RFP (แบบฟอร์มขอข้อเสนอ) คืออะไร?

RFP (Request for Proposal) หมายถึง หนังสือขอเสนอราคาสำหรับโครงการหรือบริการเฉพาะเจาะจง เป็นเอกสารที่องค์กรใช้ในการอธิบายโครงการให้กับซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการภายนอก และขอให้พวกเขาส่งข้อเสนอที่เป็นรูปธรรม โดยทั่วไปแล้ว RFP จะถูกใช้โดยบริษัท หน่วยงานรัฐบาล องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ฯลฯ เพื่อช่วยในการคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุด โดยการกำหนดเป้าหมาย ข้อกำหนด และเกณฑ์การประเมินผลของโครงการให้ชัดเจน การส่ง RFP มักมาพร้อมกับการขอให้พิจารณาการเสนอราคาโดยอ้างอิงเอกสารประกอบ

บริษัทที่ได้รับ RFP สามารถตัดสินใจได้ว่าจะเสนอราคาหรือไม่ และหากตัดสินใจเสนอราคา ก็จะต้องส่งข้อเสนอพร้อมกับใบเสนอราคา โดยทั่วไปแล้วระยะเวลาในการส่งมอบจะอยู่ที่ประมาณ 1-2 สัปดาห์

ตัวอย่างการสนทนาทางธุรกิจ

• ลูกค้า : เราจะจัดทำ RFP และส่งให้คุณภายในสัปดาห์หน้า
• ผู้พัฒนา : แล้วหลังจากที่ได้รับ RFP แล้ว เราควรส่งข้อเสนอและใบเสนอราคาภายในวันใด
• ลูกค้า : หลังจากที่ส่ง RFP ให้คุณแล้ว 2 สัปดาห์ คุณส่งเอกสารและใบเสนอราคาเพื่อเสนอราคาได้เลยค่ะ
• ผู้พัฒนา : ครับ/ค่ะ เข้าใจแล้ว

ใน RFP นี้จะมีการระบุรายละเอียดของฟังก์ชันที่ลูกค้าต้องการสร้างขึ้นในโครงการอย่างละเอียด แต่ไม่ควรเชื่อว่ามีทุกฟังก์ชันครบ 100% บางครั้งอาจมีส่วนที่ดูเหมือนจะเป็นเรื่องปกติ เช่น การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล หรือฟังก์ชันพื้นฐานที่อาจจะไม่มีอยู่ใน RFP ดังนั้น แม้ว่าจะได้รับ RFP แล้ว ก็ควรตรวจสอบอย่างละเอียดว่ามีส่วนใดขาดหายไปหรือไม่ และติดต่อสอบถามว่าส่วนนั้นๆ เป็นสิ่งที่ลูกค้าไม่ต้องการหรือไม่

**แม้ว่า RFP จะระบุให้สอบถามหากมีข้อสงสัย ก็อย่าได้ลังเลที่จะสอบถาม!**

จากนั้นจึงจัดทำใบเสนอราคาโดยอ้างอิง RFP และหากมีฟังก์ชันหรือข้อเสนอที่ลูกค้าคาดไม่ถึง ก็อาจช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในการเสนอราคาแข่งขันได้ อย่างไรก็ตาม ราคาเป็นหนึ่งในเกณฑ์การประเมิน ดังนั้นการเสนอข้อเสนอที่ทำให้ราคาสูงขึ้นมากเกินไปจึงไม่ใช่เรื่องที่ดี

องค์ประกอบหลักของ RFP

**1. ภาพรวมของโครงการ:**

อธิบายวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการโดยย่อ เพื่อให้ผู้เสนอราคาเข้าใจถึงพื้นฐานและความจำเป็นของโครงการ

**2. ข้อกำหนดรายละเอียด:**

ระบุข้อกำหนดเฉพาะของโครงการและผลลัพธ์ที่คาดหวัง อาจรวมถึงข้อมูลจำเพาะทางเทคนิค ข้อกำหนดการทำงาน เกณฑ์ประสิทธิภาพ ฯลฯ

**3. คำแนะนำในการส่งข้อเสนอ:**

ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเขียนและการส่งข้อเสนอ อธิบายรูปแบบ จำนวนหน้า ระยะเวลาในการส่ง และเอกสารที่จำเป็นอย่างชัดเจน

**4. เกณฑ์การประเมิน:**

อธิบายเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินข้อเสนอ อาจรวมถึงราคา คุณภาพ ประสบการณ์ ความสามารถทางเทคนิค การปฏิบัติตามกำหนดเวลา ฯลฯ

**5. กำหนดการของโครงการ:**

ระบุวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และจุดสำคัญของโครงการ รวมถึงกำหนดการตรวจสอบระหว่างทาง เพื่อให้ผู้เสนอราคาสามารถจัดทำแผนงานให้สอดคล้องกับกำหนดการ

**6. งบประมาณ:**

ระบุงบประมาณที่จัดสรรไว้สำหรับโครงการ เพื่อช่วยให้ผู้เสนอราคาสามารถประเมินค่าใช้จ่ายที่เป็นจริงและเตรียมข้อเสนอ

ความสำคัญของการจัดทำ RFP

**1. การสื่อสารที่ชัดเจน:**

RFP เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถสื่อสารความคาดหวังและความต้องการของโครงการได้อย่างชัดเจน ช่วยลดความเข้าใจผิดและทำให้ซัพพลายเออร์สามารถส่งข้อเสนอที่ถูกต้อง

**2. การแข่งขันที่เป็นธรรม:**

RFP ให้โอกาสในการรับข้อเสนอจากซัพพลายเออร์หลายรายอย่างเป็นธรรม ทำให้ผู้ว่าจ้างสามารถพิจารณาตัวเลือกต่างๆ และเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุด

**3. การบริหารความเสี่ยง:**

การกำหนดข้อกำหนดของโครงการและเกณฑ์การประเมินผลอย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถจัดการกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า ส่งผลให้โครงการประสบความสำเร็จมากขึ้น

ขั้นตอนการดำเนินการ RFP

**1. การเตรียม RFP:**

• กำหนดข้อกำหนดของโครงการและจัดทำเอกสาร RFP ผ่านการตรวจสอบและอนุมัติภายในจนได้ RFP ฉบับสุดท้าย

**2. การเผยแพร่ RFP:**

• เผยแพร่ RFP ให้กับซัพพลายเออร์ที่อาจสนใจ โดยทั่วไปจะเผยแพร่ผ่านทางอีเมล การโพสต์บนเว็บไซต์ หรือประกาศเชิญชวนให้เสนอราคา

**3. การรับข้อเสนอ:**

• รับข้อเสนอจากซัพพลายเออร์ ข้อเสนอต้องเขียนและจัดทำตามคำแนะนำในการส่งข้อเสนอ

**4. การประเมินข้อเสนอ:**

• พิจารณาข้อเสนอที่ได้รับตามเกณฑ์การประเมิน โดยพิจารณาจากราคา ความสามารถทางเทคนิค ประสบการณ์ และการปฏิบัติตามกำหนดเวลาโดยรวม

**5. การเจรจาต่อรองและการทำสัญญา:**

• เจรจาต่อรองกับผู้เสนอราคาที่ผ่านการคัดเลือก และกำหนดเงื่อนไขของสัญญา เมื่อการเจรจาเสร็จสิ้น ก็จะทำสัญญาและเริ่มโครงการ

ตัวอย่าง RFP

**ภาพรวมของโครงการ**

• ชื่อโครงการ: การสร้างเว็บไซต์ใหม่
• วัตถุประสงค์: การปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้และเพิ่มยอดขายออนไลน์

**ข้อกำหนดรายละเอียด**

• ฟังก์ชัน: การเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ การค้นหาผลิตภัณฑ์ การชำระเงินออนไลน์ แดชบอร์ดผู้ดูแลระบบ
• การออกแบบ: ปรับให้เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ สะท้อนถึงเอกลักษณ์ของแบรนด์

**คำแนะนำในการส่งข้อเสนอ**

• รูปแบบการส่ง: ไฟล์ PDF
• กำหนดส่ง: 30 มิถุนายน 2567

**เกณฑ์การประเมิน**

• ความสามารถทางเทคนิค: 40%
• ราคา: 30%
• ประสบการณ์: 20%
• การปฏิบัติตามกำหนดเวลา: 10%

**กำหนดการของโครงการ**

• การเผยแพร่ RFP: 1 พฤษภาคม 2567
• กำหนดส่งข้อเสนอ: 30 มิถุนายน 2567
• ประกาศผลผู้ที่ได้รับการคัดเลือก: 15 กรกฎาคม 2567

**งบประมาณ**

• ช่วงงบประมาณ: 5,000,000 – 7,000,000 บาท

สรุป

RFP เป็นเอกสารสำคัญสำหรับการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ ช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถสื่อสารความต้องการได้อย่างชัดเจนและคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุด การจัดทำ RFP ที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดข้อกำหนดที่เป็นรูปธรรม และจัดทำเกณฑ์การประเมินผลที่เป็นธรรม ขั้นตอนการดำเนินการ RFP ช่วยให้สามารถบริหารความเสี่ยงของโครงการและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

❗**ข้อมูลเพิ่มเติมที่ควรรู้**

แม้ว่าก่อนที่จะขอ RFP จะมีการประชุมหารือเบื้องต้นกันแล้ว แต่ RFP ที่ส่งมานั้นอาจไม่ตรงกับเนื้อหาที่หารือไว้เสมอไป เช่น อาจมีการพูดคุยกันว่าสามารถใช้เซิร์ฟเวอร์คลาวด์ได้ แต่พอส่ง RFP มาแล้วกลับเปลี่ยนใจขอให้ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทแทน ดังนั้นอย่าเพิ่งตัดสินใจเสนอราคาเพียงเพราะมีการหารือไว้ก่อนหน้านี้ ควรอ่าน RFP อย่างละเอียด สอบถามข้อสงสัย และยืนยันว่าจะเสนอราคาจริง ๆ ก่อนจึงเริ่มเขียนข้อเสนอ