Alles over Slack meldingsinstellingen: essentiële tips voor slimme samenwerking

Meldingen instellen in Slack (Slack)

Slack wordt gebruikt als zakelijk intern berichtenplatform. Natuurlijk wordt het ook wel gebruikt voor communities of tijdelijk aangemaakt door studenten voor groepswerk, maar Slack was oorspronkelijk bedoeld als intern berichtenplatform.

Daarom zijn er handige functies om meldingen buiten werktijd uit te schakelen of meldingen van minder relevante kanalen uit te zetten. (Na het werk geen werk meer!)

Ik doe dat zelf ook: als een kanaal niet relevant is voor mijn werk, ga ik er niet eens in. Het is immers niet nodig om mijn concentratie te verstoren door irrelevante berichten te lezen.

Sommige bedrijven en klanten gebruiken nog wel eens KakaoTalk voor zakelijke communicatie, maar Slack is veel handiger voor het delen van bestanden, het zoeken in gesprekken en het behandelen van onderwerpen. Daarover schrijf ik later nog wel eens een blog.

Gebruiksvoorwaarden

Basisfunctie (ook beschikbaar in de gratis versie)

Meldingen instellen

1. Klik in de pc-app op de naam van je Workspace linksboven. (Workspace = de naam van je Slack-werkruimte)

2. [Instellingen]klikken.

3. Je ziet de standaardinstelling [Meldingen]. Klik naast [Meldingen voor...] op [Directe berichten, vermeldingen en trefwoorden].

• In dit geval ontvang je alleen meldingen voor "1:1 DM" en "@vermeldingen" en de hieronder beschreven "trefwoordmeldingen".

[Mijn trefwoorden] instellen

Functieomschrijving:

• Als iemand een bericht stuurt met een door de Slack-gebruiker ingesteld trefwoord, wordt er automatisch een melding gegeven.
• Het hoeft geen aanhef of bijnaam te zijn (je voegt gewoon het trefwoord toe), je kunt ook meldingen instellen voor specifieke projecten of taken.
• Te veel meldingen kunnen natuurlijk leiden tot stress, dus een goede balans is belangrijk.

1. Klik in de pc-app op de naam van je Workspace linksboven.

2. Klik op [Instellingen].

3. Je ziet de standaardinstelling [Meldingen]. Scrol iets naar beneden, dan vind je [Mijn trefwoorden].

4. Hier kun je instellen dat je een melding krijgt als je naam wordt genoemd.

• Als je bijvoorbeeld [Jan Jansen, Elena] instelt, krijg je een melding als iemand "Jan Jansen" of "Elena" noemt.
• Je kunt dus je eigen naam of de naam waaronder je bekend staat registreren om meldingen te ontvangen.
• Als je te veel meldingen krijgt door naamgenoten, kun je die trefwoorden natuurlijk verwijderen.

[Meldingsschema] instellen

1. Klik in de pc-app op de naam van je Workspace linksboven.

2. Klik op [Instellingen].

3. Je ziet de standaardinstelling [Meldingen]. Scrol iets naar beneden, dan vind je [Meldingsschema].

• Meldingen toestaan: je kunt de dagen en tijden instellen waarop je meldingen wilt ontvangen.
  • Aangezien meldingen een wederzijdse aangelegenheid zijn, is het raadzaam om ook de tijden te overwegen waarop je berichten stuurt en meldingen ontvangt.
  • Je kunt kiezen uit: elke dag / doordeweeks / aangepast.
  • Je kunt de tijden instellen van 00:00 uur tot 23:30 uur, in stappen van 30 minuten.
  • Bij een verschuivend werkrooster is het raadzaam om de tijden in te stellen van de vroegste mogelijke aanvangstijd tot de laatste mogelijke eindtijd. (omdat het moeilijk is om dit telkens aan te passen)

Meldingen per kanaal instellen

Je kunt meldingen ook per kanaal beheren. Als je bijvoorbeeld te veel meldingen krijgt van een RSS-nieuws kanaal, kun je de meldingen voor dat kanaal uitschakelen.
1. Klik op de kanaalnaam.

2. Er verschijnt een pop-upvenster. Bovenaan kun je het bel-icoon voor meldingen selecteren om de instellingen voor dat specifieke kanaal aan te passen.

Prioriteit van meldingen

Het kan lijken alsof je wijzigingen in de meldingeninstellingen niet zijn doorgevoerd. Dit komt door de prioritering van meldingen.

Als je geen meldingen ontvangt, ondanks dat je ze hebt ingeschakeld, kun je de onderstaande prioriteiten controleren.

1. Meldinginstellingen op mobiel besturingssysteem (je moet de instellingen op je mobiele apparaat wijzigen)

2. Meldinginstellingen per kanaal

3. Meldinginstellingen voor profiel en Workspace

Overige opmerkingen

• Als je verschillende meldingen per kanaal hebt ingesteld, kun je dit zien onder [Instellingen] → [Meldingen].

• Je kunt verschillende meldingen instellen voor pc en mobiel.
  • Voor pc's kun je de meldingen breder instellen, omdat je toch achter de computer zit. Voor mobiele apparaten is het beter om het bereik van de meldingen te beperken, omdat je ze ook buiten werktijd kunt ontvangen.