Ferramenta de colaboração Slack: quando as DMs podem ser acessadas?

É possível visualizar mensagens diretas (DM) no Slack? O que os administradores precisam saber

No início de 2024, em maio, o CEO da empresa de treinamento de cães Bodum Company, Kang Hyung-wook, foi acusado de acessar mensagens de seus funcionários sem autorização. Na época, o mensageiro utilizado era o Naver Works. Este incidente gerou muitas dúvidas sobre a possibilidade de acesso ao histórico de conversas em ferramentas de colaboração.

Então, se usamos o Slack, precisamos verificar se nossos administradores ou proprietários podem acessar o conteúdo de nossas conversas individuais, certo? Abaixo, resumimos as possibilidades e condições.

É possível visualizar DMs no Slack?

No Slack, os administradores ou proprietários não podem acessar diretamente as conversas individuais (DM) dos funcionários. Isso ocorre devido a restrições rigorosas impostas por leis como a Lei de Proteção de Dados Pessoais. Em outras palavras, o conteúdo das conversas não pode ser acessado livremente, exceto em situações específicas.

Mas quais são essas 'situações específicas' em que o acesso é permitido? Listamos esses casos abaixo.

Situações em que o acesso pode ser permitido

Quando a proteção dos ativos da empresa for necessária

• Suspeita de vazamento de informações confidenciais: quando um funcionário tentar vazar informações confidenciais da empresa para o exterior ou houver indícios de que isso já ocorreu.
• Proteção de segredos comerciais: quando necessário para proteger segredos comerciais ou direitos de propriedade intelectual da empresa.

Em caso de problemas legais ou litígios

• Disputas legais: quando houver uma disputa legal entre a empresa e um funcionário ou quando um processo legal estiver em andamento relacionado às ações de um funcionário.
• Solicitação legal: quando uma agência de investigação ou tribunal solicitar que a empresa forneça o histórico de conversas como parte de um processo legal.

Durante auditorias ou investigações internas

• Investigação interna: quando houver necessidade de investigar irregularidades, perdas financeiras etc. dentro da empresa.
• Violação de ética: quando houver suspeita de que um funcionário violou as regras de ética ou o código de conduta da empresa.

Quando necessário para fins de trabalho

• Transferência de responsabilidades: quando um funcionário demitir-se repentinamente ou ficar ausente por um longo período e houver necessidade de transferir as responsabilidades.
• Confirmação de responsabilidade: quando necessário para esclarecer a responsabilidade de um funcionário em um projeto ou tarefa específico.

Em caso de problemas de segurança

• Violação de segurança: quando um funcionário violar as políticas de segurança de TI da empresa, acessando o sistema ilegalmente ou representando uma ameaça à segurança.
• Disseminação de malware: quando houver indícios de que um funcionário tentou disseminar malware ou vírus por meio do mensageiro.

Outros motivos

• Difamação e assédio sexual: quando houver denúncias de difamação de outros funcionários ou terceiros por meio do mensageiro, ou uso de linguagem de assédio sexual ou violência.

Como o acesso pode ser realizado?

Mesmo que as condições acima sejam satisfeitas, os administradores ou proprietários não podem acessar diretamente o conteúdo das conversas. É necessária uma ordem judicial ou um consentimento explícito do funcionário. Por exemplo, no caso do Gmail, houve casos em que o Departamento de Justiça dos EUA solicitou o acesso a dados por motivos legais e o Google forneceu o histórico de conversas devido a suspeitas de vazamento de informações confidenciais. O Slack também só permite o acesso ao histórico de conversas em situações semelhantes.

O papel dos administradores no Slack

O Slack é amplamente utilizado como uma ferramenta para maximizar a eficiência da colaboração, mas também valoriza muito a privacidade individual. Os administradores devem estar cientes dessas políticas e cumprir as políticas da empresa para que os funcionários possam trabalhar com tranquilidade.

Ao usar o Slack, é importante estar ciente dessas condições de acesso para evitar mal entendidos e problemas desnecessários.