Что такое RFP (запрос на предложение)?

RFP (Request for Proposal) означает запрос на предложение по конкретному проекту или услуге. Это документ, в котором организация описывает проект внешним поставщикам или поставщикам услуг и просит их представить конкретные предложения. RFP обычно используются компаниями, государственными органами, некоммерческими организациями и т. д., и помогает определить цели проекта, требования и критерии оценки для выбора оптимального поставщика. Обычно вместе с запросом на предложение предоставляется документация для ознакомления, и поступает запрос на рассмотрение тендера.

Компания, получившая RFP, может принять решение подавать тендер или нет, и если она подает тендер, то представляет соответствующее предложение вместе с ценовым предложением. Обычно срок предоставляется достаточно большой — от 1 до 2 недель.

Пример делового общения

• Заказчик: Мы подготовим RFP и отправим вам на следующей неделе.
• Разработчик: В таком случае, к какому сроку нам необходимо предоставить предложение и ценовое предложение после получения RFP?
• Заказчик: После предоставления RFP, пожалуйста, отправьте документы и ценовое предложение в течение 2 недель для участия в тендере.
• Разработчик: Да, хорошо.

В этом запросе на предложение подробно описаны функции проекта, который хочет создать заказчик, но нельзя полагать, что в нем указаны абсолютно все функции на 100%. На первый взгляд, такие очевидные вещи, как обработка персональных данных или простые функции, могут быть не указаны в RFP, поэтому, даже получив RFP, необходимо тщательно проверить, нет ли в нем пропущенных пунктов, и связаться с заказчиком, чтобы уточнить, действительно ли эти пункты не требуются.

**При отправке RFP также предлагается задавать возникающие вопросы, поэтому не стесняйтесь задавать их!**

После этого на основе RFP составляется и отправляется ценовое предложение, и если вместе с ним предлагаются функции или предложения, которые не были предусмотрены заказчиком, то это может повысить вероятность успеха в конкурентном тендере. Однако, поскольку цена также является одним из критериев оценки, не стоит предлагать слишком дорогие варианты.

Основные составляющие RFP

**1. Обзор проекта:**

Кратко описывается цель и задачи проекта. Это помогает участникам тендера понять контекст и необходимость проекта.

**2. Детальные требования:**

Указываются конкретные требования к проекту и ожидаемые результаты. Могут включать технические характеристики, функциональные требования, критерии производительности и т. д.

**3. Инструкции по подаче предложений:**

Предоставляются инструкции по подготовке и подаче предложений. Описываются формат, объем, срок подачи, необходимые документы и т. д.

**4. Критерии оценки:**

Описываются критерии, которые будут использоваться для оценки предложений. Могут включать цену, качество, опыт, технологические возможности, соблюдение сроков и т. д.

**5. График проекта:**

Представляются основные этапы и вехи проекта. Включают начальную и конечную даты, промежуточные контрольные точки, чтобы участники тендера могли планировать проект в соответствии с графиком.

**6. Бюджет:**

Указывается бюджет, выделенный на проект. Это помогает участникам тендера определить реалистичную стоимость и подготовить предложения.

Важность составления RFP

**1. Четкое общение:**

RFP — это инструмент, позволяющий заказчику четко передать свои ожидания и требования к проекту. Это помогает избежать недопонимания и позволяет поставщикам подготовить точные предложения.

**2. Честная конкуренция:**

RFP предоставляет возможность получить предложения от разных поставщиков на равных условиях. Это выгодно заказчику, так как он может рассмотреть различные варианты и выбрать оптимального поставщика.

**3. Управление рисками:**

Четкое определение требований к проекту и критериев оценки позволяет заказчику заранее управлять потенциальными рисками. Это повышает вероятность успешного завершения проекта.

Процесс RFP

**1. Подготовка RFP:**

• Определяются требования к проекту и составляется документ RFP. После внутренней проверки и утверждения окончательный RFP утверждается.

**2. Распространение RFP:**

• RFP распространяется среди потенциальных поставщиков. Обычно это делается по электронной почте, размещается на веб-сайте или публикуется объявление о тендере.

**3. Прием предложений:**

• Принимаются предложения от поставщиков. Предложения должны быть составлены в соответствии с инструкциями, указанными в RFP, по форме и содержанию.

**4. Оценка предложений:**

• Полученные предложения оцениваются в соответствии с критериями оценки. Комплексно рассматриваются цена, технологические возможности, опыт, соблюдение сроков и т. д.

**5. Переговоры и заключение контракта:**

• Проводятся переговоры с финалистами и согласовываются условия контракта. После завершения переговоров контракт подписывается, и начинается реализация проекта.

Пример RFP

**Обзор проекта**

• Название проекта: Создание нового веб-сайта
• Цель: Повышение качества обслуживания пользователей и увеличение продаж в Интернете

**Детальные требования**

• Функции: Вход пользователя, поиск товаров, онлайн-оплата, панель управления администратора
• Дизайн: Оптимизация для мобильных устройств, отражение фирменного стиля

**Инструкции по подаче предложений**

• Формат представления: PDF-файл
• Срок подачи: 30 июня 2024 г.

**Критерии оценки**

• Технологические возможности: 40%
• Цена: 30%
• Опыт: 20%
• Соблюдение сроков: 10%

**График проекта**

• Распространение RFP: 1 мая 2024 г.
• Крайний срок приема предложений: 30 июня 2024 г.
• Объявление о финалистах: 15 июля 2024 г.

**Бюджет**

• Диапазон бюджета: от 50 до 70 млн. руб.

Заключение

RFP — это важный документ для успешной реализации проекта. Он позволяет заказчику донести четкие требования и выбрать оптимального поставщика. Для успешного составления RFP необходимо определить четкие цели, сформулировать конкретные требования и установить справедливые критерии оценки. Процесс RFP позволяет управлять рисками проекта и добиваться наилучших результатов.

❗**Дополнительная информация**

Перед запросом RFP, конечно, проводятся предварительные обсуждения на встрече, но при отправке RFP не всегда содержится информация, которая была обсуждена на встрече. Например, может быть сказано, что можно использовать облачный сервер, а затем внезапно измениться на необходимость развертывания на сервере компании. Поэтому не стоит автоматически подавать тендер, основываясь на предыдущих обсуждениях, а необходимо внимательно изучить RFP, уточнить непонятные моменты и только после этого принять решение о подаче тендера и подготовке предложения.