Samenwerkingstool, Slack (Slack) beheren

Samenwerkingstools, Slack beheren

Als je voor het eerst een samenwerkingstool of interne messenger gebruikt, kan het even wennen zijn. Ik gebruik Slack al sinds 2015 (toen bestond er nog geen Nederlandse versie...), dus ik was er al behoorlijk vertrouwd mee. Natuurlijk dacht ik in termen van Battle.net van StarCraft toen ik aan kanalen dacht, maar de structuur leek me toch wel complex.

Maar na jarenlang gebruik is het nu goed ingeburgerd. Ter informatie: bij (naam van het bedrijf) beheren we meer dan 40 kanalen. Hoewel de gebruiksfrequentie per kanaal natuurlijk verschilt.

Neem het dus vooral als een leidraad voor hoe je Slack kunt gebruiken. Afhankelijk van de manier waarop een bedrijf zaken doet, haar diensten of haar cultuur, kan de manier van werken verschillen. Dus het is prima om het gewoon als inspiratie te zien.

Gebruiksvoorwaarden

Standaard beschikbaar (gratis versie beschikbaar)

Tips voor het classificeren van Slack-kanalen

Houd er rekening mee dat dit kan verschillen per bedrijf, dienst of cultuur.

1. Beheer een 'algemeen chat'-kanaal dat voor iedereen toegankelijk is.

2. Beheer een 'aankondigingen'-kanaal waar iedereen verplicht pushmeldingen voor ontvangt.

3. Maak voor elke afdeling een openbaar kanaal aan.

Als andere afdelingen een verzoek hebben aan deze afdeling, vindt de communicatie hier plaats.
Projectgerelateerde onderwerpen worden in projectkanalen besproken, en als de grenzen tussen projecten en afdelingen onduidelijk zijn, vindt de communicatie hier plaats.
Openbare besprekingen over werkgerelateerde onderwerpen vinden hier plaats.
De reden voor openbare vragen en antwoorden is dat andere medewerkers de vragen en antwoorden kunnen raadplegen, en fouten kunnen corrigeren.

4. Maak voor elke afdeling een privé-kanaal aan.

Communicatie vindt hier plaats als er alleen binnen de afdeling overleg nodig is.
Communicatie vindt hier plaats als iets niet met andere teams gedeeld hoeft te worden, of als er interne communicatie binnen het team nodig is (bijvoorbeeld het bepalen van een locatie voor een teamuitje).
Het is niet persé nodig om ze aan te maken. Aangezien de afdelingshoofden ze toch wel aanmaken, doen ze dat gewoon zelf.

5. Maak per project een kanaal aan.

6. Maak kanalen aan voor meldingen.

Over het benoemen van kanalen

Dit is belangrijker dan je denkt. Als je ze verdeelt in Planning, Ontwikkeling, Sales, etc., en je sorteert ze alfabetisch, dan wordt het een chaos. Natuurlijk kun je secties gebruiken om ze te scheiden, maar nieuwe teamleden kunnen overweldigd raken door de lange lijst met kanalen.

Daarom is het beter om eerst een basisstructuur te definiëren en vervolgens individueel secties te gebruiken voor het beheer.

Gebruik de naamgeving van het kanaal op basis van het doel.

1. Bij het indelen per team of afdeling hebben we de bedrijfsnaam voorgezet.

Als de kanaalnaam te lang is, kan het lastig zijn om hem te zien, dus we gebruikten afkortingen.
We kozen voor 'Drm' (durumis).
- Voorbeeld: 'Drm-planning', 'Drm-ontwerp', 'Drm-algemeenchat', 'Drm-aankondigingen'. Omdat er geen spaties mogen staan, gebruikten we underscores.

2. Voor projecten hebben we het woord 'Project' voorgezet.

Ik heb al uitgelegd dat het niet te lang mag zijn, toch? Daarom hebben we 'Proj' gekozen.
- Voorbeeld: 'Proj-Turing', 'Proj-Cafe24'.

3. Voor kanalen die door het ontwikkelteam worden gebruikt om meldingen naar Slack te sturen, hebben we het woord 'Melding' voorgezet.

Voorbeeld: 'Melding-websitevragen', 'Melding-vergaderingreserveringen', 'Melding-agendadelen'.

4. Er zijn ook gevallen waarin vragen worden gesteld of verzoeken worden gedaan. Bijvoorbeeld wanneer het planningteam een ontwikkelvraag stelt of een verzoek doet aan het ontwerpteam of marketingteam. In dergelijke gevallen hebben we het woord 'Vraag' of 'Verzoek' voorgezet.

Voorbeeld: 'Vraag-ontwikkelteam', 'Verzoek-ontwerpteam'.

5. (naam van het bedrijf) maakt vaak externe chatbots, dus als er veel communicatie nodig is, hebben we besloten om het woord 'Extern' vooraan te zetten.

Voorbeeld: 'Extern-Belastingdienst', 'Extern-Samsung' Zo kun je ze maken!

6. Hoewel privékanalen door iedereen zelf kunnen worden ingesteld, hebben we ervoor gekozen om dezelfde naam te gebruiken en het woord 'prive' toe te voegen om fouten te voorkomen.

Voorbeeld: 'Drm-planning prive', 'Drm-sales prive'.

Gebruiksvoorbeelden

Privékanalen worden aangegeven met een ander pictogram en alleen de genodigde personen kunnen de berichten in dat kanaal lezen.

Het slotpictogram geeft aan dat het een privé-kanaal is.

Overige opmerkingen

Een openbaar kanaal kan worden gewijzigd in een privé-kanaal.

Een privé-kanaal kan ook worden gewijzigd in een openbaar kanaal (vroeger kon dat niet, maar dat is veranderd).
Raadpleeg voor meer informatie over het privé maken van kanalen een ander artikel.
Raadpleeg voor meer informatie over het verwijderen van kanalen een ander artikel.
Raadpleeg voor meer informatie over het ordenen van kanalen met secties een ander artikel.
Raadpleeg voor meer informatie over het beheer en gebruik van het aankondigingenkanaal een ander artikel.
Het gebruik van Slack voor het beheren van communities wordt in een andere reeks artikelen behandeld. (nog niet geschreven)