Niezbędny savoir-vivre w Slacku!

Etykieta w narzędziach do współpracy, Slack

Korzystając ze Slacka w firmie, biorąc pod uwagę, że wielu współpracowników z firmy go używa, należy przestrzegać pewnych zasad grzeczności. Pamiętam, jak kiedyś czytałem artykuł o kulturze używania Slacka w Japonii, który opisywał bardzo rygorystyczne podejście. W każdym razie, w firmie również należy przestrzegać pewnych zasad komunikacji, aby była ona bardziej wydajna i aby pokazać szacunek dla innych współpracowników?!

​

Uwaga: kolejność poniższych punktów nie oznacza ich priorytetu. Wszystkie są ważne, dlatego zalecam uważne przeczytanie!

1. Wspominanie w Slacku

Wspominając kogoś w Slacku, lepiej jest umieścić na początku odbiorcę, a na końcu osoby do wiadomości (cc).

Takie rozróżnienie pozwala wskazać osobę, która powinna odpowiedzieć, oraz osobę, która powinna sprawdzić, co zmniejsza liczbę zbędnych zapytań i obciążenie pracą.

Unikajmy wspominania osób niepowiązanych. Ważne jest również, aby nie nadużywać funkcji @here, @channel i @everyone.

Można to porównać do zasad netykiety w e-mailach.

2. Odpowiadanie emotką "przeczytane"

Slack, w przeciwieństwie do KakaoTalk, nie wyświetla liczby osób, które nie przeczytały wiadomości. Wynika to ze struktury komunikacji grupowej, a nie indywidualnej. Dlatego trudno jest stwierdzić, czy odbiorca przeczytał wiadomość. Dlatego dobrze jest szybko odpowiedzieć po przeczytaniu. Odpowiedzi takie jak "Tak", "Przeczytałem. Zaraz", wymagają też pewnego wysiłku, dlatego dodawanie i używanie często używanych emotikonówto również dobre rozwiązanie.

Oczywiście, gdy widzimy emotkę "przeczytane", powinniśmy rozumieć ją jako "przeczytałem", a nie jako "tak, zrób to" lub "zgadzam się".

​

3. Nie oczekuj natychmiastowej odpowiedzi

Czasami można odpowiedzieć natychmiast, ale czasami potrzeba czasu na zastanowienie się lub uważne przeczytanie wiadomości przed udzieleniem odpowiedzi. Twoje pytanie może być pilne, ale osoba, do której się zwracasz, może być skupiona na innej pilnej pracy.

Dlatego ważne jest, aby uzbroić się w cierpliwość.

​

4. Odpowiedz krótko

Osoba, która zadała pytanie, może czekać. Jak wspomniano powyżej, nie należy oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi, ale istnieją sytuacje, które wymagają pilnego rozwiązania. Jeśli potrzebujesz czasu na zastanowienie się lub sprawdzenie, lepiej jest najpierw odpowiedzieć.

"Przepraszam, jestem na spotkaniu.", "Sprawdzę i odpowiem w ciągu 20 minut.", "Przepraszam, jestem zajęty innym zadaniem, odpowiem w ciągu 15 minut." To konkretne propozycje, które okazują szacunek dla drugiej osoby.

Oczywiście, jeśli odpowiedź jest możliwa w ciągu 5 minut, kliknięcie emotki "przeczytane" również może być dobrym rozwiązaniem.

5. Pierwsza wiadomość powinna zawierać jak najwięcej informacji

Pierwsza wiadomość powinna zawierać jak najwięcej istotnych informacji. Rozdzielanie wiadomości na części powoduje zmęczenie związane z czekaniem na kolejne części.

Oszczędza to również czas drugiej osoby.

Oczywiście, po rozpoczęciu konwersacji można odpowiadać w częściach. (To już jest konwersacja, a pierwsza wiadomość to przekazanie tematu).

6. W razie problemów skorzystaj z połączenia wideo lub telefonu

Komunikacja tekstowa może być trudna. Wiemy, że brak intonacji w rozmowie może utrudnić zrozumienie. W takich sytuacjach lepiej jest skorzystać z połączenia wideo lub telefonu w Slacku. Mogą też wystąpić sytuacje wymagające szybkiego rozwiązania.

​

7. Używanie kanałów

Najlepiej jest rozmawiać na publicznych kanałach.

Na publicznych kanałach inni mogą dowiedzieć się o pytaniach, nawet jeśli wcześniej ich nie widzieli. Jeśli odpowiedź jest nieprawidłowa, ktoś inny może ją skorygować. Dlatego, chyba że jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa (ochrona danych), lepiej jest prowadzić rozmowy służbowe na publicznych kanałach. Zmniejsza to liczbę powtarzających się pytań i zwiększa efektywność pracy.

​

Dlatego ważne jest, aby dostosowywać rozmowy do poszczególnych kanałów i dobrze tworzyć i zarządzać kanałami dla poszczególnych projektów.

Dlatego ważność zarządzania kanałaminie może być podkreślone zbyt mocno.

​

8. Używanie wątków

Ciągłe dodawanie postów na jeden temat nie jest dobre. Trudno jest znaleźć temat i sprawdzić, czy wiadomość dotyczy danego tematu. Dlatego lepiej jest używać funkcji komentarzy (wątków), aby omawiać temat po opublikowaniu głównego posta. Jeśli ktoś został wspomniany na początku, to w kolejnych wątkach nie trzeba go ponownie wspominać, ponieważ wiadomość i tak do niego dotrze. (Pojawi się w sekcji "Moja aktywność")

9. Pobieranie linków z innych kanałów

Możesz pobrać posty z innych kanałów.

Podczas rozmowy na kanale, który odpowiada danemu celowi, zdarza się, że dołącza do niej coraz więcej osób i rozszerza się temat. Może też dojść do sytuacji, w której temat rozszerza się na inne projekty. W takich przypadkach trudno jest zacząć dyskusję od nowa na innym kanale, dlatego warto skorzystać z funkcji pobierania postów. Po pobraniu głównego posta osoby, które nie znają kontekstu, mogą kliknąć link i zapoznać się z treścią rozmowy.

Dlatego używanie wątków jest tak ważne.

Jak pobrać link:

1. Najedź myszką na wiadomość, którą chcesz skopiować.

2. Kliknij trzy kropki.

3. Kliknij przycisk [Kopiuj link].

4. Naciśnij Ctrl+V, aby wkleić link do wiadomości, napisz wiadomość i wyślij.

Inne uwagi

"Etykieta czyni człowieka" - pamiętasz? Oprócz powyższych punktów, przestrzeganie podstawowych zasad grzeczności zapewni bardziej wydajną i przyjemną pracę.