Cos'è una RFP (richiesta di proposta)?

RFP (Request for Proposal) indica una richiesta di proposta per un determinato progetto o servizio. È un documento con cui un'organizzazione descrive un progetto a fornitori o erogatori di servizi esterni e richiede loro di presentare una proposta dettagliata. Le RFP vengono utilizzate principalmente da aziende, enti governativi e organizzazioni no-profit, e definiscono chiaramente gli obiettivi, i requisiti e i criteri di valutazione del progetto per aiutare a selezionare il fornitore ideale. È comune che venga inviata una richiesta di proposta con la richiesta di prendere in considerazione la partecipazione alla gara d'appalto, facendo riferimento alla documentazione allegata.

L'azienda che riceve la RFP può decidere se partecipare o meno alla gara d'appalto. In caso di partecipazione, dovrà presentare un'offerta insieme a un preventivo. Generalmente, il periodo di tempo concesso è di circa 1-2 settimane.

Esempio di conversazione lavorativa

• Cliente: Le forniremo la RFP entro la prossima settimana.
• Sviluppatore: Dopo aver ricevuto la RFP, entro quando dovremmo fornire l'offerta e il preventivo?
• Cliente: Dopo averle inviato la RFP, dovrà inviarci la documentazione e il preventivo entro 2 settimane per partecipare alla gara d'appalto.
• Sviluppatore: Sì, va bene.

Questa richiesta di proposta descrive in dettaglio le funzionalità del progetto che il cliente desidera creare. Tuttavia, è importante non dare per scontato che contenga tutte le funzionalità al 100%. Alcune informazioni, che potrebbero sembrare ovvie come la gestione dei dati personali o funzionalità semplici, potrebbero non essere incluse nella RFP. Pertanto, anche dopo aver ricevuto la RFP, è necessario esaminarla attentamente per verificare eventuali omissioni e contattare il cliente per chiedere chiarimenti in merito a tali aspetti.

Non esitate a porre domande, poiché la RFP stessa solitamente incoraggia a farlo!

Successivamente, è possibile redigere e inviare il preventivo sulla base della RFP. Includere funzionalità o proposte non previste dal cliente può aumentare le possibilità di successo nella gara d'appalto. Tuttavia, è importante ricordare che il prezzo è uno dei criteri di valutazione, pertanto è sconsigliabile presentare offerte che comportano un aumento eccessivo del costo.

Principali componenti di una RFP

1. Panoramica del progetto:

Fornisce una breve descrizione dello scopo e degli obiettivi del progetto. Ciò consente ai proponenti di comprendere il contesto e la necessità del progetto.

2. Requisiti dettagliati:

Specifica i requisiti specifici del progetto e i risultati attesi. Possono includere specifiche tecniche, requisiti funzionali e standard di prestazioni.

3. Istruzioni per la presentazione della proposta:

Fornisce indicazioni su come redigere e presentare la proposta. Spiega chiaramente il formato, la lunghezza, la scadenza e la documentazione necessaria.

4. Criteri di valutazione:

Descrive i criteri utilizzati per valutare la proposta. Possono includere prezzo, qualità, esperienza, competenze tecniche e rispetto delle scadenze.

5. Calendario del progetto:

Presenta le principali scadenze e tappe del progetto. Include la data di inizio, la data di fine e le date di verifica intermedie, consentendo ai proponenti di pianificare di conseguenza.

6. Budget:

Specifica il budget assegnato al progetto. Ciò aiuta i proponenti a stimare i costi in modo realistico e a preparare la loro proposta.

Importanza della redazione di una RFP

1. Comunicazione chiara:

La RFP è uno strumento che consente al committente di comunicare chiaramente le proprie aspettative e richieste relative al progetto. Ciò aiuta a ridurre i malintesi e consente ai fornitori di presentare offerte precise.

2. Concorrenza equa:

La RFP offre l'opportunità di ricevere offerte da più fornitori in modo equo. Ciò consente al committente di esaminare diverse opzioni e di scegliere il fornitore ideale.

3. Gestione dei rischi:

Definendo chiaramente i requisiti del progetto e i criteri di valutazione, il committente può gestire i potenziali rischi in anticipo. Ciò aumenta la probabilità di successo del progetto.

Processo RFP

1. Preparazione della RFP:

• Definisce i requisiti del progetto e redige il documento RFP. Viene sottoposto a revisione interna e approvazione per poi essere finalizzato.

2. Distribuzione della RFP:

• La RFP viene distribuita ai potenziali fornitori. Solitamente viene distribuita tramite email, pubblicazione sul sito web o bando di gara pubblico.

3. Ricezione delle proposte:

• Vengono raccolte le proposte dai fornitori. Le proposte devono essere redatte in conformità con le istruzioni fornite e devono rispettare il formato e il contenuto richiesti.

4. Valutazione delle proposte:

• Le proposte ricevute vengono valutate in base ai criteri stabiliti. Vengono presi in considerazione aspetti come il prezzo, le competenze tecniche, l'esperienza e il rispetto delle scadenze.

5. Negoziazione e stipula del contratto:

• Si procede alla negoziazione con i candidati finali e si definiscono le condizioni contrattuali. Una volta completata la negoziazione, viene stipulato il contratto e il progetto può iniziare.

Esempio di RFP

Panoramica del progetto

• Nome del progetto: Creazione di un nuovo sito web
• Scopo: Migliorare l'esperienza utente e aumentare le vendite online

Requisiti dettagliati

• Funzionalità: Accesso utente, ricerca prodotti, pagamento online, dashboard amministratore
• Design: Ottimizzazione per dispositivi mobili, riflessione della brand identity

Istruzioni per la presentazione della proposta

• Formato di presentazione: File PDF
• Scadenza: 30 giugno 2024

Criteri di valutazione

• Competenze tecniche: 40%
• Prezzo: 30%
• Esperienza: 20%
• Rispetto delle scadenze: 10%

Calendario del progetto

• Diffusione della RFP: 1 maggio 2024
• Scadenza per la presentazione delle proposte: 30 giugno 2024
• Annuncio della selezione finale: 15 luglio 2024

Budget

• Intervallo di budget: 5.000.000 € - 7.000.000 €

Conclusione

La RFP è un documento fondamentale per la riuscita di un progetto. Consente al committente di comunicare le proprie esigenze in modo chiaro e di selezionare il fornitore più adatto. Per redigere una RFP efficace, è necessario definire obiettivi chiari, specificare i requisiti in modo dettagliato e stabilire criteri di valutazione equi. Il processo RFP consente di gestire i rischi del progetto e di ottenere i migliori risultati possibili.

❗Ulteriori informazioni utili

Sebbene prima della richiesta di RFP si tengano riunioni per discutere del progetto, non è detto che la RFP rifletta esattamente quanto discusso in precedenza. Ad esempio, potrebbe essere stato inizialmente concordato di utilizzare un server cloud, ma successivamente il cliente potrebbe cambiare idea e richiedere l'implementazione su un server aziendale. Pertanto, non è detto che la partecipazione alla gara d'appalto sia obbligatoria solo perché si è discusso di un progetto. È importante leggere attentamente la RFP, porre eventuali domande in caso di dubbi e decidere se partecipare alla gara d'appalto solo dopo aver compreso appieno i requisiti. Solo dopo aver confermato la partecipazione alla gara, si procederà alla redazione dell'offerta.