Narzędzia do współpracy Slack – kiedy można wglądnąć do historii wiadomości DM?

Czy administratorzy Slacka mogą przeglądać prywatne wiadomości (DM)? Informacje, które powinni znać administratorzy

Na początku 2024 roku, w maju, pojawiły się kontrowersje wokół Kang Hyung-wooka, prezesa firmy Bodum Company, który rzekomo bezprawnie przeglądał rozmowy swoich pracowników. Wówczas używanym komunikatorem był Naver Works. To wydarzenie sprawiło, że wiele osób zaczęło zastanawiać się nad tym, czy możliwe jest przeglądanie historii rozmów w narzędziach do współpracy.

Dlatego też, jeśli korzystamy ze Slacka, warto sprawdzić, czy administratorzy lub właściciele mogą sprawdzać nasze prywatne rozmowy 1:1. Poniżej zebraliśmy informacje na temat możliwości i warunków, w jakich jest to możliwe.

Czy w Slacku można przeglądać DM?

W Slacku administratorzy lub właściciele nie mogą bezpośrednio przeglądać prywatnych rozmów 1:1 (DM) pracowników. Jest to ściśle ograniczone przepisami prawa, takimi jak ustawa o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że bez szczególnych okoliczności nie mają oni prawa do dowolnego przeglądania treści rozmów.

Jakie więc są te „szczególne okoliczności”, w których przeglądanie jest dozwolone? Poniżej przedstawiamy te sytuacje.

Sytuacje, w których dopuszczalne jest przeglądanie

Kiedy konieczna jest ochrona aktywów firmy

• Podejrzenie wycieku informacji poufnych: gdy pracownik próbuje wyciekać lub już wyciekł informacje poufne firmy.
• Ochrona tajemnic handlowych: gdy jest to konieczne w celu ochrony tajemnic handlowych lub praw własności intelektualnej firmy.

W przypadku problemów prawnych lub postępowań sądowych

• Spór prawny: gdy występuje spór prawny między pracownikiem a firmą lub toczy się postępowanie prawne związane z działaniami pracownika.
• Wniosek prawny: gdy organy ścigania lub sąd żądają od firmy przekazania historii rozmów w ramach postępowania prawnego.

Podczas audytu wewnętrznego lub dochodzenia

• Dochodzenie wewnętrzne: gdy w firmie dochodzi do nieprawidłowości, strat finansowych itp., a konieczne jest przeprowadzenie dochodzenia.
• Naruszenie zasad etyki: gdy podejrzewa się, że pracownik naruszył zasady etyki lub kodeks postępowania firmy.

W przypadku konieczności służbowej

• Przekazanie obowiązków: gdy pracownik nagle rezygnuje z pracy lub jest nieobecny przez dłuższy czas, a konieczne jest przekazanie obowiązków.
• Sprawdzenie odpowiedzialności: gdy konieczne jest jasne określenie odpowiedzialności pracownika za konkretny projekt lub zadanie.

W przypadku wystąpienia problemów z bezpieczeństwem

• Naruszenie bezpieczeństwa: gdy pracownik narusza zasady bezpieczeństwa IT firmy, uzyskując nielegalny dostęp do systemu lub stwarzając zagrożenie dla bezpieczeństwa.
• Rozprzestrzenianie złośliwego oprogramowania: gdy istnieją podejrzenia, że pracownik próbował rozpowszechniać złośliwe oprogramowanie lub wirusy za pośrednictwem komunikatora.

Inne powody

• Upokarzanie i molestowanie seksualne: gdy zgłoszono, że za pośrednictwem komunikatora dochodzi do zniesławiania innych pracowników lub osób trzecich, molestowania seksualnego lub używania przemocy słownej.

W jaki sposób można przeglądać wiadomości?

Nawet jeśli spełnione są powyższe warunki, administratorzy lub właściciele nie mogą natychmiast przeglądać treści rozmów. Konieczne jest uzyskanie nakazu sądowego lub wyraźnej zgody pracownika. Na przykład, w przypadku poczty e-mail Google, amerykański Departament Sprawiedliwości żądał przekazania danych w celach prawnych, a także przekazano historię rozmów w związku z wyciekiem informacji poufnych. Slack działa w podobny sposób i przeglądanie historii rozmów jest możliwe tylko w takich sytuacjach.

Rola administratora w Slacku

Slack jest szeroko stosowanym narzędziem, które maksymalizuje efektywność współpracy, ale jednocześnie kładzie duży nacisk na ochronę prywatności użytkowników. Administratorzy powinni dobrze rozumieć tę politykę i przestrzegać zasad firmy, aby zapewnić pracownikom poczucie bezpieczeństwa i swobody w wykonywaniu pracy.

Podczas korzystania ze Slacka ważne jest, aby pamiętać o tych warunkach przeglądania, aby zapobiec niepotrzebnym nieporozumieniom i problemom.