Giao tiếp hiệu quả trên Slack: Những phép lịch sự cần thiết!

Những phép lịch sự khi sử dụng Slack (Slack) tại nơi làm việc

Khi sử dụng Slack tại công ty, hãy nhớ rằng rất nhiều đồng nghiệp đang cùng sử dụng nó, vì vậy cần tuân thủ những phép lịch sự nhất định. Tôi từng đọc một bài viết về văn hoá sử dụng Slack ở Nhật Bản, và bài viết đó nói rằng người Nhật rất khắt khe trong việc sử dụng Slack. Dù sao đi nữa, tại công ty, việc tuân thủ một số quy tắc nhất định sẽ giúp tăng hiệu quả công việc và thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp, phải không?!

​

Lưu ý: Thứ tự các nội dung bên dưới không thể hiện mức độ ưu tiên. Tất cả đều quan trọng, vì vậy tôi khuyên bạn nên đọc kỹ!

1. Khi @ nhắc đến ai đó trên Slack

Khi @ nhắc đến ai đó trên Slack, tốt hơn hết là nên để người nhận ở phía trước và người cần tham khảo (cc) ở phía sau.

Việc phân biệt này giúp phân định người cần trả lời và người cần xem xét, từ đó giảm thiểu việc xác nhận không cần thiết và giảm bớt gánh nặng công việc.

Không nên @ nhắc đến những người không liên quan. Đồng thời, việc lạm dụng @here, @channel, @everyone cũng rất quan trọng.

Nói chung, nó gần như giống với phép lịch sự khi gửi email.

2. Trả lời bằng biểu tượng cảm xúc "Đã đọc"

Slack không hiển thị số người chưa đọc như KakaoTalk. Điều này là do cấu trúc trò chuyện chủ yếu là nhóm chứ không phải 1:1. Vì vậy, rất khó để biết đối phương đã đọc tin nhắn chưa. Do đó, tốt hơn hết là nên trả lời nhanh chóng khi đã đọc. Việc trả lời "Vâng", "Đã đọc. Chờ chút nhé" cũng khá mất công, vì vậy...hãy sử dụng các biểu tượng cảm xúc thường dùngcũng là một cách hay.

Tất nhiên, khi biểu tượng cảm xúc "Đã đọc" xuất hiện, cần hiểu rằng đó có nghĩa là "Đã đọc", chứ không phải là "Vâng. Hãy làm như vậy", "Tôi đồng ý".

​

3. Không nên mong đợi câu trả lời nhanh chóng

Mặc dù có những trường hợp có thể trả lời nhanh chóng, nhưng đôi khi cần thời gian để suy nghĩ hoặc đọc kỹ trước khi trả lời. Có thể bạn rất muốn biết câu trả lời ngay lập tức, nhưng người nhận câu hỏi có thể đang tập trung vào công việc hoặc đang xử lý một việc rất gấp.

Vì vậy, điều quan trọng là phải kiên nhẫn chờ đợi.

​

4. Trả lời ngắn gọn

Người đặt câu hỏi có thể đang chờ đợi. Như đã đề cập ở trên, không nên mong đợi câu trả lời nhanh chóng, nhưng cũng có những trường hợp cần xử lý gấp. Nếu cần thời gian để suy nghĩ hoặc xác minh sau khi nhận được tin nhắn, tốt hơn hết là nên trả lời trước.

"Chờ chút nhé. Tôi đang họp.", "Tôi sẽ kiểm tra và trả lời trong vòng 20 phút.", "Chờ chút nhé. Tôi đang làm việc khác, sẽ trả lời trong vòng 15 phút." Việc đưa ra những đề xuất cụ thể như vậy thể hiện sự tôn trọng đối với người khác.

Tất nhiên, nếu có thể trả lời trong vòng 5 phút, thì việc nhấn vào biểu tượng cảm xúc "Đã đọc" cũng là một cách hay.

5. Lần đầu tiên nhắn tin, hãy cố gắng đưa hết nội dung vào một tin nhắn

Lần đầu tiên nhắn tin, tốt nhất là nên gửi toàn bộ nội dung chính cùng một lúc. Việc gọi trước rồi mới gửi tin nhắn từng phần sẽ gây ra cảm giác mệt mỏi khi phải chờ đợi để đọc tin nhắn.

Và nó cũng giúp tiết kiệm thời gian cho người nhận.

Tất nhiên, sau khi cuộc trò chuyện bắt đầu, bạn có thể trả lời từng phần tùy thuộc vào tình huống. (Bởi vì lúc đó là đang trò chuyện. Tin nhắn đầu tiên là để truyền tải chủ đề.)

6. Nếu khó giao tiếp, hãy sử dụng cuộc gọi video hoặc điện thoại

Có thể gặp khó khăn trong việc giao tiếp bằng văn bản. Chúng ta đều biết rằng việc không có ngữ điệu trong cuộc trò chuyện đôi khi khiến việc hiểu nội dung trở nên khó khăn. Trong những trường hợp như vậy, tốt hơn hết là nên sử dụng tính năng cuộc gọi video hoặc điện thoại của Slack để giải quyết vấn đề. Có thể cũng có những trường hợp cần xử lý gấp.

​

7. Sử dụng kênh trò chuyện

Tốt hơn hết là nên trò chuyện trên kênh công khai.

Trên kênh công khai, có những trường hợp mọi người cùng biết đến vấn đề mặc dù họ không được nhắc đến trước đó. Nếu câu trả lời không chính xác, người khác có thể sửa lại. Vì vậy, trừ khi cần thiết phải giữ bí mật (vì lý do bảo mật), tốt hơn hết là nên trò chuyện công khai. Điều này sẽ giúp giảm thiểu các câu hỏi lặp đi lặp lại và tăng hiệu quả công việc.

​

Điều quan trọng là phải trò chuyện phù hợp với mục đích của từng kênh và tạo ra, quản lý kênh một cách tốt cho từng dự án.

Vì vậy, tầm quan trọng của việc quản lý kênhcàng cần được nhấn mạnh.

​

8. Sử dụng chức năng Thread

Việc liên tục đăng bài về một chủ đề trong một cuộc trò chuyện không phải là điều tốt. Điều này là do khó tìm ra chủ đề và dễ nhầm lẫn về chủ đề của cuộc trò chuyện. Vì vậy, tốt hơn hết là nên sử dụng chức năng bình luận (thread) để thảo luận về các ý kiến liên quan sau khi đăng bài về một chủ đề. Nếu đã được @ nhắc đến ban đầu, thì kể từ thread tiếp theo, không cần phải @ nhắc đến nữa, người đó vẫn sẽ nhận được thông báo. Nếu đã trả lời ít nhất một lần trong bài viết chính, người đó cũng sẽ tự động nhận được thông báo. (sẽ hiển thị trong [Hoạt động của tôi])

9. Sao chép liên kết từ kênh khác

Bạn có thể sao chép bài viết từ kênh khác khi đang trò chuyện trên kênh khác.

Khi trò chuyện trên các kênh phù hợp với mục đích, đôi khi nội dung trò chuyện sẽ được mở rộng ra với nhiều người tham gia hơn. Chủ đề cũng có thể mở rộng sang các dự án khác. Trong những trường hợp này, việc thảo luận lại từ đầu trên kênh khác sẽ rất khó khăn, vì vậy hãy sử dụng chức năng sao chép bài viết. Khi sao chép bài viết chính, những người không biết nội dung có thể nhấp vào liên kết để xem nội dung trò chuyện.

Đây cũng là lý do tại sao việc sử dụng thread rất quan trọng.

Cách sao chép liên kết như sau:

1. Di chuột lên bài viết cần sao chép.

2. Nhấp vào nút ba chấm.

3. Nhấp vào nút [Sao chép liên kết].

4. Nhấn Ctrl+V để dán vào bài viết cần dán, viết thêm tin nhắn và gửi đi.

Những điều cần lưu ý khác

"Phép lịch sự tạo nên con người", các bạn đã biết điều đó rồi chứ? Ngoài những nội dung trên, việc tuân thủ những phép lịch sự cơ bản sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và thoải mái hơn.