RFP（提案依頼書）は、特定のプロジェクトやサービスに対する提案の要請書を意味します。これは、組織が外部 サプライヤーやサービスプロバイダーにプロジェクトを説明し、それに 대한 구체적인 제안書を提出するように要求する文書です。RFPは主に 企業、政府機関、非営利団体などが使用し、プロジェクトの目標、要求事項、評価基準などを明確に定義することで、最適なサプライヤーを 選定するのに役立ちます。提案依頼書を提出することで、関連書類を参照して入札を検討するように要請されるのが一般的です。

RFPを受け取った会社は、入札を行うかどうかを決定することができます。入札を行う場合は、関連する提案書と 함께 견적書を提出することになります。 通常、期間は余裕を持って1週間から2週間程度です。

業務会話例

• 顧客企業：RFPを来週までに作成して提出します。
• 開発会社：RFPを受け取った後、いつまでに提案書と見積書を提出すれば良いですか？
• 顧客企業：RFPを提出した後、2週間後に書類と見積書を提出して入札してください。
• 開発会社：はい、わかりました。

この提案依頼書には、顧客企業が作成しようとしているプロジェクトの機能が詳細に記載されていますが、詳細な情報であっても、すべての機能が100％含まれていると信じるべきではありません。一見当然と思われる個人情報の取り扱い、単純な機能などはRFPに含まれていない可能性があり、RFPを受け取っても、抜けている部分がないかを入念に確認し、連絡してその部分を希望していないかどうかを確認する必要があります。

RFPを送信しても、疑問点があれば遠慮なく質問してください！

その後、RFPに基づいて見積書を作成して送付することになります。顧客企業が考えていない機能や提案を一緒に提示できれば、競争入札で成功する可能性が高まるという利点があります。ただし、価格も評価項目に含まれるため、価格が高くなりすぎる提案をすることはお勧めできません。

RFPの主な構成要素

1. プロジェクトの概要:

プロジェクトの目的と目標を簡潔に説明します。これにより、提案者はプロジェクトの背景と必要性を理解することができます。

2. 詳細な要件:

プロジェクトの具体的な要件と期待される成果物を明記します。技術仕様、機能要件、性能基準などを含めることができます。

3. 提案書の提出に関する指示:

提案書の作成と提出に関する指示を提供します。形式、分量、提出期限、必要な書類などを明確に説明します。

4. 評価基準:

提案書を評価するために使用される基準を説明します。価格、品質、経験、技術力、納期遵守などを含めることができます。

5. プロジェクトスケジュール:

プロジェクトの主要なスケジュールとマイルストーンを提示します。開始日、終了日、中間レビューのスケジュールなどを含めて、提案者がスケジュールに合わせて計画を立てられるようにします。

6. 予算:

プロジェクトに割り当てられた予算を明記します。これは、提案者が現実的な費用を算定し、提案書を作成するのに役立ちます。

RFP作成の重要性

1. 明確なコミュニケーション:

RFPは、発注者がプロジェクトに対する期待と要求を明確に伝えることができるツールです。これにより、誤解を減らし、サプライヤーが正確な提案を行うことができるようにします。

2. 公平な競争:

RFPは、複数のサプライヤーから公正に提案を受けられる機会を提供します。これは、発注者がさまざまな選択肢を検討し、最適な サプライヤーを選択するのに有利です。

3. リスク管理:

プロジェクトの要件と評価基準を明確にすることで、発注者は潜在的なリスクを事前に管理することができます。これにより、プロジェクトの 成功の可能性を高めます。

RFPプロセス

1. RFPの準備:

• プロジェクトの要件を定義し、RFP文書を作成します。内部レビューと承認を経て、最終的なRFPを確定します。

2. RFPの配布:

• 潜在的なサプライヤーにRFPを配布します。通常、電子メール、ウェブサイトへの掲載、公募などによって配布されます。

3. 提案書の受領:

• サプライヤーから提案書を受け取ります。提案書は、提出に関する指示に従って形式と内容をきちんと作成する必要があります。

4. 提案書の評価:

• 受け取った提案書を評価基準に基づいて審査します。価格、技術力、経験、納期遵守などを総合的に評価します。

5. 交渉と契約締結:

• 最終候補者と交渉を行い、契約条件を確定します。交渉が完了したら、契約を締結し、プロジェクトを開始します。

RFPの例

プロジェクトの概要

• プロジェクト名：新しいウェブサイトの構築
• 目的：ユーザーエクスペリエンスの向上とオンライン販売の拡大

詳細な要件

• 機能：ユーザーログイン、製品検索、オンライン決済、管理者ダッシュボード
• デザイン：モバイル最適化、ブランドアイデンティティの反映

提案書の提出に関する指示

• 提出形式：PDFファイル
• 提出期限：2024年6月30日

評価基準

• 技術力：40％
• 価格：30％
• 経験：20％
• 納期遵守：10％

プロジェクトスケジュール

• RFPの配布：2024年5月1日
• 提案書の提出期限：2024年6月30日
• 最終選定発表：2024年7月15日

予算

• 予算範囲：5,000万円～7,000万円

結論

RFPは、プロジェクトの成功した実行のための重要な文書です。これにより、発注者は明確な要件を伝え、最適なサプライヤーを 選定することができます。成功したRFPの作成には、明確な目標の設定、具体的な要件の定義、公正な評価基準の策定が必要です。RFPプロセスを通じて、プロジェクトのリスクを管理し、最良の結果を得ることができます。

❗さらに知っておくと良い情報

RFPを要求する前に、ミーティングを通じて関連する議論を1段階的に行いますが、RFPを提出する際に、ミーティング時とまったく同じ内容で提出されない場合があります。クラウドサーバーで進行しても良いと伝えられたのに、突然話が変わり、会社のサーバーに構築する必要があると変更される場合もあります。そのため、以前議論されたからといって必ず入札するわけではなく、RFPを入念に読み込み、不明な点は連絡して質問し、入札を行うことを決定した後、提案書を作成することになります。