RFP (Request for Proposal) - это запрос предложений на конкретный проект или услугу. Это документ, в котором организация описывает проект внешним поставщикам или поставщикам услуг и просит их представить конкретные предложения. RFP обычно используется компаниями, государственными органами, некоммерческими организациями и т. д., чтобы четко определить цели, требования, критерии оценки проекта и выбрать оптимального поставщика. Обычно при отправке запроса предложения требуется рассмотреть документы для подачи тендера.

Компания, получившая RFP, может принять решение о участии в тендере или нет. В случае участия в тендере представляется соответствующее предложение и смета. Обычно на это отводится 1-2 недели.

Пример делового разговора

• Заказчик: Мы составим RFP и передадим его вам на следующей неделе.
• Разработчик: Тогда, после получения RFP, когда нам нужно предоставить предложение и смету?
• Заказчик: После получения RFP вам нужно будет подать документы и смету через 2 недели.
• Разработчик: Хорошо. Понятно.

В этом запросе предложений подробно изложены функции проекта, которые хочет создать заказчик, но не стоит считать, что в нем описаны абсолютно все функции на 100%. На первый взгляд, такие, казалось бы, очевидные вещи, как обработка персональных данных или простые функции, могут быть опущены в RFP, поэтому даже после получения RFP необходимо тщательно проверить, нет ли в нем пропущенных частей, и связаться с заказчиком, чтобы уточнить, не является ли такая часть нежелательной.

Не бойтесь задавать вопросы, даже если в сопроводительном письме к RFP указано, что можно задавать вопросы!

Затем вам нужно будет составить смету на основе RFP и отправить ее. Если вы предложите заказчику некие функции или решения, о которых он не думал, это повысит шансы на успех в конкурентной борьбе за тендер. Однако цена также является частью критериев оценки, поэтому не стоит делать предложение с слишком высокой стоимостью.

Основные компоненты RFP

1. Обзор проекта:

Краткое описание целей и задач проекта. Это поможет исполнителям понять фон и необходимость проекта.

2. Детализированные требования:

Описываются конкретные требования к проекту и ожидаемые результаты. Может включать технические спецификации, функциональные требования, критерии производительности.

3. Рекомендации по подаче предложений:

Предоставляются рекомендации по оформлению и подаче предложений. Четко описываются формат, объем, срок сдачи, необходимые документы.

4. Критерии оценки:

Описываются критерии, по которым будут оцениваться предложения. Может включать цену, качество, опыт, технологические возможности, соблюдение сроков.

5. График проекта:

Приводятся основные этапы и вехи проекта. Включает дату начала, дату завершения, промежуточные сроки проверки, чтобы исполнители могли планировать свой проект в соответствии с этими сроками.

6. Бюджет:

Указывается бюджет, выделенный на проект. Это поможет исполнителям определить реалистичные расходы и подготовить предложения.

Важность составления RFP

1. Четкое общение:

RFP - это инструмент, который позволяет заказчику четко донести свои ожидания и требования к проекту. Это помогает избежать недоразумений и позволяет поставщикам предоставить правильное предложение.

2. Честная конкуренция:

RFP предоставляет возможность получить предложения от разных поставщиков на честных условиях. Это выгодно заказчику, поскольку он может рассмотреть разные варианты и выбрать оптимального поставщика.

3. Управление рисками:

Четкое определение требований к проекту и критериев оценки позволяет заказчику заранее управлять потенциальными рисками. Это повышает вероятность успеха проекта.

Процесс RFP

1. Подготовка RFP:

• Определяются требования к проекту и составляется документ RFP. После внутреннего обзора и утверждения формируется окончательный вариант RFP.

2. Распространение RFP:

• RFP распространяется среди потенциальных поставщиков. Обычно это делается по электронной почте, через публикацию на веб-сайте, через публикацию тендерных объявлений.

3. Прием предложений:

• От поставщиков принимаются предложения. Предложения должны быть оформлены в соответствии с требованиями инструкции по подаче предложений.

4. Оценка предложений:

• Полученные предложения оцениваются в соответствии с критериями оценки. Комплексно рассматриваются цена, технологические возможности, опыт, соблюдение сроков.

5. Переговоры и заключение договора:

• Проводятся переговоры с финалистами и уточняются условия договора. После завершения переговоров заключается договор и начинается проект.

Пример RFP

Обзор проекта

• Название проекта: Создание нового веб-сайта
• Цель: улучшение пользовательского опыта и увеличение продаж в онлайн

Детализированные требования

• Функции: вход пользователей, поиск товаров, онлайн-оплата, панель управления администратора
• Дизайн: оптимизация для мобильных устройств, отражение брендовой идентичности

Рекомендации по подаче предложений

• Формат подачи: PDF файл
• Крайний срок подачи: 30 июня 2024 года

Критерии оценки

• Технологические возможности: 40%
• Цена: 30%
• Опыт: 20%
• Соблюдение сроков: 10%

График проекта

• Распространение RFP: 1 мая 2024 года
• Крайний срок подачи предложений: 30 июня 2024 года
• Объявление о победителе: 15 июля 2024 года

Бюджет

• Диапазон бюджета: от 50 до 70 миллионов вон

Заключение

RFP - это важный документ для успешной реализации проекта. Он позволяет заказчику донести четкие требования и выбрать оптимального поставщика. Для успешного составления RFP необходимо четко определить цели, определить конкретные требования, установить честные критерии оценки. Процесс RFP помогает управлять рисками проекта и достичь оптимальных результатов.

❗Дополнительная информация

До отправки RFP обычно проводятся совещания для обсуждения соответствующих вопросов, но RFP, который отправляется в результате, не всегда соответствует обсужденному содержанию. Бывают случаи, когда до отправки RFP говорят, что можно использовать облачный сервер, а потом внезапно меняют мнение и требуют создать сервер на предприятии. Поэтому не стоит считать, что подача тендера обязательна, только потому что были проведены предварительные переговоры. Необходимо тщательно изучить RFP, понять непонятные пункты, связавшись с заказчиком, и после принятия решения о участии в тендере составить предложение.