RFP(Request for Proposal)는 특정 프로젝트나 서비스에 대한 제안 요청서를 의미합니다. 이는 조직이 외부 공급업체나 서비스 제공업체에게 프로젝트를 설명하고, 이에 대한 구체적인 제안서를 제출하도록 요청하는 문서입니다. RFP는 주로 기업, 정부 기관, 비영리 단체 등이 사용하며, 프로젝트의 목표, 요구사항, 평가 기준 등을 명확하게 정의하여 최적의 공급업체를 선정하는 데 도움을 줍니다. 제안 요청서를 주면서 서류를 참고해서 입찰을 고려해달라고 요청이 오는 것이 일반적입니다.

RFP를 받은 회사는 입찰을 하겠다 안하겠다는 결정할 수 있으며, 입찰을 하는 경우 관련 제안서와 함께 견적서를 제출하게 된다. 통상 기간은 넉넉하게 1주~2주 정도 주는 편입니다.

업무 대화 예시

• 고객사 : 저희가 RFP를 다음주까지 작성해서 드릴께요.
• 개발사 : 그럼 RFP를 받은 후 언제까지 제안서와 견적서를 드리면 될까요?
• 고객사 : RFP를 드린 후 2주 뒤에 서류랑 견적서 넣어서 입찰해주시면 되요.
• 개발사 : 네. 알겠습니다.

이 제안요청서에는 고객사에서 만들고자 하는 프로젝트의 기능이 상세히 명시되어 있으며, 상세하지만 모든 기능이 100% 다 담고 있다고 믿어서는 안됩니다. 얼핏 보면 당연할꺼 같은 개인 정보 취급이나 단순한 기능 정도는 RFP에 빠져있을 수 있어서 RFP를 받아도 빠진 부분이 있는지 꼼꼼히 살펴본 후 연락해서 그 부분은 원하지 않는 것인지 물어봐야 합니다.

RFP를 보내면서도 궁금한 점 있으면 물어보라고 하니 물어보는 것을 두려워하지 않을 것!

그 후 RFP를 기반하여 견적서를 작성하여 보내면 되는데, 고객사에서 생각지 못한 기능이나 제안을 같이하면 경쟁입찰에서 성공할 가능성이 높아지는 장점은 있습니다. 다만, 가격도 평가 항목에 포함되기 때문에 가격이 너무 올라갈만한 제안을 하는 것은 좋지 못합니다.

RFP의 주요 구성 요소

1. 프로젝트 개요:

프로젝트의 목적과 목표를 간략하게 설명합니다. 이를 통해 제안자들이 프로젝트의 배경과 필요성을 이해할 수 있습니다.

2. 세부 요구사항:

프로젝트의 구체적인 요구사항과 기대되는 결과물을 명시합니다. 기술적 사양, 기능적 요구사항, 성능 기준 등을 포함할 수 있습니다.

3. 제안서 제출 지침:

제안서 작성 및 제출에 대한 지침을 제공합니다. 형식, 분량, 제출 기한, 필요한 서류 등을 명확하게 설명합니다.

4. 평가 기준:

제안서를 평가하는 데 사용될 기준을 설명합니다. 가격, 품질, 경험, 기술력, 시간 준수 여부 등이 포함될 수 있습니다.

5. 프로젝트 일정:

프로젝트의 주요 일정과 마일스톤을 제시합니다. 시작일, 완료일, 중간 검토 일정을 포함하여 제안자가 일정에 맞춰 계획을 수립할 수 있도록 합니다.

6. 예산:

프로젝트에 할당된 예산을 명시합니다. 이는 제안자들이 현실적인 비용을 산정하고, 제안서를 준비하는 데 도움을 줍니다.

RFP 작성의 중요성

1. 명확한 의사소통:

RFP는 발주자가 프로젝트에 대한 기대와 요구를 명확히 전달할 수 있는 도구입니다. 이를 통해 오해를 줄이고, 공급업체가 정확한 제안을 할 수 있도록 돕습니다.

2. 공정한 경쟁:

RFP는 여러 공급업체로부터 공정하게 제안을 받을 수 있는 기회를 제공합니다. 이는 발주자가 다양한 옵션을 검토하고 최적의 공급업체를 선택하는 데 유리합니다.

3. 리스크 관리:

프로젝트의 요구사항과 평가 기준을 명확히 함으로써, 발주자는 잠재적인 리스크를 사전에 관리할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트의 성공 가능성을 높입니다.

RFP 프로세스

1. RFP 준비:

• 프로젝트 요구사항을 정의하고, RFP 문서를 작성합니다. 내부 검토와 승인을 거쳐 최종 RFP를 확정합니다.

2. RFP 배포:

• 잠재적인 공급업체에게 RFP를 배포합니다. 일반적으로 이메일, 웹사이트 게시, 공개 입찰 공고 등을 통해 배포됩니다.

3. 제안서 접수:

• 공급업체로부터 제안서를 접수합니다. 제안서는 제출 지침에 따라 형식과 내용을 충실히 작성해야 합니다.

4. 제안서 평가:

• 접수된 제안서를 평가 기준에 따라 심사합니다. 가격, 기술력, 경험, 일정 준수 여부 등을 종합적으로 검토합니다.

5. 협상 및 계약 체결:

• 최종 후보와 협상을 진행하고, 계약 조건을 확정합니다. 협상이 완료되면 계약을 체결하고 프로젝트를 시작합니다.

RFP의 예시

프로젝트 개요

• 프로젝트명: 새로운 웹사이트 구축
• 목적: 사용자 경험 개선 및 온라인 판매 증대

세부 요구사항

• 기능: 사용자 로그인, 제품 검색, 온라인 결제, 관리자 대시보드
• 디자인: 모바일 최적화, 브랜드 아이덴티티 반영

제안서 제출 지침

• 제출 형식: PDF 파일
• 제출 기한: 2024년 6월 30일

평가 기준

• 기술력: 40%
• 가격: 30%
• 경험: 20%
• 일정 준수 여부: 10%

프로젝트 일정

• RFP 배포: 2024년 5월 1일
• 제안서 접수 마감: 2024년 6월 30일
• 최종 선정 발표: 2024년 7월 15일

예산

• 예산 범위: 5,000만원 ~ 7,000만원

결론

RFP는 프로젝트의 성공적인 실행을 위한 중요한 문서입니다. 이를 통해 발주자는 명확한 요구사항을 전달하고, 최적의 공급업체를 선정할 수 있습니다. 성공적인 RFP 작성을 위해서는 명확한 목표 설정, 구체적인 요구사항 정의, 공정한 평가 기준 마련이 필요합니다. RFP 프로세스를 통해 프로젝트의 리스크를 관리하고, 최상의 결과를 도출할 수 있습니다.

❗더 알고 있으면 좋은 정보

RFP를 요청하기 전에 미팅을 통해서 관련 논의를 1차적으로 하긴 하지만, RFP를 줄때 미팅때와 꼭 동일한 내용으로 주질 않는다. 클라우드 서버로 진행해도 된다고 했다가 갑자기 말을 바꿔서 회사 서버에 구축해야 한다고 변경하는 경우도 있다. 따라서 기존에 논의되었다고 해서 반드시 입찰하는 것은 아니고, RFP를 꼼꼼하게 읽어보고 모르는 부분은 연락해서 물어보고, 입찰을 진행하기로 확정한 후에 제안서를 작성하게 된다.