Wanneer mogen Slack DM-gesprekken worden bekeken?

Kan Slack (Slack) privéberichten (DM) inzien? Wat beheerders moeten weten

Begin 2024, rond mei, ontstond er controverse rondom Kang Hyung-wook, CEO van Bodeum Company, die naar verluidt zonder toestemming de chatberichten van zijn werknemers had ingezien. Het platform dat destijds werd gebruikt was Naver Works. Dit incident leidde tot veel vragen over de mogelijkheid om chatgeschiedenis in te zien via samenwerkingstools.

Als we Slack gebruiken, moeten we dan nagaan of onze 1-op-1 gesprekken door beheerders of eigenaren kunnen worden bekeken? Hieronder hebben we de mogelijkheden en voorwaarden op een rijtje gezet.

Is het mogelijk om DM-gesprekken in Slack in te zien?

Beheerders of eigenaren kunnen in Slack niet direct de 1-op-1 gesprekken (DM) van medewerkers inzien. Dit is strikt beperkt door wetgeving zoals de privacywetgeving. Dat betekent dat ze, behalve in specifieke situaties, de inhoud van de gesprekken niet zomaar mogen bekijken.

Maar wat zijn dan die 'specifieke situaties' waarin inzien wel is toegestaan? Hieronder hebben we deze gevallen opgesomd.

Situaties waarin inzien mogelijk is

Wanneer bescherming van bedrijfsmiddelen nodig is

• Verdacht van het lekken van vertrouwelijke informatie: wanneer een medewerker vertrouwelijke bedrijfsinformatie probeert te lekken naar buiten of er aanwijzingen zijn dat dit al is gebeurd.
• Bescherming van handelsgeheimen: wanneer dit nodig is om handelsgeheimen of intellectueel eigendom van het bedrijf te beschermen.

Bij juridische problemen of rechtszaken

• Juridische geschillen: wanneer er een juridisch geschil is tussen een medewerker en het bedrijf, of wanneer er een juridische procedure gaande is met betrekking tot het handelen van een medewerker.
• Wettelijk verzoek: wanneer opsporingsinstanties of een rechtbank in het kader van een juridische procedure de onderneming verzoeken om chatgeschiedenis te verstrekken.

Tijdens interne audits of onderzoeken

• Intern onderzoek: wanneer er binnen het bedrijf sprake is van wangedrag, financieel verlies of iets dergelijks en er een onderzoek nodig is.
• Schending van de gedragscode: wanneer er een vermoeden is dat een medewerker de gedragscode of ethische richtlijnen van het bedrijf heeft overtreden.

Wanneer dit nodig is voor de werkzaamheden

• Overdracht van taken: wanneer een medewerker plotseling vertrekt of langdurig afwezig is en er taken moeten worden overgedragen.
• Vaststellen van verantwoordelijkheden: wanneer het nodig is om de verantwoordelijkheid van een medewerker voor een bepaald project of taak te verduidelijken.

Bij beveiligingsproblemen

• Schending van beveiliging: wanneer een medewerker inbreuk maakt op het IT-beveiligingsbeleid van het bedrijf door onrechtmatig toegang te krijgen tot systemen of wanneer er sprake is van een dreiging voor de beveiliging.
• Verspreiding van malware: wanneer er aanwijzingen zijn dat er via de messenger malware of virussen zijn verspreid.

Overige redenen

• Smaad en laster en seksuele intimidatie: wanneer er meldingen zijn dat via de messenger andere medewerkers of derden worden beledigd, seksueel geïntimideerd of gewelddadige taal wordt gebruikt.

Hoe kan het dan worden ingezien?

Zelfs als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, kunnen beheerders of eigenaren de inhoud van de gesprekken niet zomaar inzien. Er is een gerechtelijk bevel of een duidelijke toestemmingsverklaring van de medewerker nodig. Zo heeft het Amerikaanse ministerie van Justitie in het geval van Google Mail bijvoorbeeld in het verleden de inhoud van gesprekken gevraagd te verstrekken op basis van wettelijke gronden, bijvoorbeeld bij het vermoeden van het lekken van vertrouwelijke informatie. Slack werkt op een vergelijkbare manier: alleen in dergelijke omstandigheden is het mogelijk om de chatgeschiedenis in te zien.

De rol van de beheerder in Slack

Slack wordt veel gebruikt om de efficiëntie van de samenwerking te maximaliseren, maar hecht ook veel waarde aan de bescherming van de privacy van individuen. Beheerders dienen dit beleid goed te begrijpen en zich aan het bedrijfsbeleid te houden, zodat medewerkers met een gerust hart hun werk kunnen doen.

Het is belangrijk dat iedereen die Slack gebruikt, zich bewust is van deze voorwaarden voor het inzien van gesprekken, om onnodige misverstanden of problemen te voorkomen.