Zarządzanie kanałami w narzędziu do współpracy Slack

Zarządzanie kanałami w Slacku – narzędziu do współpracy

Korzystanie z narzędzia do współpracy, takiego jak komunikator firmowy, może być na początku nieco niezrozumiałe. Ja sam używam Slacka od 2015 roku (wtedy nie było jeszcze wersji w języku polskim...) i jestem z nim bardzo dobrze zaznajomiony. Oczywiście, kojarzyłem kanały z Battle.net w Starcrafcie, ale struktura Slacka wydawała mi się dość skomplikowana.

Jednak z biegiem lat udało mi się opanować jego działanie. Przy okazji, w (spółce) 꿈많은청년들 (Kkum Man Eun Cheongnyeon Deul) używamy ponad 40 kanałów. Oczywiście, częstotliwość ich używania jest bardzo różna.

Dlatego przedstawione tu wskazówki traktuj raczej jako inspirację. Sposób korzystania z Slacka zależy od modelu biznesowego firmy, świadczonych usług, a także od panującej w niej kultury organizacyjnej. Wystarczy, że potraktujesz je jako wskazówki.

Warunki użytkowania

Dostępny w wersji podstawowej (możliwość używania wersji bezpłatnej)

Wskazówki dotyczące klasyfikacji kanałów Slacka

Pamiętaj, że sposób klasyfikacji może się różnić w zależności od branży firmy i panującej w niej kultury organizacyjnej.

1. Uruchomienie kanału 'czatu ogólnego', widocznego dla wszystkich.

2. Uruchomienie kanału 'ogłoszeń', w którym wszyscy otrzymują powiadomienia push.

3. Utworzenie publicznych kanałów dla poszczególnych działów.

Inne działy mogą kontaktować się z danym działem za pośrednictwem tego kanału.
Dyskusje na temat projektów odbywają się w dedykowanych kanałach projektowych, a ten kanał służy do komunikacji w przypadkach, gdy granice między nimi są niejasne.
Prowadzenie rozmów służbowych wymagających publicznej dyskusji.
Publiczne zadawanie pytań i odpowiadanie na nie pozwala innym pracownikom na zapoznanie się z nimi i ewentualne skorygowanie błędów.

4. Utworzenie prywatnych kanałów dla poszczególnych działów.

Komunikacja w ramach działu, gdy nie jest wymagana komunikacja z innymi działami.
Komunikacja wewnętrzna zespołu (np. ustalanie miejsca spotkania integracyjnego), gdy nie chcemy udostępniać jej innym zespołom.
Nie ma konieczności tworzenia kanałów, jeśli nie są one potrzebne. W każdym razie, kierownicy działów będą je tworzyć, więc nie ma potrzeby się tym przejmować.

5. Tworzenie kanałów dla poszczególnych projektów.

6. Tworzenie kanałów do wysyłania powiadomień.

Nazewnictwo kanałów

Nazewnictwo kanałów ma ogromne znaczenie. Jeśli podzielimy kanały na Dział Planowania/Dział Rozwoju/Dział Sprzedaży, a następnie posortujemy je alfabetycznie, okaże się, że będą one ułożone w sposób chaotyczny. Oczywiście, można użyć sekcji do grupowania kanałów, ale nowy pracownik, który dołączy do zespołu, może być zdezorientowany, widząc długą listę kanałów.

Dlatego najlepiej jest najpierw uporządkować kanały w sposób podstawowy, a następnie pozwolić każdemu użytkownikowi na grupowanie ich w sekcje.

Nazewnictwo kanałów w zależności od ich przeznaczenia

1. Podczas grupowania kanałów według zespołów lub działów, dodawaliśmy nazwę firmy na początku.

Zbyt długie nazwy kanałów mogą być trudne do zauważenia, więc używaliśmy skrótów.
Wybraliśmy słowo '꿈청' (Kkumcheong).
- Przykład: '꿈청-Planowanie', '꿈청-Projektowanie', '꿈청-CzatOgólny', '꿈청-Ogłoszenia'. Ponieważ spacje nie są dozwolone, używaliśmy podkreślników.

2. W przypadku kanałów związanych z konkretnymi projektami, dodawaliśmy na początku słowo 'Projekt'.

Wcześniej wspomniałem, że nazwy nie mogą być zbyt długie. Dlatego wybraliśmy słowo 'Pljek'.
- Przykład: 'Pljek-Turing', 'Pljek-Cafe24'.

3. W przypadku kanałów, za pomocą których zespół programistów wysyła powiadomienia do Slacka, dodawaliśmy na początku słowo 'Powiadomienie'.

Przykład: 'Powiadomienie-ZapytaniaStrony', 'Powiadomienie-RezerwacjaSali', 'Powiadomienie-UdostępnianieHarmonogramu'.

4. Istnieją również kanały, na których zadaje się pytania lub składa żądania. Na przykład, dział planowania może mieć pytania do zespołu programistów, a dział projektowania lub marketingu może mieć żądania do innych zespołów. W takich przypadkach dodawaliśmy na początku słowo 'Pytanie' lub 'Żądanie'.

Przykład: 'Pytanie-ZespółProgramistów', 'Żądanie-ZespółProjektowania'.

5. W 꿈많은청년들 (Kkum Man Eun Cheongnyeon Deul) często tworzymy zewnętrzne chatboty, dlatego w przypadku kanałów wymagających intensywnej komunikacji, zdecydowaliśmy się dodawać na początku słowo 'Zewnętrzny'.

Przykład: 'Zewnętrzny-UrządSkarbowy', 'Zewnętrzny-Samsung'.

6. Prywatne kanały są tworzone przez poszczególnych użytkowników, ale aby uniknąć pomyłek, zdecydowaliśmy się dodawać na końcu nazwy słowo 'prywatny'.

Przykład: '꿈청-Planowanie prywatny', '꿈청-Sprzedaż prywatny'.

Przykłady użycia

Poniżej przedstawiono przykład, w którym kanały prywatne są oznaczone inną ikoną, a dostęp do nich mają tylko zaproszeni użytkownicy.

Ikona kłódki oznacza kanał prywatny.

Inne informacje

Możliwe jest zmienienie publicznego kanału (dostępnego dla wszystkich) na kanał prywatny.

Możliwe jest również zmienienie kanału prywatnego na publiczny (dostępny dla wszystkich). (Wcześniej nie było to możliwe, ale teraz się zmieniło).
Szczegółowe informacje na temat prywatności kanałów znajdują się w innym artykule. Prosimy o zapoznanie się z nim.
Szczegółowe informacje na temat usuwania kanałów znajdują się w innym artykule. Prosimy o zapoznanie się z nim.
Szczegółowe informacje na temat korzystania z sekcji do organizowania kanałów znajdują się w innym artykule. Prosimy o zapoznanie się z nim.
Szczegółowe informacje na temat zarządzania i korzystania z kanału ogłoszeń znajdują się w innym artykule. Prosimy o zapoznanie się z nim.
W innym artykule opisano sposób korzystania ze Slacka do tworzenia społeczności. (Artykuł jest jeszcze w przygotowaniu).