Slack'te İletişim: Bu Kadar Nezaket Gerekli!

İş Birliği Aracı Slack'te Etiket Kuralları

Şirket içinde Slack kullanırken, birçok şirket üyesinin aynı aracı kullandığını göz önünde bulundurarak belirli bir nezaket seviyesiyle kullanmalıyız. Daha önce Japonya'daki Slack kullanım kültürü hakkında bir makale okumuştum ve oldukça katı bir şekilde kullanıldığından bahsediyordu. Neyse, şirket içinde de belirli kurallara uyarak iletişim kurmak daha verimli ve karşı tarafı gözetmeyi sağlar, değil mi?!

​

Bu arada, aşağıdaki maddelerin sırası önceliği göstermez. Hepsi önemlidir, bu yüzden dikkatlice okumanızı öneririm!

1. Slack'te Etiketleme

Slack'te etiketleme yaparken, önce alıcıyı, sonra da (Cc) referans edilecek kişileri eklemek daha iyidir.

Bu şekilde, cevap vermesi gereken kişiler ve onay gerektiren kişiler ayrılarak gereksiz onayları azaltarak iş yükünü hafifletebiliriz.

İlgisiz kişileri etiketlememeliyiz. Ayrıca, @here, @channel, @everyone'ı aşırı kullanmamak da önemlidir.

Neredeyse e-posta nezaketine benziyor diyebiliriz.

2. 'Okundu' İfadesine Yanıt Verme

Slack, KakaoTalk gibi '1' okunmamış kişinin kalmadığını göstermez. 1:1 değil, grup halinde iletişim kurulduğu içindir. Bu nedenle, karşı tarafın mesajı okuyup okumadığını anlamak zordur. Bu nedenle, okunduğunda hızlıca yanıt vermek iyidir. 'Tamam', 'Okudum. Bir dakika' gibi yanıtlar bile zahmetli olduğu içinSık kullanılan emojileri kaydedip kullanmakda bir yöntemdir.

Elbette, 'okundu' ifadesi olduğunda, bunun 'okudum' anlamına geldiğini ve 'Evet, öyle yapın', 'Katılıyorum' anlamına gelmediğini bilmeliyiz.

​

3. Hızlı Yanıtı Beklememek

Hemen hızlı bir şekilde yanıt verebileceğimiz durumlar olsa da, düşünme süresine ihtiyaç duyabilir veya dikkatlice okuyup yanıt vermemiz gerekebilir. Sizin sorunuz çok acil olabilir, ancak soruyu alan kişi de yoğun bir şekilde çalışıyor veya çok acil bir iş hallediyor olabilir.

Bu nedenle, biraz sabır göstermek önemlidir.

​

4. Kısa da Olsa Yanıt Vermek

Soruyu soran kişi beklemede kalabilir. Yukarıda belirtildiği gibi hızlı bir yanıt beklemeyin demiş olsak da, gerçekten acil bir şekilde ele alınması gereken durumlar da olabilir. Mesajı aldıktan sonra düşünme veya doğrulama zamanına ihtiyaç varsa, önce yanıt vermek daha iyidir.

"Bir dakika. Toplantıdayım.", "Kontrol edip 20 dakika içinde cevap vereceğim.", "Bir dakika. Başka bir işle meşgulüm, 15 dakika içinde cevap vereceğim" gibi somut öneriler sunmak karşı tarafa saygı göstermektir.

Elbette, 5 dakika içinde yanıt verebilecek bir durumsa, 'okundu' ifadesini tıklamak da bir yöntem olabilir.

5. İlk Mesajı Tek Bir Mesajda Göndermek

İlk mesajı mümkün olduğunca tek seferde temel bilgileri içerecek şekilde iletmek daha iyidir. Önce çağırıp mesajı bölerek gönderirseniz, mesajı okumak için beklemenin yorgunluğu olur.

Ayrıca, karşı tarafın zamanından tasarruf etmenin avantajı vardır.

Elbette, sohbet başladıktan sonra duruma göre bölerek yanıt verebiliriz. (O zamandan sonra sohbettir. İlk mesaj konu ile ilgilidir.)

6. İletişim Kurmakta Zorluk Çekiliyorsa Aramalar Kullanmak

Metinlerden kaynaklanan iletişim zorlukları olabilir. Konuşmada tonlama yoksa, içeriği anlamak zor olabilir. Bu durumlarda, Slack'in aramaları kullanarak görüntülü arama yapmak veya telefon kullanarak iletişimi çözmek daha iyidir. Acil durumlarda da kullanışlı olabilir.

​

7. Kanal Sohbetlerini Kullanmak

Mümkünse, açık kanallarda sohbet etmek daha iyidir.

Açık kanallar, bir soruya diğer kişiler tarafından bahsedilmese de, o zamana kadar bilmiyor olabilirler ve herkesin bildiği durumlar olabilir. Yanıt verilmiş olsa da, yanıt yanlışsa başka biri düzeltebilir. Bu nedenle, (güvenlik nedeniyle) iş açısından kesinlikle gizli olması gereken bir konuşma değilse, iş konuşmalarını açık kanallar aracılığıyla yapmak daha iyidir. Bu şekilde, tekrarlanan soruların cevap sayısı azalır ve iş verimliliği artar.

​

Bu nedenle, kanalların amacına uygun sohbetler yapılması ve projelere göre kanalların iyi oluşturulması ve yönetilmesi önemlidir.

Bu yüzden kanal yönetiminin önemiyine vurgulansa da az kalır.

​

8. Konu Başlıklarını Kullanmak

Bir konuya ilişkin mesajların sürekli olarak yükseldiği bir iletişim biçimi uygun değildir. Konunun ne olduğunu bulmak zor olabilir ve konuya uygun bir konuşma olup olmadığı konusunda kafa karışıklığı olabilir. Bu nedenle, bir konu mesajı yayınladıktan sonra buna ilişkin görüşleri paylaşırken, yorum (konu başlığı) işlevini kullanmak daha iyidir. Ayrıca, başlangıçta etiketlenmişse, sonraki konu başlıklarından itibaren etiketleme yapılması gerekmez, çünkü ilgili kişiye yine etiketleme yapılır. İlgili ana mesaja en az bir konu başlığı eklenirse, ilgili kişiye otomatik olarak etiketleme yapılır. ([Etkinliklerim]'de görünür)

9. Başka Kanallardan Mesaj Bağlantısı Getirmek

Başka bir kanalda sohbet ederken, başka bir kanaldan mesaj getirebilirsiniz.

Amaçlarına göre kanallarda sohbet ederken, ilgili sohbet içeriğinin giderek daha fazla kişi eklenmesiyle genişlediği durumlar da olabilir. Konu genişleyerek başka projelere geçebilir. Bu gibi durumlarda, başka bir kanalda baştan tartışmak zor olabilir, bu nedenle bu özelliği kullanın. Ana mesajı getirirseniz, içeriği bilmeyen kişiler bağlantıyı tıklayarak sohbet içeriğini inceleyebilir.

Bu nedenle, konu başlıklarının kullanılması önemli bir iletişim yöntemidir.

Bağlantı getirme yöntemi aşağıdaki gibidir.

1. Kopyalanacak metnin üzerine gelin.

2. Üç nokta düğmesine tıklayın.

3. [Bağlantıyı Kopyala] düğmesine tıklayın.

4. Yapıştırılacak metne Ctrl+V tuşuna basarak yapıştırın ve yazılacak mesajı yazdıktan sonra gönderin.

Diğer Notlar

"Nezaket insanı yapar", biliyorsunuz değil mi? Yukarıdaki içeriklerin yanı sıra temel nezaket kurallarına uyarak iletişim kurarsanız, daha verimli ve konforlu bir iş deneyimi yaşayabilirsiniz.