Slack etiquette: deze manieren zijn essentieel!

Goede manieren op Slack (Slack) behouden

Wanneer je Slack op het werk gebruikt, is het belangrijk om rekening te houden met de vele collega's die het platform gebruiken. Ik herinner me een artikel over Slack-cultuur in Japan, waarin stond dat het daar erg formeel wordt gebruikt. Hoe dan ook, het is zowel efficiënter als respectvoller om op het werk bepaalde regels te volgen bij communicatie, toch?!

​

Terzijde: de volgorde van de onderstaande punten geeft geen prioriteit aan. Alles is belangrijk, dus ik raad je aan om alles goed door te lezen!

1. Wanneer je iemand op Slack vermeldt

Wanneer je iemand op Slack vermeldt, is het goed om eerst degene aan wie je het bericht richt te vermelden, gevolgd door degenen die het bericht ter informatie (cc) moeten ontvangen.

Door deze scheiding kun je degene die moet reageren onderscheiden van degenen die het bericht alleen ter informatie moeten ontvangen. Dit vermindert overbodige controles en vermindert de werkdruk.

Vermeld geen irrelevante personen. Het is ook belangrijk om @here, @channel en @everyone niet te overmatig te gebruiken.

Het is vrijwel identiek aan e-mail etiquette.

2. Reageren op het 'gelezen' icoontje

Slack toont, in tegenstelling tot bijvoorbeeld WhatsApp, niet wie een bericht nog niet heeft gelezen. Dit komt omdat het platform voornamelijk is ontworpen voor groepschats in plaats van één-op-één gesprekken. Het is dus moeilijk om te bepalen of iemand het bericht heeft gelezen. Daarom is het goed om snel te reageren als je het bericht hebt gelezen. Het kost wel wat moeite om te reageren met 'Oké', 'Gelezen. Even geduld', etc., dusgebruik vaak gebruikte emoticonsis een goede optie.

Natuurlijk moet je, wanneer het 'gelezen' icoontje verschijnt, dit interpreteren als 'ik heb het gelezen', en niet als 'ja, doe maar zo', of 'ik ben het eens'.

​

3. Verwacht geen direct antwoord

Soms is een snel antwoord mogelijk, maar soms is er tijd nodig om na te denken of om een bericht zorgvuldig te lezen voordat je kunt antwoorden. Jouw vraag kan dringend zijn, maar de ontvanger kan zich concentreren op andere taken of een dringende kwestie aanpakken.

Daarom is het belangrijk om geduld te hebben.

​

4. Geef een kort antwoord

Degene die de vraag heeft gesteld, wacht mogelijk op een antwoord. Zoals hierboven vermeld, hoef je geen direct antwoord te verwachten, maar er kunnen ook dringende zaken zijn. Als je tijd nodig hebt om na te denken of iets te controleren, is het beter om eerst te antwoorden.

"Even geduld, ik ben in een vergadering", "Ik zal het controleren en binnen 20 minuten antwoorden", "Even geduld, ik ben met andere taken bezig, ik zal binnen 15 minuten antwoorden", etc. Dergelijke concrete voorstellen tonen respect voor de ander.

Als je binnen 5 minuten kunt antwoorden, is het natuurlijk ook een mogelijkheid om op het 'gelezen' icoontje te klikken.

5. Houd de eerste boodschap zo beknopt mogelijk

Het is beter om bij de eerste boodschap alle belangrijke informatie in één keer te sturen. Het is vermoeiend om steeds weer op een vervolgbericht te moeten wachten.

Dit bespaart ook de tijd van de ontvanger.

Natuurlijk kun je, zodra het gesprek is begonnen, in delen antwoorden. (Want dan is het al een gesprek. De eerste boodschap is de introductie van het onderwerp.)

6. Gebruik video- of audiogesprekken bij onduidelijkheid

Tekstcommunicatie kan leiden tot misverstanden. We weten allemaal dat het moeilijk kan zijn om de betekenis van een bericht goed te begrijpen zonder intonatie. In dergelijke gevallen is het beter om een videogesprek of een telefoongesprek te gebruiken via Slack. Soms is dat gewoon noodzakelijk.

​

7. Gebruik kanaalgesprekken

Het is het beste om zoveel mogelijk in openbare kanalen te communiceren.

In openbare kanalen kunnen anderen, zelfs als ze niet actief meedoen aan een discussie, belangrijke informatie zien. Een antwoord kan door anderen worden gecorrigeerd als het onjuist is. Tenzij er sprake is van strikte geheimhouding, is het dus beter om werkgerelateerde gesprekken in openbare kanalen te voeren. Dit voorkomt herhaalde vragen en verhoogt de efficiëntie.

​

Het is daarom belangrijk om kanalen te gebruiken voor specifieke doelen, en om projectkanalen goed te maken en te onderhouden.

Dus het belang vankanaalbeheerkan niet genoeg worden benadrukt.

​

8. Gebruik threads

Het is niet wenselijk om voor één onderwerp steeds nieuwe berichten te plaatsen. Het is lastig om te vinden waarover het gaat, en het kan verwarrend zijn. Gebruik daarom de thread-functie om opmerkingen te plaatsen bij een specifiek onderwerp. Als je iemand in een thread vermeldt, verschijnt de melding ook bij de persoon, ook als je ze niet direct vermeldt. Je krijgt ook automatisch een melding als je in een main bericht een thread hebt geplaatst. ([Mijn activiteiten] functie)

9. Deel links naar andere kanalen

Je kunt berichten van andere kanalen delen.

Tijdens een gesprek in een kanaal kan het gebeuren dat steeds meer mensen betrokken raken en het onderwerp zich uitbreidt. Soms breidt het onderwerp zich uit tot een ander project. In dat geval is het lastig om de discussie opnieuw te beginnen in een ander kanaal, dus dan kun je beter de link naar het originele bericht delen. Mensen die niet op de hoogte zijn van de discussie kunnen de link dan aanklikken om de relevante informatie te zien.

Dit is nog een reden waarom het gebruik van threads zo belangrijk is.

Zo deel je een link:

1. Beweeg de muis over het bericht dat je wilt kopiëren.

2. Klik op de drie puntjes.

3. Klik op '[Link kopiëren]'.

4. Druk op Ctrl+V om de link te plakken, schrijf je bericht en verstuur het.

Overige opmerkingen

"Goede manieren maken de mens", toch? Naast bovenstaande punten, zorgt het volgen van basisregels voor een efficiëntere en prettigere werkomgeving.