RFP (Teklif İsteği), belirli bir proje veya hizmet için teklif talebi anlamına gelir. Bu, bir kuruluşun dış tedarikçilere veya hizmet sağlayıcılara bir projeyi açıkladığı ve bunun için özel bir teklif göndermelerini istediği bir belgedir. RFP'ler genellikle şirketler, kamu kurumları ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından kullanılır ve en uygun tedarikçinin seçilmesine yardımcı olmak için projenin hedeflerini, gereksinimlerini ve değerlendirme kriterlerini açıkça tanımlar. Genellikle, bir teklif talebi gönderilirken dokümanların referans alınması ve teklifin dikkate alınması istenir.

RFP'yi alan şirket, teklif verme veya vermeme konusunda karar verebilir ve teklif veriyorsa ilgili teklif ile birlikte bir fiyat teklifi sunar. Genellikle süre bir ila iki hafta gibi bir zaman dilimi verilir.

İş Görüşmesi Örneği

• Müşteri: RFP'yi önümüzdeki haftaya kadar hazırlayıp size göndereceğiz.
• Geliştirici: Peki RFP'yi aldıktan sonra teklif ve fiyat teklifini ne zaman sunmalıyız?
• Müşteri: RFP'yi aldıktan 2 hafta sonra teklif ve fiyat teklifini sunabilirsiniz.
• Geliştirici: Tamam, anlaşıldı.

Bu teklif talebinde, müşterinin oluşturmak istediği projenin özellikleri ayrıntılı olarak belirtilmiştir ancak tüm özelliklerin %100'ünün kapsanmış olduğuna inanılmamalıdır. İlk bakışta basit gibi görünen kişisel bilgi işleme veya basit özellikler bile RFP'de eksik olabilir, bu nedenle RFP alındığında dahi eksik olup olmadığını dikkatlice incelemek ve bu konuyu telefonda görüşerek bu özelliklerin istenmeyen özellikler olup olmadığını sormak gerekir.

Teklif talebi gönderirken de sorularınız varsa sormaktan çekinmeyin!

Daha sonra RFP'ye dayanarak bir fiyat teklifi hazırlayıp gönderilebilir, ancak müşterinin beklemediği özellikler veya teklifler sunmak, rekabetçi tekliflerde başarılı olma olasılığını artıran bir avantajdır. Ancak fiyat da değerlendirme kriterlerine dahil olduğundan, fiyatı çok yükseltecek teklifler sunmak uygun değildir.

RFP'nin Temel Bileşenleri

1. Proje Özeti:

Projenin amacı ve hedefleri kısaca açıklanır. Bu, teklif verenlerin projenin arka planını ve önemini anlamalarına yardımcı olur.

2. Ayrıntılı Gereksinimler:

Projenin özel gereksinimleri ve beklenen çıktıları belirtilir. Teknik özellikler, işlevsel gereksinimler, performans standartları vb. dahil edilebilir.

3. Teklif Gönderim Talimatları:

Teklif hazırlama ve gönderme talimatları verilir. Biçim, hacim, gönderim tarihi, gerekli belgeler vb. açıkça belirtilir.

4. Değerlendirme Kriterleri:

Tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılacak kriterler açıklanır. Fiyat, kalite, deneyim, teknik beceri, zamanında teslimat vb. dahil edilebilir.

5. Proje Programı:

Projenin temel programı ve kilometre taşları sunulur. Başlangıç tarihi, bitiş tarihi, ara inceleme tarihleri ​​teklif verenlerin programa göre plan yapmalarını sağlar.

6. Bütçe:

Projeye ayrılan bütçe belirtilir. Bu, teklif verenlerin gerçekçi maliyetler hesaplamalarına ve tekliflerini hazırlamalarına yardımcı olur.

RFP Hazırlamanın Önemi

1. Açık İletişim:

RFP, sipariş verenlerin projelere ilişkin beklentilerini ve gereksinimlerini net bir şekilde iletmelerini sağlayan bir araçtır. Bu, yanlış anlaşılmaları azaltır ve tedarikçilerin doğru teklifler sunmalarına yardımcı olur.

2. Adil Rekabet:

RFP, sipariş verenlerin farklı tedarikçilerden adil bir şekilde teklif almasını sağlar. Bu, sipariş verenlerin çeşitli seçenekleri değerlendirmelerini ve en uygun tedarikçileri seçmelerini kolaylaştırır.

3. Risk Yönetimi:

Projenin gereksinimlerini ve değerlendirme kriterlerini net bir şekilde belirterek, sipariş verenler potansiyel riskleri önceden yönetebilir. Bu, projenin başarılı olma olasılığını artırır.

RFP Süreci

1. RFP Hazırlığı:

• Proje gereksinimlerini tanımlayın ve RFP dokümanını hazırlayın. İç inceleme ve onaydan geçirin ve nihai RFP'yi onaylayın.

2. RFP Dağıtımı:

• Potansiyel tedarikçilere RFP'yi dağıtın. Genellikle e-posta, web sitesi yayınlaması, kamu ihale ilanları vb. yoluyla dağıtılır.

3. Tekliflerin Alınması:

• Tedarikçilerden teklifler alın. Teklifler, gönderim talimatlarına göre biçim ve içeriğe uygun olarak hazırlanmalıdır.

4. Tekliflerin Değerlendirilmesi:

• Alınan teklifler, değerlendirme kriterlerine göre incelenir. Fiyat, teknik beceri, deneyim, zamanında teslimat vb. kapsamlı bir şekilde değerlendirilir.

5. Müzakereler ve Sözleşme İmzalamanın Yapılması:

• Nihai adaylarla görüşmeler yapılır ve sözleşme koşulları belirlenir. Görüşmeler tamamlandıktan sonra sözleşme imzalanır ve proje başlatılır.

RFP Örneği

Proje Özeti

• Proje Adı: Yeni Web Sitesi Geliştirme
• Amaç: Kullanıcı deneyimini iyileştirmek ve çevrimiçi satışları artırmak

Ayrıntılı Gereksinimler

• Özellikler: Kullanıcı oturum açma, ürün arama, çevrimiçi ödeme, yönetici panosu
• Tasarım: Mobil cihazlar için optimize edilmiş, marka kimliği yansıtılmış

Teklif Gönderim Talimatları

• Gönderim Biçimi: PDF dosyası
• Gönderim Tarihi: 30 Haziran 2024

Değerlendirme Kriterleri

• Teknik Beceri: %40
• Fiyat: %30
• Deneyim: %20
• Zamanında Teslimat: %10

Proje Programı

• RFP Dağıtımı: 1 Mayıs 2024
• Teklif Gönderim Son Tarihi: 30 Haziran 2024
• Nihai Seçim Duyurusu: 15 Temmuz 2024

Bütçe

• Bütçe Aralığı: 5.000.000 - 7.000.000 TL

Sonuç

RFP, projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi için önemli bir belgedir. Bu, sipariş verenlerin net gereksinimleri iletmelerini ve en uygun tedarikçileri seçmelerini sağlar. Başarılı bir RFP hazırlamak için net hedefler belirlemek, özel gereksinimleri tanımlamak ve adil değerlendirme kriterleri oluşturmak gerekir. RFP süreci, projenin risklerini yönetmenize ve en iyi sonuçları elde etmenize yardımcı olur.

❗Bilmeniz Gereken Ek Bilgiler

RFP'yi talep etmeden önce bir toplantı düzenleyerek ilgili konuları önceden görüşmek mümkün olsa da, RFP'nin gönderilmesi sırasında toplantıda görüşülenlerin aynı şekilde gönderilmeyeceği unutulmamalıdır. Bulut sunucuda ilerleme sağlama konusunda anlaşmaya varıldıktan sonra, ani bir karar değişikliğiyle şirket sunucusuna kurulum yapılması gerektiği de olabilir. Bu nedenle, daha önce görüşüldüğü için mutlaka teklif verilmesi gerekmez, RFP'yi dikkatlice inceleyerek anlayamadığınız kısımları sormanız ve teklif vermeyi kabul ettiğinizden emin olduktan sonra teklif hazırlamanız gerekir.