มารยาทในการสื่อสารบน Slack ที่จำเป็นต้องรู้!

มารยาทในการใช้ Slack (Slack) เครื่องมือทำงานร่วมกัน

เมื่อใช้ Slack ในที่ทำงาน เนื่องจากมีสมาชิกในบริษัทจำนวนมากใช้ร่วมกัน จึงควรใช้ด้วยความมีมารยาทระดับหนึ่ง ฉันเคยอ่านบทความเกี่ยวกับวัฒนธรรมการใช้ Slack ในญี่ปุ่นมาก่อน และจำได้ว่าบทความนั้นระบุว่ามีการใช้ Slack อย่างเข้มงวดมาก อย่างไรก็ตาม ในที่ทำงานก็จำเป็นต้องสื่อสารกันโดยปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางอย่างเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและแสดงให้เห็นถึงการเอาใจใส่ผู้อื่นด้วย?!

​

หมายเหตุ: ลำดับของเนื้อหาในบทความนี้ไม่ได้หมายถึงลำดับความสำคัญ ทุกอย่างมีความสำคัญ ดังนั้นขอแนะนำให้คุณอ่านอย่างละเอียด!

1. การแท็กใน Slack

เมื่อแท็กใน Slack ควรระบุผู้รับไว้ด้านหน้าและผู้ที่ต้องการให้รับทราบ (cc) ไว้ด้านหลัง

การแยกแยะเช่นนี้จะช่วยแยกแยะบุคคลที่ต้องตอบกลับและบุคคลที่ต้องการตรวจสอบ ทำให้ลดการตรวจสอบที่มากเกินไปและลดภาระงาน

อย่าแท็กบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ใช้ @here, @channel, @everyone มากเกินไป

ถือได้ว่าเหมือนกับมารยาทในการใช้อีเมลเกือบทั้งหมด

2. การตอบกลับด้วยอิโมจิ "อ่านแล้ว"

Slack ไม่เหมือนกับ KakaoTalk ที่จะแสดงจำนวนผู้ที่ยังไม่ได้อ่าน เนื่องจากโครงสร้างของการสนทนาเป็นแบบกลุ่ม ไม่ใช่แบบตัวต่อตัว ดังนั้นจึงยากที่จะทราบว่าอีกฝ่ายอ่านหรือไม่ ดังนั้นจึงควรตอบกลับอย่างรวดเร็วเมื่ออ่านแล้ว การตอบกลับด้วยข้อความเช่น "ครับ", "อ่านแล้วครับ รอสักครู่" ก็ต้องใช้ความพยายามอยู่บ้าง ดังนั้นการลงทะเบียนและใช้งานอิโมจิที่ใช้บ่อยจึงเป็นอีกวิธีหนึ่ง

แน่นอน เมื่อมีอิโมจิ "อ่านแล้ว" แสดงขึ้นมา ควรตีความหมายว่า "อ่านแล้ว" ไม่ใช่ความหมายของ "ได้ครับ ทำอย่างนั้น", "เห็นด้วย"

​

3. อย่าคาดหวังการตอบกลับที่รวดเร็วทันที

บางครั้งอาจตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว แต่บางครั้งอาจต้องใช้เวลาในการคิดหรืออ่านอย่างละเอียดก่อนตอบกลับ แม้ว่าคำถามของคุณอาจจะเร่งด่วนมาก แต่ผู้รับคำถามอาจกำลังทำงานอย่างเข้มข้นหรือกำลังจัดการกับงานที่เร่งด่วนมากอยู่ก็ได้

ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องอดทนรอสักเล็กน้อย

​

4. ตอบกลับให้สั้นๆ

ผู้ที่ถามอาจรออยู่ แม้ว่าจะกล่าวไว้แล้วว่าไม่ควรคาดหวังการตอบกลับที่รวดเร็ว แต่ก็อาจมีกรณีที่ต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน หากคุณต้องการเวลาในการคิดหรือตรวจสอบ ควรตอบกลับก่อน

"ขอเวลาสักครู่ กำลังประชุมอยู่ครับ", "จะตรวจสอบแล้วตอบกลับภายใน 20 นาทีครับ", "ขอเวลาสักครู่ กำลังทำงานอื่นอยู่ครับ จะตอบกลับภายใน 15 นาที" การเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจงเช่นนี้แสดงถึงความเอาใจใส่ต่ออีกฝ่าย

แน่นอน หากสามารถตอบกลับได้ภายใน 5 นาที การคลิกอิโมจิ "อ่านแล้ว" ก็เป็นอีกวิธีหนึ่ง

5. ส่งข้อความครั้งแรกให้ครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ควรส่งข้อความแรกให้ครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การเรียกก่อนแล้วค่อยส่งข้อความทีละส่วนจะทำให้รู้สึกเหนื่อยล้าในการรออ่านข้อความ

และยังช่วยประหยัดเวลาของอีกฝ่ายด้วย

แน่นอน หลังจากเริ่มการสนทนาแล้ว คุณอาจตอบกลับทีละส่วนได้ตามสถานการณ์ (เพราะนั่นเป็นการสนทนาแล้ว ข้อความแรกคือการส่งหัวข้อ)

6. หากสื่อสารไม่เข้าใจ ให้ใช้การโทรหรือวิดีโอคอล

อาจมีปัญหาในการสื่อสารผ่านข้อความ เรารู้ดีว่าการขาดน้ำเสียงในบทสนทนาอาจทำให้เข้าใจเนื้อหาได้ยาก ในกรณีนี้ ควรใช้การโทรวิดีโอหรือโทรศัพท์ผ่าน Slack เพื่อแก้ไขปัญหา และอาจมีกรณีที่ต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนด้วย

​

7. การใช้ช่องสนทนา

ควรสนทนาในช่องสาธารณะให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ในช่องสาธารณะ แม้ว่าคนอื่นจะไม่ได้พูดถึง แต่ก็อาจมีคนอื่นๆ ที่ไม่ทราบมาก่อน และได้รับรู้เรื่องราวร่วมกัน หากคำตอบผิดพลาด คนอื่นก็อาจแก้ไขได้ ดังนั้น เว้นแต่ว่าจำเป็นต้องใช้ความลับ (เพื่อรักษาความปลอดภัย) ควรใช้ช่องสาธารณะในการสนทนาเกี่ยวกับงาน วิธีนี้จะช่วยลดการซ้ำซ้อนของคำถามและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

​

ดังนั้น การสนทนาที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของแต่ละช่องจึงเป็นสิ่งสำคัญ และการสร้างและจัดการช่องตามแต่ละโครงการก็มีความสำคัญเช่นกัน

ดังนั้น ความสำคัญของการจัดการช่องจึงเป็นสิ่งที่ควรเน้นย้ำซ้ำแล้วซ้ำอีก

​

8. การใช้เธรด

วิธีการโพสต์ข้อความอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับหัวข้อเดียวกันนั้นไม่เหมาะสม เนื่องจากอาจทำให้ค้นหาหัวข้อได้ยากและอาจทำให้สับสนว่าเป็นการสนทนาที่ตรงกับหัวข้อหรือไม่ ดังนั้น ควรใช้ฟังก์ชันความคิดเห็น (เธรด) เมื่อมีการแสดงความคิดเห็นต่อหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง นอกจากนี้ หากมีการแท็กไว้ในตอนแรก ก็ไม่จำเป็นต้องแท็กอีกในเธรดถัดไป เนื่องจากระบบจะแจ้งเตือนผู้ใช้งานนั้นโดยอัตโนมัติ ([กิจกรรมของฉัน] จะแสดงขึ้น)

9. การนำลิงก์จากช่องสนทนาอื่นมาใช้

สามารถนำข้อความจากช่องสนทนาอื่นมาใช้ได้

แม้ว่าจะสนทนาในช่องที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ แต่ก็อาจมีผู้คนเพิ่มเข้ามามากขึ้นเรื่อยๆ บางครั้งหัวข้ออาจขยายไปสู่โครงการอื่น ในกรณีนี้ การเริ่มต้นการสนทนาใหม่ในช่องอื่นอาจทำได้ยาก ดังนั้นจึงควรใช้ฟังก์ชันนำเข้าข้อความ เมื่อนำข้อความหลักมาแล้ว ผู้ที่ไม่ทราบเนื้อหาสามารถคลิกลิงก์เพื่อดูเนื้อหาการสนทนาได้

นี่คือเหตุผลที่การใช้เธรดในการสนทนาจึงมีความสำคัญ

วิธีการนำลิงก์มาใช้มีดังนี้

1. วางเมาส์เหนือข้อความที่จะคัดลอก

2. คลิกปุ่มสามจุด

3. คลิกปุ่ม [คัดลอกลิงก์]

4. กด Ctrl+V เพื่อวางลงในข้อความที่จะเขียน จากนั้นเขียนข้อความและส่ง

ข้อมูลอ้างอิงอื่นๆ

"มารยาทสร้างคน" ใช่ไหมครับ? นอกเหนือจากเนื้อหาข้างต้นแล้ว การรักษามารยาทพื้นฐานในการสื่อสารจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบายมากขึ้น