RFP（提案請求書）是什麼？

RFP（Request for Proposal）指的是特定專案或服務的提案請求書。這是一種組織向外部供應商或服務提供商說明專案，並要求其提交詳細提案的文檔。RFP主要用於企業、政府機構、非營利組織等，透過明確界定專案目標、需求和評估標準，協助選定最佳供應商。通常會在發出提案請求書時，附上相關文件，並請求對方參考文件後考慮投標。

收到RFP的公司可以決定是否投標，若決定投標，則需提交相關提案書及報價單。通常會給予1到2週左右的充裕時間。

RFP（Request for Proposal）是什麼？

工作對話範例

客戶方：我們會在下週完成RFP的撰寫並提供給您。
開發商：那麼收到RFP後，我們什麼時候提交提案書和報價單會比較合適呢？
客戶方：收到RFP後兩週內，請將文件和報價單提交進行投標。
開發商：好的，瞭解。

這份提案請求書中詳細說明了客戶方想要開發的專案功能，雖然內容詳細，但也不要完全相信其中包含了所有功能。像是個人資料處理或一些簡單的功能，可能沒有被寫進RFP中，因此即使收到RFP，也需要仔細檢查是否有遺漏的部分，並透過聯繫確認這些部分是否不需要。

**即使在發送RFP時也建議詢問任何疑問，不要害怕提出問題！**

之後，您可以根據RFP撰寫報價單並發送，如果能提供客戶方意想不到的功能或提案，將有助於提高競標成功的可能性。但需要注意的是，價格也是評估項目之一，因此提出價格過高的提案並非明智之舉。

RFP的主要構成要素

**1. 專案概述：**

簡要說明專案的目的和目標。讓提案者了解專案的背景和必要性。

**2. 詳細需求：**

列出專案的具體需求和預期成果。可以包含技術規格、功能需求、性能標準等。

**3. 提案書提交指南：**

提供提案書撰寫和提交的指南。明確說明格式、篇幅、提交期限、所需文件等。

**4. 評估標準：**

說明用於評估提案書的標準。可以包含價格、品質、經驗、技術能力、時間遵守情況等。

**5. 專案時程：**

列出專案的主要時程和里程碑。包含開始日期、完成日期、中期審查時程等，讓提案者可以根據時程制定計畫。

**6. 預算：**

列出分配給專案的預算。這有助於提案者估算實際成本並準備提案書。

RFP撰寫的重要性

**1. 明確的溝通：**

RFP是委託方傳達專案期望和需求的重要工具。透過RFP，可以減少誤解，並幫助供應商做出準確的提案。

**2. 公平的競爭：**

RFP提供了從多個供應商獲得公平提案的機會。這有利於委託方審查各種選項並選擇最佳供應商。

**3. 風險管理：**

透過明確專案需求和評估標準，委託方可以預先管理潛在風險。從而提高專案成功的可能性。

RFP流程

**1. 準備RFP：**

定義專案需求並撰寫RFP文件。經過內部審查和批准，最終確定RFP。

**2. 發佈RFP：**

將RFP發佈給潛在供應商。通常透過電子郵件、網站發佈、公開招標公告等方式發佈。

**3. 接收提案書：**

從供應商處接收提案書。提案書應根據提交指南，完整地撰寫格式和內容。

**4. 評估提案書：**

根據評估標準審查收到的提案書。綜合考慮價格、技術能力、經驗、時程遵守情況等。

**5. 協商及簽訂合約：**

與最終候選人進行協商，並確定合約條款。協商完成後，簽訂合約並開始專案。

RFP範例

**專案概述**

專案名稱：新建網站
目的：改善使用者體驗和提升線上銷售

**詳細需求**

功能：使用者登入、產品搜尋、線上支付、管理員後台
設計：行動裝置最佳化、反映品牌識別

**提案書提交指南**

提交格式：PDF檔案
提交期限：2024年6月30日

**評估標準**

技術能力：40%
價格：30%
經驗：20%
時程遵守情況：10%

**專案時程**

發佈RFP：2024年5月1日
提案書接收截止日期：2024年6月30日
最終選定結果公佈：2024年7月15日

**預算**

預算範圍：5000萬元～7000萬元

結論

RFP是專案成功執行的重要文件。透過RFP，委託方可以傳達明確的需求，並選定最佳供應商。要成功撰寫RFP，需要設定明確的目標、定義具體的需求，以及制定公平的評估標準。透過RFP流程，可以管理專案風險並取得最佳成果。

❗**額外資訊**

雖然在請求RFP之前會透過會議進行初步討論，但發送RFP時內容並不一定與會議內容完全相同。例如，可能一開始討論可以採用雲端伺服器，但之後卻突然改變主意，要求必須在公司伺服器上建置。因此，即使先前有過討論，也不代表一定會進行投標，必須仔細閱讀RFP，對於不清楚的部分要聯繫詢問，並在確定進行投標後才開始撰寫提案書。