri team o quando è necessaria una conversazione interna al team (ad esempio, per decidere dove organizzare un evento aziendale).
Non è necessario crearli se non sono necessari e, comunque, verranno creati dai responsabili di ciascun dipartimento, quindi si occuperanno loro.

5. Creare canali per ogni progetto.

6. Creare canali per le notifiche.

Riguardo al nome dei canali

È più importante di quanto si possa pensare. Se si dividono i canali in Team di pianificazione/Team di sviluppo/Team vendite, ecc., e si ordina in ordine alfabetico, si otterrà un risultato disordinato. Certo, è possibile utilizzare le sezioni per organizzare i canali, ma un nuovo membro del team potrebbe essere confuso vedendo l'elenco dei canali disordinato.

Pertanto, è meglio organizzare in modo basilare i canali e poi suddividerli in gruppi tramite le sezioni.

Denominare i canali in base al loro scopo.

1. Quando si suddivide per team o dipartimento, si aggiunge il nome dell'azienda all'inizio.

Se il nome del canale è troppo lungo, potrebbe non essere facile da vedere, quindi è possibile utilizzare delle abbreviazioni.
Abbiamo deciso di utilizzare la parola '꿈청'.

2. Per i progetti, abbiamo inserito la parola 'Progetto' all'inizio.

Come già detto, non deve essere troppo lungo, quindi abbiamo deciso di utilizzare la parola 'Progetto'.

3. Per i canali in cui il team di sviluppo invia notifiche tramite Slack, abbiamo inserito la parola 'Notifica' all'inizio.

Esempio: 'Notifica-RichiesteSitoWeb', 'Notifica-PrenotazioneSaleRiunioni', 'Notifica-CondivisioneCalendario'.

4. Ci sono anche casi in cui si ricevono domande o richieste. Ad esempio, il team di pianificazione potrebbe chiedere informazioni al team di sviluppo o fare richieste al team di progettazione o al team di marketing. In questi casi, abbiamo inserito la parola 'Domanda' o 'Richiesta' all'inizio.

Esempio: 'Domanda-TeamSviluppo', 'Richiesta-TeamDesign'.

5. (주)꿈많은청년들 crea spesso chatbot esterni, quindi, quando è necessaria una comunicazione frequente, abbiamo deciso di inserire la parola 'Esterno' all'inizio.

Esempio: 'Esterno-AgenziaEntrate', 'Esterno-Samsung'. Come si può vedere!

6. Per le stanze private, ognuno decide, ma abbiamo deciso di mantenere lo stesso nome iniziale e di aggiungere la parola 'private' alla fine, per evitare errori.

Esempio: '꿈청-Pianificazione private', '꿈청-Vendite private'.

Esempi di utilizzo

Come mostrato di seguito, i canali privati hanno un'icona diversa e solo gli utenti invitati possono leggere i messaggi in quel canale.

L'icona del lucchetto indica un canale privato.

Altre informazioni

È possibile modificare un canale pubblico (accessibile a tutti) in un canale privato.

È anche possibile modificare un canale privato in un canale pubblico (accessibile a tutti). (Prima non era possibile, ma ora sì).
Per una spiegazione dettagliata sulla privacy dei canali, consultare un altro articolo.
Per una spiegazione dettagliata sulla cancellazione dei canali, consultare un altro articolo.
Per informazioni su come organizzare i canali utilizzando le sezioni, consultare un altro articolo.
Per informazioni sulla gestione e l'utilizzo del canale Avvisi, consultare un altro articolo.
L'utilizzo di Slack per gestire una community verrà trattato in un altro articolo. (Non ancora scritto)