RFP (Request for Proposal) to dokument, który zawiera prośbę o złożenie oferty na konkretny projekt lub usługę. Jest to dokument, w którym organizacja przedstawia zewnętrznym dostawcom lub usługodawcom opis projektu i prosi ich o przedstawienie szczegółowej oferty. RFP jest powszechnie stosowane przez firmy, instytucje rządowe, organizacje non-profit i inne podmioty w celu jasnego określenia celów projektu, wymagań i kryteriów oceny, co pomaga w wyborze optymalnego dostawcy. Zazwyczaj po wysłaniu prośby o złożenie oferty, otrzymujesz również prośbę o rozważenie złożenia oferty po zapoznaniu się z dokumentacją.

Firmy, które otrzymały RFP, mogą zdecydować, czy chcą wziąć udział w przetargu. Jeśli zdecydują się na udział, muszą złożyć odpowiednią ofertę wraz z wyceną. Zazwyczaj termin na złożenie oferty wynosi około 1-2 tygodni.

Przykładowa rozmowa biznesowa

• Klient: Przygotowaliśmy RFP, które przekażemy w przyszłym tygodniu.
• Deweloper: W takim razie, po otrzymaniu RFP, kiedy możemy dostarczyć ofertę i wycenę?
• Klient: Po otrzymaniu RFP, prosimy o złożenie oferty i wyceny w ciągu 2 tygodni.
• Deweloper: Dobrze, rozumiem.

W tym dokumencie przedstawiono szczegółowe funkcje projektu, który chce zbudować klient. Chociaż jest szczegółowy, nie należy zakładać, że zawiera 100% funkcji. Na pierwszy rzut oka oczywiste rzeczy, takie jak ochrona danych osobowych lub proste funkcje, mogą być pominięte w RFP, dlatego nawet po jego otrzymaniu należy dokładnie sprawdzić, czy nie brakuje jakichś elementów i skontaktować się z klientem, aby dowiedzieć się, czy nie chodzi o celowe pominięcie.

Nie wahaj się zadawać pytań, jeśli masz jakieś wątpliwości podczas wysyłania RFP!

Następnie, na podstawie RFP, możesz przygotować ofertę i wysłać ją. Jeśli zaproponujesz funkcje lub sugestie, o których klient nie myślał, zwiększa to prawdopodobieństwo wygrania przetargu. Jednak należy pamiętać, że cena jest również kryterium oceny, dlatego nie należy składać ofert zbytnio zaniżonych cenowo.

Główne elementy RFP

1. Podsumowanie projektu:

Krótkie przedstawienie celu i celów projektu. Pozwala to oferującym zrozumieć kontekst i potrzeby projektu.

2. Szczegółowe wymagania:

Określa szczegółowe wymagania projektu i oczekiwane rezultaty. Może zawierać specyfikacje techniczne, wymagania funkcjonalne, kryteria wydajności itp.

3. Instrukcje dotyczące składania ofert:

Zawiera wskazówki dotyczące przygotowania i składania ofert. Wyjaśnia format, objętość, termin składania oferty, niezbędne dokumenty itp.

4. Kryteria oceny:

Określa kryteria stosowane do oceny ofert. Może to obejmować cenę, jakość, doświadczenie, umiejętności techniczne, terminowość itp.

5. Harmonogram projektu:

Prezentuje główne etapy i kamienie milowe projektu. Obejmuje daty rozpoczęcia i zakończenia, pośrednie przeglądy, aby oferujący mogli zaplanować projekt.

6. Budżet:

Określa budżet przydzielony na projekt. Pomaga to oferującym w oszacowaniu realnych kosztów i przygotowaniu oferty.

Ważność tworzenia RFP

1. Jasna komunikacja:

RFP jest narzędziem, które pozwala zleceniodawcy jasno przedstawić swoje oczekiwania i potrzeby związane z projektem. Pomaga to w uniknięciu nieporozumień i zapewnieniu, że dostawcy złożą odpowiednie oferty.

2. Równa konkurencja:

RFP stwarza możliwość uzyskania ofert od wielu dostawców. Pozwala to zleceniodawcy na przeglądanie różnych opcji i wybór najlepszego dostawcy.

3. Zarządzanie ryzykiem:

Jasne określenie wymagań i kryteriów oceny pozwala zleceniodawcy na proaktywne zarządzanie potencjalnym ryzykiem. Pomaga to zwiększyć szanse na sukces projektu.

Proces RFP

1. Przygotowanie RFP:

• Określ wymagania projektu i przygotuj dokument RFP. Przeprowadź wewnętrzną weryfikację i zatwierdź ostateczne RFP.

2. Dystrybucja RFP:

• Dystrybucja RFP do potencjalnych dostawców. Zazwyczaj odbywa się to za pomocą poczty elektronicznej, publikacji na stronie internetowej, ogłoszeń o przetargach itp.

3. Odbieranie ofert:

• Odbieranie ofert od dostawców. Ofertę należy przygotować zgodnie z instrukcjami i treścią RFP.

4. Ocena ofert:

• Oceny otrzymanych ofert według ustalonych kryteriów. Oceń cenę, umiejętności techniczne, doświadczenie, terminowość itp.

5. Negocjacje i podpisanie umowy:

• Prowadzenie negocjacji z wybranymi kandydatami i ustalenie warunków umowy. Po zakończeniu negocjacji umowa zostaje podpisana, a projekt rozpoczyna się.

Przykłady RFP

Podsumowanie projektu

• Nazwa projektu: Budowa nowej strony internetowej
• Cel: Poprawa doświadczeń użytkownika i zwiększenie sprzedaży online

Szczegółowe wymagania

• Funkcje: Logowanie użytkowników, wyszukiwanie produktów, płatności online, pulpit nawigacyjny administratora
• Projekt: Optymalizacja pod kątem urządzeń mobilnych, uwzględnienie identyfikacji marki

Instrukcje dotyczące składania ofert

• Format składania oferty: Plik PDF
• Termin składania ofert: 30 czerwca 2024 r.

Kryteria oceny

• Umiejętności techniczne: 40%
• Cena: 30%
• Doświadczenie: 20%
• Terminowość: 10%

Harmonogram projektu

• Dystrybucja RFP: 1 maja 2024 r.
• Termin składania ofert: 30 czerwca 2024 r.
• Ogłoszenie wyboru: 15 lipca 2024 r.

Budżet

• Zakres budżetu: 5 000 000 - 7 000 000 PLN

Wnioski

RFP to ważny dokument dla zapewnienia pomyślnego wdrożenia projektu. Pozwala zleceniodawcy na jasne przedstawienie wymagań i wybranie najlepszego dostawcy. Aby RFP było udane, należy jasno określić cele, szczegółowo zdefiniować wymagania i stworzyć sprawiedliwe kryteria oceny. Proces RFP pomaga w zarządzaniu ryzykiem projektu i osiągnięciu optymalnych rezultatów.

❗Przydatne informacje

Chociaż wstępne dyskusje na temat projektu odbywają się podczas spotkań przed złożeniem prośby o złożenie oferty, nie zawsze RFP zawiera te same informacje, co omawiane podczas spotkania. Może się zdarzyć, że podczas rozmów sugerowano zastosowanie serwera chmurowego, a następnie nagle zmieniono zdanie i żądano instalacji na serwerze firmowym. Dlatego nie należy automatycznie składać oferty po wstępnych rozmowach, a zamiast tego należy dokładnie zapoznać się z RFP, zadawać pytania w razie wątpliwości i zdecydować o złożeniu oferty dopiero po szczegółowym przeanalizowaniu.