Lịch sử trò chuyện DM trên Slack, trong trường hợp nào có thể xem được?

Liệu có thể xem được tin nhắn riêng tư (DM) trên Slack? Những điều quản trị viên cần biết

Đầu năm nay (năm 2024), vào khoảng tháng 5, ông Kang Hyung-wook, Giám đốc Công ty BoDeum, đã vướng vào tranh cãi về việc xem trộm tin nhắn của nhân viên. Theo thông tin, công cụ nhắn tin được sử dụng lúc đó là Naver Works. Sự việc này đã khiến nhiều người tò mò về việc liệu nội dung trò chuyện trên các công cụ hợp tác có thể bị xem trộm hay không.

Vậy, đối với những người sử dụng Slack, chúng ta cần xem xét liệu quản trị viên hoặc chủ sở hữu có thể xem được nội dung trò chuyện 1:1 hay không? Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp các khả năng và điều kiện liên quan.

Liệu có thể xem được tin nhắn DM trên Slack?

Trên Slack, quản trị viên hoặc chủ sở hữu không thể trực tiếp xem được tin nhắn 1:1 (DM) của nhân viên. Điều này là do các quy định về bảo mật thông tin cá nhân và các luật liên quan khác có hiệu lực nghiêm ngặt. Nói cách khác, trừ khi có trường hợp đặc biệt, nội dung trò chuyện sẽ không thể xem tùy tiện.

Vậy, "trường hợp đặc biệt" cho phép xem tin nhắn là gì? Dưới đây là tóm tắt một số trường hợp như vậy.

Các trường hợp có thể được phép xem

Khi cần bảo vệ tài sản của công ty

• Nghi ngờ rò rỉ thông tin mật: Khi nhân viên có hành vi cố tình hoặc đã rò rỉ thông tin mật của công ty ra bên ngoài.
• Bảo vệ bí mật kinh doanh: Khi cần thiết để bảo vệ bí mật kinh doanh hoặc quyền sở hữu trí tuệ của công ty.

Khi xảy ra vấn đề pháp lý hoặc kiện tụng

• Tranh chấp pháp lý: Khi xảy ra tranh chấp pháp lý giữa nhân viên và công ty, hoặc khi đang trong quá trình thực hiện thủ tục pháp lý liên quan đến hành vi của nhân viên.
• Yêu cầu pháp lý: Khi cơ quan điều tra hoặc tòa án yêu cầu công ty cung cấp bản ghi trò chuyện theo quy trình pháp lý.

Trong quá trình kiểm toán hoặc điều tra nội bộ

• Điều tra nội bộ: Khi cần điều tra các hành vi gian lận, thiệt hại về tài chính… xảy ra trong công ty.
• Vi phạm đạo đức: Khi nghi ngờ nhân viên vi phạm quy định về đạo đức hoặc quy tắc ứng xử của công ty.

Khi cần thiết cho công việc

• Bàn giao công việc: Khi nhân viên đột ngột nghỉ việc hoặc vắng mặt trong thời gian dài, cần phải bàn giao công việc.
• Xác định trách nhiệm: Khi cần làm rõ trách nhiệm của nhân viên trong một dự án hoặc công việc cụ thể.

Khi xảy ra vấn đề bảo mật

• Vi phạm bảo mật: Khi nhân viên vi phạm chính sách bảo mật CNTT của công ty bằng cách truy cập trái phép vào hệ thống hoặc tạo ra mối đe dọa đến bảo mật.
• Phát tán mã độc: Khi có dấu hiệu nhân viên cố tình phát tán mã độc hoặc vi rút thông qua ứng dụng nhắn tin.

Các lý do khác

• Phỉ báng danh dự và quấy rối tình dục: Khi có khiếu nại về việc nhân viên sử dụng ứng dụng nhắn tin để bôi nhọ, quấy rối tình dục hoặc sử dụng ngôn ngữ bạo lực đối với các nhân viên khác hoặc bên thứ ba.

Vậy làm cách nào để xem được?

Ngay cả khi đáp ứng được các điều kiện nêu trên, quản trị viên hoặc chủ sở hữu cũng không thể xem được nội dung trò chuyện ngay lập tức. Họ cần có lệnh của tòa án hoặc thư đồng ý rõ ràng từ nhân viên. Ví dụ, trong trường hợp của Gmail, Bộ Tư pháp Hoa Kỳ đã yêu cầu cung cấp dữ liệu vì lý do pháp lý, và Google đã cung cấp nội dung trò chuyện vì lý do rò rỉ thông tin bí mật. Slack cũng chỉ có thể xem được lịch sử trò chuyện trong các tình huống tương tự như vậy.

Vai trò của quản trị viên trên Slack

Slack đang được sử dụng rộng rãi như một công cụ tối ưu hóa hiệu quả hợp tác, nhưng đồng thời cũng rất coi trọng việc bảo vệ quyền riêng tư cá nhân. Quản trị viên cần hiểu rõ các chính sách này và tuân thủ các quy định của công ty để đảm bảo nhân viên có thể yên tâm làm việc.

Khi sử dụng Slack, điều quan trọng là phải nắm vững các điều kiện xem tin nhắn này để phòng ngừa những hiểu lầm và vấn đề không đáng có.