การจัดการช่องทางใน Slack เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน

การจัดการช่องทางใน Slack (Slack) เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน

สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้เครื่องมือทำงานร่วมกันหรือแชทภายในองค์กร อาจจะยังไม่คุ้นเคยเท่าไหร่นัก ผู้เขียนเองก็ใช้ Slack มาตั้งแต่ปี 2015 (ตอนนั้นยังไม่มีเวอร์ชั่นภาษาไทยเลย...) ดังนั้นจึงไม่ค่อยคุ้นเคยเท่าไหร่ แน่นอนว่าเคยคิดถึงช่องทางต่างๆ ในแบบเดียวกับ Battle.net ของ StarCraft แต่โครงสร้างดูซับซ้อนไปหน่อย

แต่ตอนนี้หลังจากใช้งานมานานหลายปี ก็เริ่มเข้าที่เข้าทางแล้วครับ โดย (บริษัท) 꿈많은청년들 มีการใช้ช่องทางมากกว่า 40 ช่องทางเลยทีเดียว แน่นอนว่าความถี่ในการใช้งานก็แตกต่างกันไป

ดังนั้น จึงขอแนะนำวิธีการใช้งานเป็นแนวทางเท่านั้นนะครับ เนื่องจากอาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบธุรกิจ บริการ หรือวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร ดังนั้นขอให้ใช้วิธีการเหล่านี้เป็นเพียงแนวทางก็เพียงพอแล้ว

เงื่อนไขการใช้งาน

มีให้ใช้งานฟรี (สามารถใช้เวอร์ชั่นฟรีได้)

เคล็ดลับการจำแนกช่องทางใน Slack

โปรดทราบว่าอาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบบริการและวัฒนธรรมของแต่ละองค์กร

1. สร้าง 'ห้องแชททั่วไป' ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้

2. สร้าง 'ห้องประกาศ' ที่ทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ

3. สร้างช่องทางสาธารณะสำหรับแต่ละแผนก

• แผนกอื่นๆ สามารถติดต่อสื่อสารกับแผนกที่เกี่ยวข้องได้ผ่านช่องทางนี้
• สนทนาเกี่ยวกับโครงการต่างๆ ในห้องสนทนาของโครงการนั้นๆ และหากขอบเขตไม่ชัดเจน สามารถสื่อสารผ่านช่องทางนี้ได้
• ใช้สำหรับการสนทนาเกี่ยวกับงานที่ต้องมีการหารือในที่สาธารณะ
• การถามและตอบแบบเปิดเผย เนื่องจากพนักงานคนอื่นๆ สามารถดูคำถามและคำตอบได้ และสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดหรือให้คำแนะนำเพิ่มเติมได้

4. สร้างช่องทางส่วนตัวสำหรับแต่ละแผนก

• ใช้สำหรับการสื่อสารเมื่อจำเป็นต้องมีการสนทนาภายในแผนกเท่านั้น
• ใช้สำหรับการสื่อสารเมื่อไม่ต้องการแชร์กับทีมอื่น หรือเมื่อจำเป็นต้องมีการสื่อสารภายในทีม (เช่น การนัดหมายสถานที่จัดเลี้ยงของทีม)
• ไม่จำเป็นต้องสร้างก็ได้ และหัวหน้าแผนกจะเป็นผู้สร้างอยู่แล้ว ดังนั้นจึงปล่อยให้พวกเขาจัดการเอง

5. สร้างช่องทางสำหรับแต่ละโครงการ

6. สร้างช่องทางสำหรับการแจ้งเตือน

เกี่ยวกับการตั้งชื่อช่องทาง

สำคัญกว่าที่คิดนะครับ ถ้าเราแบ่งเป็น แผนกวางแผน/แผนกพัฒนา/แผนกขาย แบบนี้ ถ้าเรียงตามลำดับตัวอักษร (หรือพยัญชนะไทย) ก็จะดูยุ่งเหยิงไปหมด แน่นอนว่าเราสามารถใช้ส่วนต่างๆ (Section) ในการแบ่งแยกได้ แต่พนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้าร่วมอาจจะงงกับช่องทางที่เรียงรายอยู่ทั้งหมดก็ได้

ดังนั้น จึงควรจัดระเบียบเบื้องต้นก่อน แล้วให้แต่ละคนจัดกลุ่มด้วยส่วน (Section) นั่นเอง

ตั้งชื่อช่องทางตามวัตถุประสงค์ของช่องทาง

1. เมื่อแบ่งตามทีมหรือแผนก จะใส่ชื่อบริษัทไว้ข้างหน้า

• ถ้าชื่อช่องทางยาวเกินไป อาจทำให้มองไม่เห็น ดังนั้นจึงใช้คำย่อ
• ใช้คำว่า '꿈청' (คุมชอง) ครับ
  • ตัวอย่างเช่น '꿈청-วางแผน' '꿈청-ออกแบบ' '꿈청-แชททั่วไป' '꿈청-ประกาศ' เนื่องจากไม่สามารถเว้นวรรคได้ จึงใช้เครื่องหมายขีดล่างแทน

2. สำหรับแต่ละโครงการ จะใส่คำว่า 'โครงการ' ไว้ข้างหน้า

• อย่างที่ได้อธิบายไปแล้วว่าชื่อช่องทางไม่ควรยาวเกินไป ดังนั้นจึงใช้คำว่า '플젝' (พึลเจ็ค) แทน
  • ตัวอย่างเช่น '플젝-튜링' '플젝-카페24' เป็นต้น

3. สำหรับช่องทางที่ทีมพัฒนาพัฒนาขึ้นมาและแจ้งเตือนผ่าน Slack จะใส่คำว่า 'แจ้งเตือน' ไว้ข้างหน้า

• ตัวอย่างเช่น 'แจ้งเตือน-สอบถามเว็บไซต์' 'แจ้งเตือน-จองห้องประชุม' 'แจ้งเตือน-แชร์ปฏิทิน' เป็นต้น

4. บางครั้งก็มีการใช้ช่องทางสำหรับการถามคำถามหรือร้องขอ เช่น ทีมวางแผนสอบถามทีมพัฒนา หรือร้องขอทีมออกแบบหรือทีมการตลาด ในกรณีเช่นนี้จะใส่คำว่า 'สอบถาม' หรือ 'ร้องขอ' ไว้ข้างหน้า

• ตัวอย่างเช่น 'สอบถาม-ทีมพัฒนา' 'ร้องขอ-ทีมออกแบบ' เป็นต้น

5. 꿈많은청년들 (คุมมานชอนยอนดึล) มักจะสร้างแชทบอทภายนอกอยู่บ่อยครั้ง ดังนั้นในกรณีที่ต้องมีการสื่อสารมากมาย จึงตกลงกันว่าจะใส่คำว่า 'จ้าง' ไว้ข้างหน้า

• ตัวอย่างเช่น 'จ้าง-กรมสรรพากร' 'จ้าง-ซัมซุงอิเล็กทรอนิกส์' เป็นต้น!

6. ห้องลับเป็นสิ่งที่แต่ละคนกำหนดเอง แต่จะใช้ชื่อเดียวกันไว้ข้างหน้าและใส่คำว่า private ไว้ข้างหลังเพื่อป้องกันความผิดพลาด

• ตัวอย่างเช่น '꿈청-วางแผน private' '꿈청-ขาย private'

ตัวอย่างการใช้งาน

ช่องทางส่วนตัวจะมีไอคอนที่แตกต่างกันดังที่แสดงด้านล่าง และเฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญเท่านั้นที่จะสามารถอ่านข้อความในช่องทางนั้นได้

ไอคอนรูปกุญแจคือช่องทางส่วนตัว

ข้อมูลอื่นๆ ที่ควรทราบ

• สามารถเปลี่ยนจากช่องทางสาธารณะที่ทุกคนสามารถดูได้ → เป็นช่องทางส่วนตัวได้

• สามารถเปลี่ยนจากช่องทางส่วนตัว → เป็นช่องทางสาธารณะที่ทุกคนสามารถดูได้ (ก่อนหน้านี้ทำไม่ได้ แต่ตอนนี้ทำได้แล้ว)
• สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของช่องทาง โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมในบทความอื่นๆ
• สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบช่องทาง โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมในบทความอื่นๆ
• สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดระเบียบช่องทางโดยใช้ส่วน (Section) โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมในบทความอื่นๆ
• สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการและวิธีการใช้ช่องทางประกาศ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมในบทความอื่นๆ
• การใช้ Slack ในการจัดการชุมชนจะได้รับการเผยแพร่ในบทความอื่นๆ (ยังไม่ได้เขียน)