RFP (Request for Proposal) หมายถึง คำขอเสนอราคาสำหรับโครงการหรือบริการเฉพาะเจาะจง เป็นเอกสารที่องค์กรใช้เพื่ออธิบายโครงการต่อผู้ขายหรือผู้ให้บริการภายนอก และขอให้พวกเขายื่นข้อเสนอที่เป็นรูปธรรม RFP มักจะใช้โดย บริษัท องค์กรของรัฐ องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร เป็นต้น และมีส่วนช่วยในการเลือกผู้ขายที่เหมาะสมที่สุด โดยการกำหนดเป้าหมาย ข้อกำหนด และเกณฑ์การประเมินของโครงการอย่างชัดเจน โดยทั่วไปแล้ว การขอเสนอราคาจะมาพร้อมกับการขอให้พิจารณาการเสนอราคาโดยอ้างถึงเอกสาร

บริษัทที่ได้รับ RFP สามารถตัดสินใจได้ว่าจะเสนอราคาหรือไม่ และหากทำการเสนอราคา พวกเขาจะต้องยื่นข้อเสนอร่วมกับใบเสนอราคา โดยทั่วไป เวลาจะถูกกำหนดไว้ ประมาณ 1-2 สัปดาห์

ตัวอย่างการสนทนาในที่ทำงาน

• ลูกค้า : เราจะเขียน RFP ให้เสร็จภายในสัปดาห์หน้า
• นักพัฒนา : แล้วหลังจากที่ได้รับ RFP แล้ว เราจะส่งข้อเสนอและใบเสนอราคาได้เมื่อใด
• ลูกค้า : หลังจากที่คุณได้รับ RFP แล้ว 2 สัปดาห์ คุณสามารถส่งเอกสารและใบเสนอราคาเพื่อเสนอราคาได้
• นักพัฒนา : ได้ครับ

ข้อเสนอขอให้เสนอราคานี้จะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับฟังก์ชันของโครงการที่ลูกค้าต้องการสร้าง และแม้ว่าจะมีรายละเอียด แต่ก็ไม่ควรเชื่อว่า มีฟังก์ชันทั้งหมด 100% อาจมีส่วนที่ขาดหายไป เช่น การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลหรือฟังก์ชันพื้นฐาน ดังนั้น แม้จะได้รับ RFP แล้วก็ตาม คุณควรตรวจสอบ ให้แน่ใจว่าไม่มีส่วนที่ขาดหายไปอย่างละเอียดก่อนติดต่อเพื่อสอบถามว่าส่วนนั้นไม่ต้องการ

อย่าลังเลที่จะสอบถามหากคุณมีข้อสงสัยใดๆ เมื่อส่ง RFP!

หลังจากนั้น คุณสามารถเขียนใบเสนอราคาโดยอิงจาก RFP และส่งไปได้ การเสนอฟังก์ชันหรือข้อเสนอที่ลูกค้าคาดไม่ถึงอาจช่วยเพิ่มโอกาส ในการประสบความสำเร็จในการประมูล แต่เนื่องจากราคาเป็นส่วนหนึ่งของเกณฑ์การประเมินด้วย ดังนั้น การเสนอราคาที่สูงเกินไปจึงไม่เหมาะสม

องค์ประกอบหลักของ RFP

1. ภาพรวมโครงการ:

ให้คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เสนอราคาเข้าใจพื้นหลังและความจำเป็นของโครงการ

2. ข้อกำหนดโดยละเอียด:

ระบุข้อกำหนดโดยละเอียดของโครงการและผลลัพธ์ที่คาดหวัง ข้อมูลจำเพาะทางเทคนิค ข้อกำหนดด้านฟังก์ชัน เกณฑ์ประสิทธิภาพ อาจรวมอยู่ด้วย

3. คำแนะนำในการส่งข้อเสนอ:

ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเขียนและการส่งข้อเสนอ อธิบายรูปแบบ ขนาด เงื่อนไขการส่ง และเอกสารที่จำเป็นอย่างชัดเจน

4. เกณฑ์การประเมิน:

อธิบายเกณฑ์ที่จะใช้ในการประเมินข้อเสนอ ราคา คุณภาพ ประสบการณ์ ทักษะทางเทคนิค การปฏิบัติตามกำหนดเวลา อาจรวมอยู่ด้วย

5. กำหนดเวลาของโครงการ:

ระบุเวลาสำคัญและขั้นตอนสำคัญของโครงการ วันเริ่มต้น วันสิ้นสุด กำหนดเวลาตรวจสอบกลาง เพื่อให้ผู้เสนอราคาสามารถวางแผน ได้ตามกำหนดเวลา

6. งบประมาณ:

ระบุงบประมาณที่จัดสรรให้กับโครงการ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เสนอราคาสามารถประเมินต้นทุนที่เป็นจริงและเตรียมข้อเสนอ

ความสำคัญของการเขียน RFP

1. การสื่อสารที่ชัดเจน:

RFP เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถสื่อสารความคาดหวังและความต้องการของโครงการได้อย่างชัดเจน สิ่งนี้จะช่วยลดความเข้าใจผิด และช่วยให้ผู้ขายสามารถเสนอราคาที่ถูกต้อง

2. การแข่งขันที่เป็นธรรม:

RFP ให้โอกาสในการรับข้อเสนอจากผู้ขายหลายรายอย่างเป็นธรรม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถพิจารณาตัวเลือกที่หลากหลายและเลือก ผู้ขายที่เหมาะสมที่สุด

3. การจัดการความเสี่ยง:

การกำหนดข้อกำหนดของโครงการและเกณฑ์การประเมินอย่างชัดเจนจะช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า สิ่งนี้จะช่วย เพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของโครงการ

กระบวนการ RFP

1. การเตรียม RFP:

• กำหนดข้อกำหนดของโครงการและเขียนเอกสาร RFP ตรวจสอบและอนุมัติภายในเพื่อให้ RFP ฉบับสุดท้าย

2. การเผยแพร่ RFP:

• เผยแพร่ RFP ให้กับผู้ขายที่อาจเป็นไปได้ โดยทั่วไปจะกระจายผ่านทางอีเมล การโพสต์บนเว็บไซต์ การประกาศประมูลแบบเปิด

3. การรับข้อเสนอ:

• รับข้อเสนอจากผู้ขาย ข้อเสนอต้องเขียนตามรูปแบบและเนื้อหาที่ระบุในคำแนะนำการส่งข้อเสนอ

4. การประเมินข้อเสนอ:

• ประเมินข้อเสนอที่ได้รับตามเกณฑ์การประเมิน พิจารณาราคา ทักษะทางเทคนิค ประสบการณ์ การปฏิบัติตามกำหนดเวลาอย่างครอบคลุม

5. การเจรจาและการทำสัญญา:

• เจรจากับผู้สมัครสุดท้ายและยืนยันเงื่อนไขของสัญญา เมื่อการเจรจาเสร็จสิ้น ให้ทำสัญญาและเริ่มโครงการ

ตัวอย่าง RFP

ภาพรวมโครงการ

• ชื่อโครงการ: การสร้างเว็บไซต์ใหม่
• วัตถุประสงค์: ปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้และเพิ่มยอดขายทางออนไลน์

ข้อกำหนดโดยละเอียด

• ฟังก์ชัน: เข้าสู่ระบบผู้ใช้ ค้นหาผลิตภัณฑ์ ชำระเงินออนไลน์ แดชบอร์ดผู้ดูแลระบบ
• การออกแบบ: ปรับให้เหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ใช้ตัวตนของแบรนด์

คำแนะนำในการส่งข้อเสนอ

• รูปแบบการส่ง: ไฟล์ PDF
• กำหนดเวลาการส่ง: 30 มิถุนายน 2567

เกณฑ์การประเมิน

• ทักษะทางเทคนิค: 40%
• ราคา: 30%
• ประสบการณ์: 20%
• การปฏิบัติตามกำหนดเวลา: 10%

กำหนดเวลาของโครงการ

• การเผยแพร่ RFP: 1 พฤษภาคม 2567
• กำหนดเวลาการรับข้อเสนอ: 30 มิถุนายน 2567
• ประกาศการเลือกผู้ชนะ: 15 กรกฎาคม 2567

งบประมาณ

• ช่วงงบประมาณ: 5,000,000 บาท - 7,000,000 บาท

บทสรุป

RFP เป็นเอกสารสำคัญสำหรับการดำเนินการโครงการให้ประสบความสำเร็จ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ว่าจ้างสามารถสื่อสารข้อกำหนดที่ชัดเจนและเลือก ผู้ขายที่เหมาะสมที่สุด การเขียน RFP ที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจน และกำหนดเกณฑ์การประเมิน ที่เป็นธรรม กระบวนการ RFP ช่วยให้สามารถจัดการความเสี่ยงของโครงการและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

❗ข้อมูลเพิ่มเติมที่ควรรู้

แม้ว่าจะมีการหารือเบื้องต้นเกี่ยวกับเรื่องนี้ในระหว่างการประชุมก่อนที่จะขอ RFP แต่ RFP อาจไม่ตรงกับเนื้อหาของการประชุมเสมอไป อาจมีกรณีที่ตกลงกันไว้ว่าสามารถดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ได้ แต่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันและต้องการสร้างบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท ดังนั้น การที่เคยมีการหารือแล้วจึงไม่จำเป็นต้องเสนอราคาเสมอไป คุณควรอ่าน RFP อย่างละเอียด สอบถามหากมีส่วนที่ไม่เข้าใจ และยืนยันการเสนอราคาหลังจากที่ได้ตัดสินใจที่จะเสนอราคาแล้วจึงเขียนข้อเสนอ