เครื่องมือทำงานร่วมกัน Slack สามารถดูประวัติการสนทนา DM ได้ในกรณีใดบ้าง?

สามารถดูข้อความส่วนตัว (DM) ใน Slack ได้หรือไม่? สิ่งที่ผู้ดูแลระบบควรทราบ

ต้นปี (2567) ที่ผ่านมา มีกรณีที่นาย강형욱 (คังฮยองอุก) ประธานบริษัทโบดึมคอมพานี ถูกกล่าวหาว่าอ่านข้อความแชทของพนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งแอปพลิเคชันแชทที่ใช้ในขณะนั้นคือ Naver Works เหตุการณ์นี้ทำให้หลายคนสงสัยว่าสามารถอ่านประวัติการสนทนาในเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันได้หรือไม่

ดังนั้น เราที่ใช้ Slack จึงจำเป็นต้องตรวจสอบว่าผู้ดูแลระบบหรือเจ้าของสามารถดูเนื้อหาการสนทนาแบบ 1:1 ได้หรือไม่ เราได้สรุปความเป็นไปได้และเงื่อนไขไว้ด้านล่างนี้

สามารถดู DM ใน Slack ได้หรือไม่?

ผู้ดูแลระบบหรือเจ้าของใน Slack ไม่สามารถดูการสนทนาแบบ 1:1 (DM) ของพนักงานได้โดยตรง เนื่องจากมีข้อจำกัดอย่างเข้มงวดตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กล่าวคือ หากไม่มีสถานการณ์เฉพาะเจาะจง ก็ไม่สามารถดูเนื้อหาการสนทนาได้ตามอำเภอใจ

แล้ว ‘สถานการณ์เฉพาะเจาะจง’ ที่สามารถดูได้นั้นคืออะไร? เราได้สรุปกรณีต่างๆ ไว้ด้านล่างนี้

สถานการณ์ที่อาจอนุญาตให้ดูได้

เมื่อจำเป็นต้องปกป้องทรัพย์สินของบริษัท

• สงสัยว่ามีการรั่วไหลของข้อมูลลับ: เมื่อพนักงานพยายามรั่วไหลข้อมูลลับของบริษัทออกไปภายนอก หรือมีหลักฐานว่าได้รั่วไหลไปแล้ว
• การปกป้องความลับทางการค้า: เมื่อจำเป็นต้องปกป้องความลับทางการค้าหรือทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัท

เมื่อเกิดปัญหาทางกฎหมายหรือคดีความ

• ข้อพิพาททางกฎหมาย: เมื่อเกิดข้อพิพาททางกฎหมายระหว่างพนักงานกับบริษัท หรือมีกระบวนการทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมของพนักงาน
• คำขอจากหน่วยงานทางกฎหมาย: เมื่อหน่วยงานสอบสวนหรือศาลขอให้บริษัทส่งบันทึกการสนทนาตามกระบวนการทางกฎหมาย

ในระหว่างการตรวจสอบภายใน

• การสอบสวนภายใน: เมื่อเกิดพฤติกรรมทุจริต การสูญเสียทางการเงิน ฯลฯ ภายในบริษัทและจำเป็นต้องมีการสอบสวน
• การละเมิดจริยธรรม: เมื่อสงสัยว่าพนักงานละเมิดข้อบังคับด้านจริยธรรมหรือหลักปฏิบัติของบริษัท

เมื่อจำเป็นต้องปฏิบัติงาน

• การถ่ายโอนงาน: เมื่อพนักงานลาออกกะทันหันหรือไม่อยู่ในที่ทำงานเป็นเวลานานและจำเป็นต้องถ่ายโอนงาน
• การยืนยันความรับผิดชอบ: เมื่อจำเป็นต้องระบุความรับผิดชอบของพนักงานในโครงการหรืองานเฉพาะอย่าง

เมื่อเกิดปัญหาความปลอดภัย

• การละเมิดความปลอดภัย: เมื่อละเมิดนโยบายความปลอดภัยทางไอทีของบริษัท เข้าถึงระบบโดยผิดกฎหมาย หรืออาจเป็นภัยคุกคามต่อความปลอดภัย
• การแพร่กระจายมัลแวร์: เมื่อมีหลักฐานว่าพยายามแพร่กระจายมัลแวร์หรือไวรัสผ่านทางแอปพลิเคชันแชท

เหตุผลอื่นๆ

• การหมิ่นประมาทและการล่วงละเมิดทางเพศ: เมื่อมีการรายงานว่ามีการดูหมิ่นพนักงานคนอื่นหรือบุคคลที่สามผ่านทางแอปพลิเคชันแชท การใช้คำพูดที่ล่วงละเมิดทางเพศ หรือการใช้ความรุนแรง

แล้วจะดูได้อย่างไร?

แม้ว่าจะตรงตามเงื่อนไขข้างต้น ผู้ดูแลระบบหรือเจ้าของก็ไม่สามารถดูเนื้อหาการสนทนาได้โดยตรง จำเป็นต้องมีคำสั่งจากศาลหรือหนังสือยินยอมอย่างชัดเจนจากพนักงาน ตัวอย่างเช่น ในกรณีของอีเมลของ Google มีกรณีที่กระทรวงยุติธรรมสหรัฐฯ ขอให้ส่งข้อมูลเนื่องจากเหตุผลทางกฎหมาย และมีการส่งข้อมูลการสนทนาเนื่องจากเหตุผลต่างๆ เช่น การรั่วไหลของข้อมูลลับ Slack ก็สามารถดูประวัติการสนทนาได้ในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันเท่านั้น

บทบาทของผู้ดูแลระบบใน Slack

Slack เป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน แต่ให้ความสำคัญกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละบุคคลเป็นอย่างมาก ผู้ดูแลระบบควรทำความเข้าใจนโยบายเหล่านี้ และปฏิบัติตามนโยบายของบริษัท เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสบายใจ

เมื่อใช้ Slack ควรทราบเงื่อนไขการดูข้อมูลเหล่านี้ เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและปัญหาที่ไม่จำเป็น