RFP (yêu cầu đề xuất) là gì?

RFP (Yêu cầu đề xuất) đề cập đến một yêu cầu đề xuất cho một dự án hoặc dịch vụ cụ thể. Đây là một tài liệu mà tổ chức sử dụng để mô tả dự án cho các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài và yêu cầu họ gửi đề xuất chi tiết. RFP thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, v.v., và giúp xác định rõ mục tiêu, yêu cầu và tiêu chí đánh giá của dự án để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Thông thường, khi gửi yêu cầu đề xuất, khách hàng sẽ yêu cầu xem xét hồ sơ và tham gia đấu thầu.

Công ty nhận được RFP có thể quyết định có tham gia đấu thầu hay không, và nếu tham gia, họ sẽ phải gửi đề xuất cùng với báo giá. Thông thường, thời hạn được đưa ra khá thoải mái, khoảng 1 đến 2 tuần.

Ví dụ về cuộc trò chuyện công việc

• Khách hàng: Chúng tôi sẽ soạn thảo RFP và gửi cho các bạn vào tuần tới.
• Nhà phát triển: Vậy sau khi nhận được RFP, chúng tôi có thể gửi đề xuất và báo giá vào thời điểm nào?
• Khách hàng: Sau khi gửi RFP, các bạn có thể gửi hồ sơ và báo giá để tham gia đấu thầu sau 2 tuần.
• Nhà phát triển: Vâng, được rồi ạ.

Yêu cầu đề xuất này nêu chi tiết các chức năng mà khách hàng muốn tạo ra cho dự án, tuy nhiên, không nên tin rằng nó bao gồm tất cả các chức năng 100%. Có thể có một số vấn đề về xử lý thông tin cá nhân hoặc các chức năng đơn giản không được đề cập trong RFP, vì vậy ngay cả khi đã nhận được RFP, bạn cũng cần kiểm tra kỹ xem có thiếu sót gì không và liên hệ để hỏi xem đó có phải là điều họ không mong muốn hay không.

**Hãy mạnh dạn đặt câu hỏi nếu có bất kỳ thắc mắc nào khi nhận được RFP!**

Sau đó, bạn có thể soạn thảo báo giá dựa trên RFP, và nếu bạn đưa ra các chức năng hoặc đề xuất mà khách hàng không ngờ tới, thì bạn sẽ có nhiều khả năng giành chiến thắng trong cuộc đấu thầu. Tuy nhiên, giá cả cũng là một yếu tố được đánh giá, vì vậy việc đưa ra các đề xuất làm tăng giá quá cao là không nên.

Các thành phần chính của RFP

**1. Tổng quan về dự án:**

Mô tả ngắn gọn về mục đích và mục tiêu của dự án. Điều này giúp những người đưa ra đề xuất hiểu được bối cảnh và tầm quan trọng của dự án.

**2. Yêu cầu chi tiết:**

Nêu rõ các yêu cầu cụ thể của dự án và kết quả mong muốn. Có thể bao gồm thông số kỹ thuật, yêu cầu chức năng, tiêu chuẩn hiệu suất, v.v.

**3. Hướng dẫn nộp đề xuất:**

Cung cấp hướng dẫn về việc soạn thảo và nộp đề xuất. Giải thích rõ ràng về định dạng, dung lượng, thời hạn nộp và các tài liệu cần thiết.

**4. Tiêu chí đánh giá:**

Giải thích các tiêu chí sẽ được sử dụng để đánh giá đề xuất. Có thể bao gồm giá cả, chất lượng, kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật, việc tuân thủ thời gian, v.v.

**5. Lịch trình dự án:**

Trình bày lịch trình và các mốc quan trọng của dự án. Bao gồm ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, lịch trình đánh giá giữa chừng để người đề xuất có thể lập kế hoạch phù hợp với lịch trình.

**6. Ngân sách:**

Nêu rõ ngân sách được phân bổ cho dự án. Điều này giúp những người đưa ra đề xuất ước tính chi phí thực tế và chuẩn bị đề xuất.

Tầm quan trọng của việc soạn thảo RFP

**1. Giao tiếp rõ ràng:**

RFP là công cụ giúp người đặt hàng truyền đạt rõ ràng kỳ vọng và yêu cầu của họ đối với dự án. Điều này giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và giúp nhà cung cấp đưa ra đề xuất chính xác.

**2. Cạnh tranh công bằng:**

RFP tạo cơ hội nhận được đề xuất từ nhiều nhà cung cấp khác nhau một cách công bằng. Điều này có lợi cho người đặt hàng khi họ có thể xem xét nhiều lựa chọn và chọn nhà cung cấp tối ưu.

**3. Quản lý rủi ro:**

Việc xác định rõ yêu cầu và tiêu chí đánh giá của dự án giúp người đặt hàng quản lý rủi ro tiềm ẩn. Điều này giúp tăng khả năng thành công của dự án.

Quy trình RFP

**1. Chuẩn bị RFP:**

• Xác định yêu cầu của dự án và soạn thảo tài liệu RFP. Sau khi xem xét và phê duyệt nội bộ, RFP cuối cùng sẽ được xác định.

**2. Phân phối RFP:**

• Phân phối RFP cho các nhà cung cấp tiềm năng. Thông thường, RFP được phân phối qua email, đăng trên trang web hoặc thông báo đấu thầu công khai.

**3. Nhận đề xuất:**

• Nhận đề xuất từ các nhà cung cấp. Đề xuất phải được soạn thảo theo hướng dẫn về định dạng và nội dung.

**4. Đánh giá đề xuất:**

• Đánh giá các đề xuất đã nhận được dựa trên tiêu chí đánh giá. Xem xét tổng thể giá cả, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, việc tuân thủ thời gian, v.v.

**5. Đàm phán và ký kết hợp đồng:**

• Tiến hành đàm phán với ứng viên cuối cùng và xác định các điều khoản hợp đồng. Sau khi đàm phán hoàn tất, hợp đồng sẽ được ký kết và dự án sẽ được bắt đầu.

Ví dụ về RFP

**Tổng quan về dự án**

• Tên dự án: Xây dựng trang web mới
• Mục đích: Cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng doanh thu bán hàng trực tuyến

**Yêu cầu chi tiết**

• Chức năng: Đăng nhập người dùng, tìm kiếm sản phẩm, thanh toán trực tuyến, bảng điều khiển quản trị
• Thiết kế: Tối ưu hóa cho thiết bị di động, phản ánh bản sắc thương hiệu

**Hướng dẫn nộp đề xuất**

• Định dạng nộp: Tệp PDF
• Hạn nộp: Ngày 30 tháng 6 năm 2024

**Tiêu chí đánh giá**

• Năng lực kỹ thuật: 40%
• Giá cả: 30%
• Kinh nghiệm: 20%
• Việc tuân thủ thời gian: 10%

**Lịch trình dự án**

• Phân phối RFP: Ngày 01 tháng 5 năm 2024
• Hạn nộp đề xuất: Ngày 30 tháng 6 năm 2024
• Công bố kết quả lựa chọn cuối cùng: Ngày 15 tháng 7 năm 2024

**Ngân sách**

• Khoảng ngân sách: 50.000.000 VNĐ - 70.000.000 VNĐ

Kết luận

RFP là một tài liệu quan trọng để thực hiện dự án thành công. Thông qua RFP, người đặt hàng có thể truyền đạt yêu cầu rõ ràng và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Để soạn thảo RFP thành công, cần phải xác định rõ mục tiêu, xác định yêu cầu cụ thể và thiết lập tiêu chí đánh giá công bằng. Thông qua quy trình RFP, có thể quản lý rủi ro của dự án và đạt được kết quả tốt nhất.

❗**Thông tin bổ ích**

Mặc dù trước khi yêu cầu RFP, các bên thường tiến hành thảo luận sơ bộ trong các cuộc họp, nhưng nội dung của RFP khi được gửi đi không nhất thiết phải giống với những gì đã được thảo luận. Ví dụ, có thể ban đầu đồng ý sử dụng máy chủ đám mây, nhưng sau đó lại yêu cầu triển khai trên máy chủ của công ty. Do đó, không nhất thiết phải tham gia đấu thầu chỉ vì đã tham gia thảo luận trước đó. Bạn cần đọc kỹ RFP, liên hệ để làm rõ những điểm chưa hiểu và chỉ xác nhận tham gia đấu thầu sau khi đã quyết định. Sau đó, bạn mới bắt đầu soạn thảo đề xuất.