Czym jest RFP (wniosek o złożenie oferty)?

RFP (Request for Proposal) oznacza żądanie złożenia oferty na określony projekt lub usługę. Jest to dokument, w którym organizacja opisuje projekt potencjalnym dostawcom lub usługodawcom zewnętrznym i prosi o złożenie konkretnej oferty. RFP jest powszechnie stosowane przez firmy, instytucje rządowe, organizacje non-profit itp. i pomaga w jasnym zdefiniowaniu celów projektu, wymagań i kryteriów oceny, aby wybrać optymalnego dostawcę. Zazwyczaj wraz z żądaniem złożenia oferty dołączane są dokumenty, które należy zapoznać się przed rozważeniem złożenia oferty.

Firma, która otrzyma RFP, może zdecydować, czy chce złożyć ofertę, a jeśli tak, musi złożyć odpowiednią ofertę wraz z wyceną. Zazwyczaj na rozważenie oferty przyznawany jest dość długi termin, od 1 do 2 tygodni.

Przykładowa rozmowa służbowa

• Klient: Przygotujemy RFP i prześlemy je do Państwa w przyszłym tygodniu.
• Deweloper: Po otrzymaniu RFP, do kiedy powinniśmy dostarczyć ofertę i wycenę?
• Klient: Po przesłaniu RFP, proszę o złożenie dokumentów i wyceny w ciągu 2 tygodni.
• Deweloper: Rozumiem. Dziękuję.

W tym żądaniu złożenia oferty szczegółowo opisane są funkcje projektu, który chce stworzyć klient. Należy jednak pamiętać, że nie należy zakładać, że zawiera on wszystkie funkcje w 100%. Na pierwszy rzut oka oczywiste kwestie, takie jak ochrona danych osobowych lub proste funkcje, mogą być pominięte w RFP. Dlatego też, nawet po otrzymaniu RFP, należy dokładnie sprawdzić, czy nie ma brakujących elementów, a następnie skontaktować się z klientem w celu wyjaśnienia, czy te elementy nie są wymagane.

**Wraz z przesłaniem RFP zazwyczaj pojawia się prośba o zadawanie pytań w przypadku wątpliwości, więc nie bój się pytać!**

Następnie, na podstawie RFP, należy sporządzić i przesłać ofertę. Złożenie oferty obejmującej funkcje lub propozycje, których klient się nie spodziewał, zwiększa szansę na wygranie przetargu. Jednakże, należy pamiętać, że cena również jest jednym z kryteriów oceny, dlatego też nie warto składać oferty z zbytnio wygórowaną ceną.

Główne elementy RFP

1. Podsumowanie projektu:

Krótki opis celu i zadań projektu. Pomaga to oferentowi zrozumieć kontekst i potrzebę projektu.

2. Szczegółowe wymagania:

Określa szczegółowe wymagania projektu i oczekiwane rezultaty. Może obejmować specyfikacje techniczne, wymagania funkcjonalne, kryteria wydajności itp.

3. Wytyczne dotyczące składania ofert:

Zawiera instrukcje dotyczące sporządzania i składania oferty. Jasno określa format, objętość, termin składania i wymagane dokumenty.

4. Kryteria oceny:

Opisuje kryteria, które będą stosowane do oceny ofert. Mogą one obejmować cenę, jakość, doświadczenie, technologię, terminowość itp.

5. Harmonogram projektu:

Prezentuje główne terminy i kamienie milowe projektu. Obejmuje datę rozpoczęcia, datę zakończenia i terminy pośrednich przeglądów, aby oferent mógł zaplanować projekt zgodnie z harmonogramem.

6. Budżet:

Określa budżet przydzielony na projekt. Pomaga to oferentowi oszacować realistyczne koszty i przygotować ofertę.

Znaczenie sporządzania RFP

1. Jasna komunikacja:

RFP to narzędzie, za pomocą którego zamawiający może jasno przekazać swoje oczekiwania i wymagania dotyczące projektu. Pomaga to uniknąć nieporozumień i zapewnić, że dostawca złoży precyzyjną ofertę.

2. Sprawiedliwa konkurencja:

RFP zapewnia możliwość uzyskania ofert od wielu dostawców w sposób sprawiedliwy. Pozwala to zamawiającemu na rozważenie różnych opcji i wybranie optymalnego dostawcy.

3. Zarządzanie ryzykiem:

Jasne określenie wymagań projektu i kryteriów oceny pozwala zamawiającemu na zarządzanie potencjalnymi ryzykami na wczesnym etapie. Zwiększa to prawdopodobieństwo powodzenia projektu.

Proces RFP

1. Przygotowanie RFP:

• Zdefiniowanie wymagań projektu i sporządzenie dokumentu RFP. Ostateczny projekt RFP jest zatwierdzany po wewnętrznej weryfikacji i akceptacji.

2. Dystrybucja RFP:

• Rozesłanie RFP do potencjalnych dostawców. Zazwyczaj odbywa się to za pośrednictwem poczty elektronicznej, publikacji na stronie internetowej lub ogłoszeń o przetargu.

3. Odbieranie ofert:

• Odbieranie ofert od dostawców. Oferty muszą być sporządzone zgodnie z wytycznymi dotyczącymi składania ofert, co do formy i treści.

4. Ocena ofert:

• Ocenianie otrzymanych ofert zgodnie z kryteriami oceny. Ocena obejmuje kompleksową analizę ceny, technologii, doświadczenia i terminowości.

5. Negocjacje i zawarcie umowy:

• Prowadzenie negocjacji z wybranym kandydatem i ustalenie warunków umowy. Po zakończeniu negocjacji podpisywana jest umowa i rozpoczyna się realizacja projektu.

Przykład RFP

Podsumowanie projektu

• Nazwa projektu: Budowa nowej strony internetowej
• Cel: Poprawa doświadczeń użytkowników i zwiększenie sprzedaży online

Szczegółowe wymagania

• Funkcje: Logowanie użytkownika, wyszukiwanie produktów, płatności online, panel administracyjny
• Projekt: Optymalizacja pod kątem urządzeń mobilnych, uwzględnienie tożsamości marki

Wytyczne dotyczące składania ofert

• Format składania: Plik PDF
• Termin składania: 30 czerwca 2024 r.

Kryteria oceny

• Technologia: 40%
• Cena: 30%
• Doświadczenie: 20%
• Terminowość: 10%

Harmonogram projektu

• Rozesłanie RFP: 1 maja 2024 r.
• Termin składania ofert: 30 czerwca 2024 r.
• Ogłoszenie wyników: 15 lipca 2024 r.

Budżet

• Zakres budżetu: 5 000 000 – 7 000 000 PLN

Wnioski

RFP to ważny dokument, który przyczynia się do pomyślnego przeprowadzenia projektu. Pozwala on zamawiającemu na przekazanie jasnych wymagań i wybór optymalnego dostawcy. Skuteczne sporządzenie RFP wymaga jasnego określenia celów, szczegółowego zdefiniowania wymagań i ustalenia sprawiedliwych kryteriów oceny. Proces RFP pozwala na zarządzanie ryzykiem projektu i osiągnięcie najlepszych rezultatów.

❗**Dodatkowe informacje, które warto znać**

Przed złożeniem żądania złożenia oferty, zazwyczaj odbywa się spotkanie w celu wstępnej dyskusji na ten temat. Jednakże, RFP nie zawsze zawiera te same informacje, co zostały omówione na spotkaniu. Może się zdarzyć, że klient, który wcześniej wyraził zgodę na wykorzystanie serwera w chmurze, nagle zmieni zdanie i zażąda instalacji na serwerze firmowym. Dlatego też, nie należy automatycznie składać oferty po wstępnych ustaleniach, ale należy uważnie przeczytać RFP, wyjaśnić wszelkie wątpliwości poprzez kontakt z klientem, a następnie zdecydować o złożeniu oferty i przygotowaniu odpowiednich dokumentów.