Để quản lý kênh Slack hiệu quả, bạn nên phân loại các kênh khác nhau (chung, thông báo, theo bộ phận, theo dự án, thông báo, v.v.) phù hợp với dịch vụ và văn hóa công ty.
Đặt tên kênh cần tuân theo các quy tắc dựa trên mục đích sử dụng (nhóm/dự án/thông báo/câu hỏi/yêu cầu/ngoại vi), sử dụng viết tắt tên công ty để đảm bảo rõ ràng và nhất quán.
Bạn có thể thay đổi loại kênh thành công khai/riêng tư, thêm/xóa/sắp xếp kênh theo mục để tối ưu hóa môi trường cộng tác.
Quản lý kênh trên Slack (Slack), công cụ cộng tác
Nếu bạn là người mới sử dụng công cụ cộng tác, phần mềm nhắn tin nội bộ, bạn có thể cảm thấy không quen thuộc. Cá nhân tôi đã sử dụng Slack từ năm 2015 (khi đó thậm chí còn chưa có phiên bản tiếng Việt...) nên đã rất quen thuộc với nó. Tất nhiên, tôi đã hình dung ra các kênh giống như Battle.net của StarCraft, nhưng cấu trúc của nó có vẻ phức tạp.
Tuy nhiên, sau nhiều năm sử dụng, giờ đây tôi đã nắm bắt được cách sử dụng nó. Nhân tiện, tại (Công ty) Cộng sự Ước mơ, chúng tôi đang vận hành hơn 40 kênh. Tất nhiên, tần suất sử dụng của chúng rất khác nhau.
Hãy xem những thông tin này như là tham khảo để biết cách sử dụng hiệu quả nhé. Tùy thuộc vào cách thức kinh doanh, dịch vụ hoặc văn hóa của mỗi công ty, cách sử dụng có thể khác nhau, vì vậy bạn chỉ nên xem chúng như là tài liệu tham khảo thôi.
Điều kiện sử dụng
Cung cấp miễn phí (có thể sử dụng phiên bản miễn phí)
Mẹo phân loại kênh Slack
Hãy lưu ý rằng cách phân loại có thể khác nhau tùy thuộc vào hình thức dịch vụ và văn hóa của công ty.
1. Vận hành "phòng chat chung" mà mọi người đều có thể xem.
2. Vận hành "phòng thông báo" mà tất cả mọi người đều nhận được thông báo đẩy (Push).
3. Tạo kênh công khai cho từng phòng ban.
Các phòng ban khác có thể liên lạc với phòng ban đó khi có yêu cầu.
Các vấn đề liên quan đến dự án sẽ được thảo luận trong phòng dự án, và khi ranh giới giữa chúng trở nên mơ hồ, họ sẽ liên lạc với nhau ở đây.
Thực hiện các cuộc trò chuyện công việc cần thảo luận công khai.
Lý do đặt câu hỏi và trả lời công khai là để các nhân viên khác có thể tham khảo câu trả lời và sửa chữa những điều sai sót.
4. Tạo kênh riêng tư cho từng phòng ban.
Liên lạc khi cần trao đổi nội bộ trong phòng ban.
Liên lạc khi không muốn chia sẻ với các nhóm khác hoặc khi cần trao đổi nội bộ (ví dụ: quyết định địa điểm tổ chức tiệc của nhóm).
Nếu không cần thiết, bạn không cần tạo kênh, vì lãnh đạo phòng ban sẽ tạo ra chúng.
5. Tạo kênh cho từng dự án.
6. Tạo kênh để thông báo.
Về việc đặt tên kênh
Điều này quan trọng hơn bạn nghĩ đấy. Nếu bạn phân chia theo kiểu Phòng Kế hoạch/Phòng Phát triển/Phòng Kinh doanh, thì khi sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái (theo thứ tự a-z), chúng sẽ bị lẫn lộn. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng các mục để phân biệt chúng, nhưng những thành viên mới tham gia kênh có thể sẽ bối rối khi nhìn thấy danh sách kênh dài dằng dặc ấy.
Do đó, tốt hơn hết là bạn nên sắp xếp cơ bản trước, sau đó mỗi cá nhân có thể nhóm chúng lại thành các mục.
Đặt tên kênh theo mục đích sử dụng.
1. Khi phân chia theo từng nhóm/phòng ban, chúng tôi đã thêm tên công ty vào đầu.
Nếu tên kênh quá dài, nó có thể sẽ không thu hút sự chú ý, vì vậy chúng tôi đã sử dụng từ viết tắt.
Chúng tôi đã chọn từ "Cộng sự Ước mơ".
Ví dụ: "Cộng sự Ước mơ-Kế hoạch", "Cộng sự Ước mơ-Thiết kế", "Cộng sự Ước mơ-Chatchung", "Cộng sự Ước mơ-Thông báo"... Vì không được sử dụng dấu cách nên chúng tôi đã thêm dấu gạch dưới.
2. Đối với từng dự án, chúng tôi đã thêm từ "Dự án" vào đầu.
Tôi đã giải thích ở trên rằng tên không được quá dài phải không? Vì vậy, chúng tôi đã chọn từ "Dự án".
Ví dụ: "Dự án-Turing", "Dự án-Cafe24".
3. Đối với các kênh mà nhóm Phát triển sử dụng để phát triển và gửi thông báo đến Slack, chúng tôi đã thêm từ "Thông báo" vào đầu.
4. Cũng có những trường hợp đặt câu hỏi hoặc yêu cầu. Ví dụ, nhóm Kế hoạch hỏi về việc phát triển hoặc yêu cầu nhóm Thiết kế hoặc nhóm Tiếp thị. Trong những trường hợp này, chúng tôi đã thêm từ "Câu hỏi" hoặc "Yêu cầu" vào đầu.
Ví dụ: "Câu hỏi-Phòng Phát triển", "Yêu cầu-Phòng Thiết kế".
5. Cộng sự Ước mơ thường xuyên tạo ra các chatbot bên ngoài, vì vậy trong trường hợp cần nhiều trao đổi, chúng tôi đã quyết định thêm từ "Gia công" vào đầu.
Ví dụ: "Gia công-Cục Thuế", "Gia công-Samsung"... Bạn có thể thử tạo ra những cái tên như vậy!
6. Mặc dù mỗi người có thể tự đặt tên cho các phòng riêng tư, nhưng chúng tôi đã giữ nguyên tên phía trước và thêm từ "private" vào phía sau để tránh nhầm lẫn.
Ví dụ: "Cộng sự Ước mơ-Kế hoạch private", "Cộng sự Ước mơ-Kinh doanh private".
Ví dụ về cách sử dụng
Như hình bên dưới, các kênh riêng tư được hiển thị với biểu tượng khác và chỉ những người được mời mới có thể đọc được nội dung trong kênh đó.
Biểu tượng khóa biểu thị kênh riêng tư.
Những điều cần lưu ý khác
Bạn có thể thay đổi từ kênh công khai (mọi người đều có thể xem) → thành kênh riêng tư.
Bạn cũng có thể thay đổi từ kênh riêng tư → thành kênh công khai (mọi người đều có thể xem). (Trước đây không được phép, nhưng giờ đã được cập nhật).
Để biết thêm thông tin chi tiết về việc ẩn kênh, vui lòng tham khảo bài viết khác.
Để biết thêm thông tin chi tiết về việc xóa kênh, vui lòng tham khảo bài viết khác.
Để biết thêm thông tin chi tiết về cách sử dụng mục để sắp xếp kênh, vui lòng tham khảo bài viết khác.
Để biết thêm thông tin chi tiết về cách quản lý và sử dụng kênh thông báo, vui lòng tham khảo bài viết khác.
Cách vận hành cộng đồng bằng cách sử dụng Slack sẽ được đăng tải trong các bài viết khác. (Chưa được viết)