RFP（Request for Proposal）指的是針對特定項目或服務的提案邀請書。這是一種組織向外部供應商或服務提供商說明項目，並要求他們提交詳細提案的文檔。RFP主要用於企業、政府機構、非營利組織等，通過明確定義項目的目標、需求、評估標準等，幫助選擇最優的供應商。一般情況下，會在發出提案邀請書時，要求參考文件並考慮投標。

收到RFP的公司可以決定是否參與投標，如果參與投標，則需要提交相關提案和報價。通常，會給予充足的時間，大約1至2週。

工作對話示例

• 客戶公司：我們會在下週完成RFP並提供給您。
• 開發公司：那麼，收到RFP後，我們什麼時候提交提案和報價？
• 客戶公司：收到RFP後，2週後請提交文件和報價進行投標。
• 開發公司：好的，我知道了。

這個提案邀請書詳細說明了客戶公司想要建立的項目功能，雖然很詳細，但不能認為所有功能都100%包含在內。乍看之下，像是個人資訊處理或簡單功能之類的內容可能會被遺漏，即使收到RFP，也要仔細檢查是否有遺漏的部分，並聯繫確認是否不需要這些部分。

即使在發送RFP時，也表示如果有疑問可以詢問，所以不要害怕提出疑問！

之後，就可以根據RFP編制報價並發送，如果能提出客戶公司沒想到的功能或建議，就能提高在競標中獲勝的可能性。但是，價格也是評估項目之一，所以不建議提出價格過高的建議。

RFP的主要組成部分

1. 項目概述：

簡要說明項目的目的和目標。這有助於提案者了解項目的背景和必要性。

2. 詳細需求：

說明項目的具體需求和預期結果。可以包括技術規格、功能需求、性能標準等。

3. 提案提交指南：

提供關於提案編制和提交的指南。明確說明格式、篇幅、提交截止日期、所需文件等。

4. 評估標準：

說明用於評估提案的標準。可以包括價格、品質、經驗、技術實力、時間準守等。

5. 項目時間表：

列出項目的主要時間表和里程碑。包括開始日期、完成日期、中間審查時間表，以便提案者能夠根據時間表制定計劃。

6. 預算：

說明分配給項目的預算。這有助於提案者制定合理的成本並準備提案。

編制RFP的重要性

1. 清晰的溝通：

RFP是發包方傳達項目期望和需求的工具。這有助於減少誤解，並讓供應商做出準確的提案。

2. 公平的競爭：

RFP提供了從多家供應商公平獲得提案的機會。這有利於發包方評估各種選擇並選擇最佳的供應商。

3. 風險管理：

通過明確項目的需求和評估標準，發包方可以在事前管理潛在的風險。這有助於提高項目的成功率。

RFP流程

1. 準備RFP：

• 定義項目需求並編制RFP文檔。經過內部審查和批准後，確定最終的RFP。

2. 發布RFP：

• 將RFP分發給潛在供應商。一般來說，通過電子郵件、網站發佈、公開招標公告等方式分發。

3. 接收提案：

• 從供應商處接收提案。提案必須根據提交指南，內容和格式要完整。

4. 評估提案：

• 根據評估標準審核收到的提案。綜合考慮價格、技術實力、經驗、時間準守等因素。

5. 談判和簽訂合同：

• 與最終候選人進行談判，確定合同條款。談判結束後，簽訂合同並啟動項目。

RFP示例

項目概述

• 項目名稱：建立新的網站
• 目的：改善使用者體驗，增加線上銷售

詳細需求

• 功能：使用者登入、產品搜尋、線上付款、管理員儀表板
• 設計：行動裝置最佳化，體現品牌識別

提案提交指南

• 提交格式：PDF文件
• 提交截止日期：2024年6月30日

評估標準

• 技術實力：40%
• 價格：30%
• 經驗：20%
• 時間準守：10%

項目時間表

• 發布RFP：2024年5月1日
• 提案提交截止日期：2024年6月30日
• 最終選定結果公佈：2024年7月15日

預算

• 預算範圍：5,000萬元至7,000萬元

結論

RFP是項目成功執行的重要文檔。通過它，發包方可以傳達明確的需求，並選擇最優的供應商。為了成功編制RFP，需要設定明確的目標，定義具體的需求，制定公平的評估標準。通過RFP流程，可以管理項目的風險，並取得最佳的結果。

❗更多值得了解的信息

雖然在發出RFP之前會通過會議進行相關討論，但實際發出RFP時，內容並不一定與會議內容完全一致。例如，之前可能說可以採用雲伺服器，但之後突然改變主意，要求必須在公司伺服器上建立。因此，即使之前有過討論，也不一定會參與投標，應該仔細閱讀RFP，對於不明白的地方要聯繫詢問，在確定參與投標後再編制提案。