RFP (Request for Proposal) là một yêu cầu đề xuất cho một dự án hoặc dịch vụ cụ thể. Đây là một tài liệu mà một tổ chức sử dụng để giải thích một dự án cho các nhà cung cấp bên ngoài hoặc các nhà cung cấp dịch vụ và yêu cầu họ gửi một đề xuất chi tiết về dự án đó. RFP thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, v.v., và nó giúp xác định rõ mục tiêu, yêu cầu, tiêu chí đánh giá của dự án để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Thông thường, khi yêu cầu đề xuất, một yêu cầu sẽ được đưa ra để xem xét việc đấu thầu với sự tham khảo của tài liệu.

Công ty nhận được RFP có thể quyết định có đấu thầu hay không, và nếu đấu thầu, họ sẽ phải gửi một đề xuất cùng với báo giá. Thông thường, thời hạn được đưa ra là khoảng 1 đến 2 tuần.

Ví dụ về cuộc trò chuyện trong công việc

• Khách hàng: Chúng tôi sẽ gửi RFP cho bạn vào tuần tới.
• Công ty phát triển: Vậy sau khi nhận được RFP, chúng tôi có thể gửi đề xuất và báo giá vào khi nào?
• Khách hàng: Sau khi bạn nhận được RFP, vui lòng gửi tài liệu và báo giá để đấu thầu trong vòng 2 tuần.
• Công ty phát triển: Được rồi.

Yêu cầu đề xuất này sẽ bao gồm chi tiết các chức năng mà khách hàng muốn tạo ra cho dự án, và mặc dù nó rất chi tiết, nhưng bạn không nên tin rằng nó bao gồm 100% tất cả các chức năng. Có thể có những phần bị thiếu trong RFP như xử lý thông tin cá nhân hoặc các chức năng đơn giản dường như là điều hiển nhiên, vì vậy ngay cả khi bạn nhận được RFP, bạn cũng nên xem xét kỹ lưỡng để xem có phần nào bị thiếu hay không và liên hệ với khách hàng để xác nhận xem họ có muốn loại bỏ những phần đó hay không.

Ngay cả khi gửi RFP, khách hàng cũng yêu cầu bạn đặt câu hỏi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vì vậy đừng ngần ngại đặt câu hỏi!

Sau đó, bạn có thể tạo và gửi báo giá dựa trên RFP, và việc đưa ra các chức năng hoặc đề xuất mà khách hàng không ngờ tới có thể mang lại lợi thế giúp bạn giành chiến thắng trong đấu thầu. Tuy nhiên, giá cả cũng được đưa vào tiêu chí đánh giá, vì vậy đưa ra một đề xuất với mức giá quá cao không phải là điều tốt.

Các thành phần chính của RFP

1. Tổng quan về dự án:

Nó giải thích ngắn gọn mục đích và mục tiêu của dự án. Điều này cho phép các nhà đề xuất hiểu bối cảnh và nhu cầu của dự án.

2. Yêu cầu chi tiết:

Nó nêu rõ các yêu cầu cụ thể của dự án và các đầu ra mong đợi. Nó có thể bao gồm các thông số kỹ thuật, yêu cầu chức năng, tiêu chuẩn hiệu suất, v.v.

3. Hướng dẫn gửi đề xuất:

Nó cung cấp hướng dẫn về việc lập và gửi đề xuất. Nó giải thích rõ ràng định dạng, khối lượng, thời hạn nộp, các tài liệu cần thiết, v.v.

4. Tiêu chí đánh giá:

Nó giải thích các tiêu chí được sử dụng để đánh giá các đề xuất. Nó có thể bao gồm giá cả, chất lượng, kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật, tuân thủ thời hạn, v.v.

5. Lịch trình dự án:

Nó trình bày các mốc thời gian chính và mốc thời gian của dự án. Nó bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, lịch trình đánh giá giữa chừng để cho phép các nhà đề xuất lên kế hoạch phù hợp với lịch trình.

6. Ngân sách:

Nó nêu rõ ngân sách được phân bổ cho dự án. Điều này giúp các nhà đề xuất ước tính chi phí thực tế và chuẩn bị đề xuất.

Tầm quan trọng của việc lập RFP

1. Giao tiếp rõ ràng:

RFP là một công cụ cho phép chủ đầu tư truyền đạt rõ ràng kỳ vọng và yêu cầu của họ đối với dự án. Điều này giúp giảm thiểu sự hiểu nhầm và cho phép các nhà cung cấp đưa ra đề xuất chính xác.

2. Cạnh tranh công bằng:

RFP cung cấp một cơ hội để nhận được đề xuất từ nhiều nhà cung cấp một cách công bằng. Điều này có lợi cho chủ đầu tư vì họ có thể xem xét nhiều lựa chọn và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu.

3. Quản lý rủi ro:

Bằng cách xác định rõ ràng các yêu cầu của dự án và các tiêu chí đánh giá, chủ đầu tư có thể quản lý rủi ro tiềm ẩn trước khi dự án bắt đầu. Điều này làm tăng khả năng thành công của dự án.

Quy trình RFP

1. Chuẩn bị RFP:

• Xác định các yêu cầu của dự án và lập tài liệu RFP. Sau khi xem xét nội bộ và phê duyệt, RFP cuối cùng sẽ được xác định.

2. Phân phối RFP:

• Phân phối RFP cho các nhà cung cấp tiềm năng. Nó thường được phân phối thông qua email, bài đăng trên trang web, thông báo đấu thầu công khai, v.v.

3. Nhận đề xuất:

• Nhận đề xuất từ các nhà cung cấp. Các đề xuất phải được lập theo định dạng và nội dung đầy đủ theo hướng dẫn gửi đề xuất.

4. Đánh giá đề xuất:

• Đánh giá các đề xuất đã nhận được theo các tiêu chí đánh giá. Nó bao gồm việc xem xét toàn diện giá cả, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, tuân thủ thời hạn, v.v.

5. Đàm phán và ký kết hợp đồng:

• Tiến hành đàm phán với các ứng viên cuối cùng và xác định các điều khoản hợp đồng. Khi đàm phán hoàn tất, hợp đồng sẽ được ký kết và dự án sẽ bắt đầu.

Ví dụ về RFP

Tổng quan về dự án

• Tên dự án: Xây dựng trang web mới
• Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng doanh số bán hàng trực tuyến

Yêu cầu chi tiết

• Chức năng: Đăng nhập người dùng, tìm kiếm sản phẩm, thanh toán trực tuyến, bảng điều khiển quản trị
• Thiết kế: Tối ưu hóa cho thiết bị di động, phản ánh nhận diện thương hiệu

Hướng dẫn gửi đề xuất

• Định dạng gửi: Tệp PDF
• Thời hạn gửi: Ngày 30 tháng 6 năm 2024

Tiêu chí đánh giá

• Năng lực kỹ thuật: 40%
• Giá cả: 30%
• Kinh nghiệm: 20%
• Tuân thủ thời hạn: 10%

Lịch trình dự án

• Phân phối RFP: Ngày 1 tháng 5 năm 2024
• Hạn chót nhận đề xuất: Ngày 30 tháng 6 năm 2024
• Công bố lựa chọn cuối cùng: Ngày 15 tháng 7 năm 2024

Ngân sách

• Khoảng ngân sách: 50.000.000 đồng ~ 70.000.000 đồng

Kết luận

RFP là một tài liệu quan trọng cho việc thực hiện thành công dự án. Nó cho phép chủ đầu tư truyền đạt các yêu cầu rõ ràng và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Để lập RFP thành công, cần đặt mục tiêu rõ ràng, xác định yêu cầu cụ thể và thiết lập các tiêu chí đánh giá công bằng. Quy trình RFP giúp quản lý rủi ro của dự án và đạt được kết quả tốt nhất.

❗Thông tin bổ sung cần biết

Mặc dù các cuộc thảo luận liên quan thường được thực hiện trong các cuộc họp trước khi yêu cầu RFP, nhưng nội dung của RFP không nhất thiết phải giống với nội dung được thảo luận trong các cuộc họp. Ví dụ, khách hàng có thể nói rằng họ đồng ý sử dụng máy chủ đám mây, nhưng sau đó đột ngột thay đổi ý định và yêu cầu triển khai trên máy chủ của công ty. Do đó, việc đấu thầu không nhất thiết phải được thực hiện chỉ dựa trên các cuộc thảo luận trước đó, và bạn nên đọc kỹ RFP, liên hệ để hỏi những phần bạn không hiểu và xác định việc đấu thầu sau khi bạn đã quyết định tiến hành đấu thầu. Sau đó, bạn sẽ tạo đề xuất.